公司印章使用管理

一、總則

公司印章是企業(yè)合法存在的標志，是企業(yè)權力的象征。

為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性，有效地維護公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本管理制度。

二、公司印章的刻制

(一)公司印章的刻制均須報公司總經(jīng)理審批。

(見附件：表1《印章刻制申請表》)

(二)法人個人名章、行政章、財務章、合同章，由行政部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機關辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)廣州市公安局備案。

(三)公司各部門的專用章，由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。

(四)未經(jīng)公司總經(jīng)理批準，任何部門和個人不得擅自刻制本部門的印章。

三、公司印章的啟用

(一)新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政部留樣保存，以便備查。

(見附件：表2《印章登記表》)

(二)新印章啟用前應由行政管理中心下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。

四、公司印章的使用范圍

公司的印章主要包括公司公章、行政章、專項業(yè)務章(合同章、財務章)、總經(jīng)理(法人)專用個人名章。

公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。

(一)公司公章的使用范圍主要為：

1、公司對外簽發(fā)的文件。

2、公司與相關單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。

3、由公司出具的證明及有關材料。

4、公司對外提供的財務報告。

5、公司章程、協(xié)議。

6、員工調動。

7、員工的任免聘用。

8、協(xié)議(合同)資金擔保承諾書。

(二)公司合同專用章的使用范圍主要為：

1、對外投資、合資、合作協(xié)議。

2、各類經(jīng)濟合同等。

(三)公司總經(jīng)理(法人)個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表、人事任免等各類文件。

(四)財務專用章，主要用于貨幣結算等相關業(yè)務。

(五)公司各職能部門專用章僅限于公司內部工作聯(lián)系使用，不得對外。

五、公司印章的管理職責

(一)公司總經(jīng)理

負責公章的使用審批工作。

(二)行政部

負責授權范圍內的印章使用審批工作。

(三)各部門負責人

負責各職能部門專用章的審批工作。

(四)印章管理員

1、負責印章的保管。

2、負責設立印章使用登記臺帳。

3、負責印章使用的審核工作。

4、負責制定所保管印章的使用程序。

六、公司印章的管理、使用及保管

(一)印章的管理

1、公司行政章由行政部專人負責管理。

2、專項業(yè)務章(財務章、合同專用章等)由財務部指定專人負責管理。

3、法人個人名章，由公司指定專人負責管理。

4、各部門須將印章管理員名單報行政部備案。

5、印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉交他人。

如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。

(見附件：表3《印章移交登記表》)

6、為保證資金的絕對安全，財務專用章、法人個人名章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。

(二)印章的使用

1、印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。

2、印章的使用由各管理員設立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。

(見附件：表4《印章使用登記表》)

3、公司法人個人名章或部門總監(jiān)經(jīng)理私章由法人或總監(jiān)經(jīng)理本人簽字或被授權人簽字后方可使用。

4、財務專用章、支票專用章、法人個人名章由財務部門按崗位職責權限使用。

5、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。

6、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領導批準后方可蓋章。

(對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。)

7、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由行政管理中心嚴格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。

8、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。

用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。

9、對已調出、解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，方可蓋章。

(三)印章的保管

1、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

2、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。

3、印章管理員如因工作變動，應及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。

4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。

5、印章應及時維護、確保其清晰、端正。

6、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應保護現(xiàn)場，管理員應及時向行政部經(jīng)理報告，并備案，配合查處。

七、公司印章的停用

(一)有下列情況，印章須停用：

1、公司名稱變動。

2、印章使用損壞。

3、印章遺失或被竊，聲明作廢。

(二)印章停用時須經(jīng)總經(jīng)理批準，及時將停用印章送總經(jīng)辦封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

(見附件：表5《印章停用申請表》)