大學(xué)機(jī)要文件管理程序

大學(xué)機(jī)要文件管理程序

為做好我校機(jī)要文件的管理工作，落實(shí)機(jī)要人員責(zé)任制，制定如下管理程序：

一、收文

1、收到文件首先檢查文件袋有無(wú)破損，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因。

2、及時(shí)拆封，清點(diǎn)、查對(duì)文件數(shù)量、收文單位與登記是否相符，避免號(hào)碼和份數(shù)出現(xiàn)差錯(cuò)。

3、對(duì)文件進(jìn)行登記、編號(hào)，注明密級(jí)、收文日期等。

二、閱文

1、機(jī)要文件履行文件批辦手續(xù)后，由機(jī)要文書(shū)負(fù)責(zé)傳閱。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要在辦公室或機(jī)要室內(nèi)閱文，全過(guò)程注意保密。特別對(duì)絕密級(jí)文件、電報(bào)，除傳閱范圍內(nèi)人員和機(jī)要人員外，不得外傳。絕密級(jí)文件、電報(bào)要限時(shí)傳閱，閱完后及時(shí)收回，不得在機(jī)要室以外過(guò)夜。

2、閱文人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向規(guī)定范圍以外的人員泄漏或公開(kāi)引用文件內(nèi)容。傳閱過(guò)程中文件不得抽離文件夾。閱后要簽名、注時(shí)，當(dāng)日送機(jī)要秘書(shū)，嚴(yán)禁橫傳或?qū)⑽募Щ丶抑虚喿x。

3、領(lǐng)導(dǎo)出差前請(qǐng)將未閱完的文件返還文書(shū)室。領(lǐng)導(dǎo)閱后退回時(shí)，對(duì)文件要逐一進(jìn)行核對(duì)；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所送文件如有批示，要及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件及批示。

三、借閱

1、借出機(jī)密級(jí)以下機(jī)要文件須辦公室主任批準(zhǔn)，不得超過(guò)兩天，要登記清楚時(shí)間、文件名稱、文件編號(hào)及份數(shù)，雙方核對(duì)清楚，借用人簽名后，方可帶走文件。借閱者歸還文件時(shí)，機(jī)要文書(shū)核對(duì)無(wú)誤后，辦理還文手續(xù)。確需繼續(xù)使用的，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，辦理續(xù)借手續(xù)。

2、借閱機(jī)密級(jí)以上機(jī)要文件須經(jīng)黨委書(shū)記批準(zhǔn)，并不準(zhǔn)帶出機(jī)要室。

四、文件的復(fù)制

秘密級(jí)文件復(fù)制須經(jīng)機(jī)要文書(shū)審核，機(jī)密級(jí)以上文件復(fù)制須經(jīng)黨委書(shū)記批準(zhǔn)，復(fù)制時(shí)不得遮蓋密級(jí)標(biāo)志、保密期限及知悉范圍。文件處理完畢請(qǐng)及時(shí)將復(fù)印件返還文書(shū)室。

五、文件的清銷(xiāo)

1、機(jī)要文書(shū)每月要檢查文件的閱讀和保管情況，按要求進(jìn)行分類、清點(diǎn)整理。

2、需要交還的文件按時(shí)上交上級(jí)機(jī)要處；允許留存的文件，留存在機(jī)要室保存，并備有文件目錄以供查閱。

3、清銷(xiāo)的機(jī)要文件、內(nèi)部資料，送指定部門(mén)監(jiān)銷(xiāo)。

4、清點(diǎn)整理文件中，如發(fā)現(xiàn)丟失，確認(rèn)無(wú)法找回，要寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，及時(shí)報(bào)送辦公室領(lǐng)導(dǎo)。