某物業(yè)公司供方控制管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)公司供方控制管理作業(yè)指導(dǎo)書

1.0目的

通過(guò)對(duì)物業(yè)管理中各服務(wù)項(xiàng)目的供方進(jìn)行有效控制,確保公司為顧客所提供的服務(wù)

符合法律法規(guī)和相關(guān)的要求,為顧客提供滿意的服務(wù)。

2.0適用范圍

適用于對(duì)本公司所有供方的控制。

3.0定義

供方:提供產(chǎn)品(包括服務(wù)、軟件、硬件、流程性材料)的組織或個(gè)人。

4.0職責(zé)

4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)供方評(píng)價(jià)、物資申購(gòu)單和采購(gòu)合同的審批。

4.2行政辦公室負(fù)責(zé)公司所需物資的供方及其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方的選擇、評(píng)價(jià)、環(huán)境/安全要求的控制工作,并負(fù)責(zé)公司所需物資的采購(gòu)實(shí)施工作。

4.3各部門、管理處負(fù)責(zé)對(duì)其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)、環(huán)境/安全要求的控制,并對(duì)供方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。

5.0內(nèi)容

5.1合格供方應(yīng)具備的條件(不限于以下條件)

1)應(yīng)具有合法經(jīng)營(yíng)資格;

2)有從事過(guò)類似工作的優(yōu)良業(yè)績(jī);

3)有良好的信譽(yù);

4)有相應(yīng)的工作條件和技術(shù)實(shí)力或?qū)I(yè)資質(zhì)證書;

5)價(jià)格合理;

6)提供的產(chǎn)品(包括服務(wù))符合環(huán)境和職業(yè)健康安全相關(guān)的法律法規(guī)要求和本公司的要求。

5.2各類供方的評(píng)價(jià)與選擇

5.2.1服務(wù)供方

依照合格供方應(yīng)具備的條件,相關(guān)部門自行組織對(duì)其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進(jìn)行評(píng)價(jià),并填寫《供方評(píng)價(jià)記錄》,必要時(shí)附相關(guān)證實(shí)資料,報(bào)總經(jīng)理審批。若該次服務(wù)不需簽定合同,相關(guān)部門可根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的要求來(lái)選擇供方,不需另填《供方評(píng)價(jià)記錄》,

5.2.2物資供方

依照合格供方應(yīng)具備的條件,由行政辦公室組織對(duì)長(zhǎng)期的物資供方進(jìn)行評(píng)價(jià),并填寫《供方評(píng)價(jià)記錄》,必要時(shí)附相關(guān)證實(shí)資料,報(bào)總經(jīng)理審批。對(duì)于零星的單次小批量采購(gòu)可由行政辦公室依據(jù)采購(gòu)信息的要求并結(jié)合合格供方的要求進(jìn)行采購(gòu),不需另填《供方評(píng)價(jià)記錄》。

5.2.3對(duì)于政府相關(guān)部門指定的單位可不進(jìn)行供方評(píng)價(jià)。對(duì)于其它服務(wù)與物資的供方評(píng)價(jià)時(shí)還應(yīng)盡可能從以下方面進(jìn)行考慮來(lái)選擇供方:

(1)各類管理體系是否健全,安全措施是否落實(shí);

(2)要求其承諾遵守相關(guān)的法律法規(guī)及本公司的hse方面的要求;

(3)要求其提供的產(chǎn)品或服務(wù)盡可能符合環(huán)保及其職業(yè)健康安全要求并執(zhí)行之等。

5.2.4經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合格供方,各部門負(fù)責(zé)將其職責(zé)范圍內(nèi)的合格供方登記在《合格供方登記表》中。

5.3 合格供方資格的定期評(píng)價(jià)

5.3.1對(duì)已選定合格的供方,相關(guān)部門每年對(duì)長(zhǎng)期供方其進(jìn)行一次復(fù)評(píng)(如果是一次性或短期沒(méi)有一年的不需進(jìn)行復(fù)評(píng)),并填寫《保留或取消合格供方報(bào)告》報(bào)總經(jīng)理審批。評(píng)價(jià)除按前述第5.1條執(zhí)行外,重點(diǎn)審查各供方在一年內(nèi)提供的服務(wù)或物資的及時(shí)性、合格批次等綜合情況。如服務(wù)供方在一年內(nèi)出現(xiàn)一次嚴(yán)重不合格或連續(xù)三次一般不合格或累計(jì)十次一般不合格服務(wù),采購(gòu)供方在一年內(nèi)出現(xiàn)兩個(gè)批次不合格供貨,相關(guān)部門應(yīng)填寫《保留或取消合格供方報(bào)告》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,更新《合格供方登記表》。

5.4合格供方檔案管理

評(píng)價(jià)方應(yīng)對(duì)其合格供方建立獨(dú)立檔案,檔案應(yīng)包括下列材料(不限于):

1)合法經(jīng)營(yíng)資格證明材料(如危險(xiǎn)廢物處理站相關(guān)許可證明);

2)專業(yè)服務(wù)資質(zhì)證明;(如水池清洗、電梯維保、消防系統(tǒng)維修等)

3)合同;

4)《供方評(píng)價(jià)記錄》、《采購(gòu)合同審批表》;

5)《保留或取消合格供方報(bào)告》等。

5.5采購(gòu)的實(shí)施與對(duì)供方的控制

5.5.1 采購(gòu)文件的審批

1)物資申購(gòu)部門對(duì)擬采購(gòu)物資,填寫《物資申購(gòu)單》。必要時(shí),對(duì)專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的物資采購(gòu),申購(gòu)部門應(yīng)編制《采購(gòu)技術(shù)說(shuō)明書》作為采購(gòu)和驗(yàn)收的依據(jù)附在《物資申購(gòu)單》后,經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn),報(bào)財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后,行政辦公室實(shí)施采購(gòu)。

2)對(duì)急需物資的申購(gòu),由使用部門填寫《物資申購(gòu)單》,注明'急需'字樣,直接報(bào)總經(jīng)理審批后,行政辦公室實(shí)施采購(gòu)。

2)各類采購(gòu)合同(包括服務(wù)分包合同),由相關(guān)部門組織與供方起草擬制,并填寫《采購(gòu)合同審批表》經(jīng)總經(jīng)理審批后,授權(quán)人員與供方簽定生效,以確保規(guī)定的要求是適宜的。

3)當(dāng)公司或業(yè)戶提出在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證時(shí),公司必須在采購(gòu)文件中對(duì)要開展驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品的放行做出規(guī)定。

5.5.2行政辦公室在實(shí)施采購(gòu)時(shí)應(yīng)在滿足采購(gòu)信息要求的前提下,盡可能按以下原則進(jìn)行選擇。

1)盡可能采用低能耗資源的產(chǎn)品;

2)盡可能采用可以循環(huán)使用的產(chǎn)品;

3)盡可能采用報(bào)廢后污染小的產(chǎn)品。

5.6采購(gòu)物資的檢驗(yàn)

5.6.1對(duì)采購(gòu)來(lái)的物資,使用部門、倉(cāng)管要負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù),由倉(cāng)管員在《入庫(kù)單》上簽名,使用部門領(lǐng)料時(shí)在《領(lǐng)料單》上簽名做為領(lǐng)料和驗(yàn)收合格的確認(rèn)。

5.6.2驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)是否符合采購(gòu)文件的要求,包裝是否完好,是否有合格證書,質(zhì)量是否滿足使用要求,有環(huán)保要求的產(chǎn)品是否符合國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)要求等。

5.6.3驗(yàn)收方法采用抽樣法:對(duì)同品種批量超過(guò)10件的物資,抽驗(yàn)5%~10%;對(duì)批量少于10件的要全部檢驗(yàn)。如果檢查發(fā)現(xiàn)一件不合格品,則該批為不合格批,不得驗(yàn)收入庫(kù)投入使用,交由采購(gòu)員處理,只有驗(yàn)收合格的物資方可辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)新購(gòu)機(jī)電設(shè)備必須逐件驗(yàn)收。

5.7對(duì)服務(wù)供方提供服務(wù)質(zhì)量的檢驗(yàn):各部門應(yīng)對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)的服務(wù)供方所提供服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控,并填寫《供方服務(wù)質(zhì)量檢查表》并以此作為付費(fèi)的依據(jù)。

5.8對(duì)于進(jìn)入公司所轄范圍內(nèi)的供方的活動(dòng),由責(zé)任部門對(duì)其在質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)控,并作為定期復(fù)評(píng)的參考資料之一。

5.9文件和記錄的歸檔保管

所有供方評(píng)價(jià)選擇與評(píng)價(jià)的相關(guān)記錄,由相關(guān)部門按《記錄控制》統(tǒng)一歸檔保管。

6.0 相關(guān)文件

《記錄控制》

7.0記錄

《供方評(píng)價(jià)記錄》

《合格供方登記表》(不定格式)

《采購(gòu)合同審批表》

《供方服務(wù)質(zhì)量檢查表》

《保留或取消合格供方報(bào)告》

《入庫(kù)單》(外購(gòu))