油品儲運(yùn)管理系統(tǒng)流程操作要點(diǎn)
為進(jìn)一步規(guī)范計(jì)量操作、計(jì)量數(shù)據(jù)處理、單據(jù)錄入等操作,現(xiàn)做出如下規(guī)定:
l計(jì)量數(shù)據(jù)處理最重要也是最基礎(chǔ)的步驟為:計(jì)量臺帳錄入。計(jì)量臺帳錄入要貫徹:及時,清晰,準(zhǔn)確,完整的填寫要求,計(jì)量臺帳錄入分為a:臺帳維護(hù);b:臺帳審核;c:臺帳取消審核;
1.臺帳維護(hù)功能——計(jì)量操作類型有以下:
序號
計(jì)量類型
原因分析(備注類型)
數(shù)據(jù)處理原則
1
收油前:
卸**船(船名)前尺:
卸c5(油品名)車前尺:
v101轉(zhuǎn)v102罐,102罐收油前尺:
pl102管線頂水前尺:
數(shù)據(jù)差額超耗,需復(fù)測查找原因。萬方:2000kg;千方:500kg
2
收油后:
卸**船(船名)后尺:船檢數(shù)量:m船檢密度:p20;罐收數(shù)量:其中v101收入,v102收入。并注明:油罐計(jì)算密度的依據(jù)。
卸c5(油品名)車后尺:過磅數(shù)量:抽樣密度:(取平均值);罐收數(shù)量:并注明:油罐計(jì)算密度的依據(jù)。
v101轉(zhuǎn)v102罐,102罐收油后尺:v101轉(zhuǎn)出數(shù)量:;v102 轉(zhuǎn)入數(shù)量:;并注明:管線存油情況。
pl102管線頂水后尺:卸**船后,從碼頭頂水入101罐,收入水體積:50m3
3
發(fā)油前:
裝**船(船名)前尺:
發(fā)車前尺:
v101轉(zhuǎn)v102罐前尺:101罐發(fā)油前尺:
油罐脫水前尺:
4
發(fā)油后:
裝**船(船名)后尺:船檢數(shù)量:m船檢密度:p20;罐發(fā)數(shù)量:其中v101發(fā)出,v102發(fā)出。并注明:管線存油情況。
發(fā)車后尺:過磅數(shù)量:kg/10單/9車。
v101轉(zhuǎn)v102罐前尺:101罐發(fā)油前尺:v101轉(zhuǎn)出數(shù)量:;v102 轉(zhuǎn)入數(shù)量:;并注明:管線存油情況。
油罐脫水前尺:排水體積:50m3
5
非動轉(zhuǎn):
三天不動罐計(jì)量
復(fù)測計(jì)量
盤點(diǎn)計(jì)量
打循環(huán)5小時,后尺:
數(shù)據(jù)差額超耗,需復(fù)測查找原因。萬方:2000kg;千方:500kg
2.臺帳審核功能:班長負(fù)責(zé)審核數(shù)據(jù)是否正確,損耗是否合理,備注是否完整,如沒問題,當(dāng)班時間內(nèi)審核。
3.臺帳取消審核功能:部門負(fù)責(zé)人用于修改錯誤的數(shù)據(jù)。
4.臺帳維護(hù)是完成驗(yàn)收單據(jù)、起運(yùn)單據(jù)、轉(zhuǎn)罐確認(rèn)單據(jù)的原始依據(jù),因此必須保證計(jì)量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及完整性。
l入庫驗(yàn)收單據(jù)錄入
在與客戶確認(rèn)罐收數(shù)量無誤后,方可進(jìn)行驗(yàn)收單據(jù)的錄入。錄入步驟如下:
1.入庫管理模塊→進(jìn)倉計(jì)量管理→①計(jì)量證明書管理→②計(jì)量證明書審核→③客戶來貨通知書確認(rèn)→④客戶來貨通知書查詢并打印驗(yàn)收單
2.卸船驗(yàn)收單的操作順序?yàn)棰佟凇邸?卸車驗(yàn)收的操作順序?yàn)棰邸堋?/p>
3.驗(yàn)收單的操作目的是針對卸船(以罐收數(shù)記賬)和卸車(以過磅數(shù)記賬)作業(yè)的數(shù)量確認(rèn)并在帳表中記賬,所以數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確,備注要清晰完整。
l油品起運(yùn)單(船)
在與客戶確認(rèn)罐收數(shù)量與裝船數(shù)量無誤后,開制油品起運(yùn)單的錄入并填寫水運(yùn)清單。錄入步驟如下:
1.出倉管理模塊→出倉計(jì)量管理→出倉作業(yè)單查詢(找到相對應(yīng)的單號)→①出倉計(jì)量證明錄入→②船單發(fā)貨確認(rèn)并打印起運(yùn)單
2.油品起運(yùn)單(船)是對裝船數(shù)量(以罐出數(shù)記賬)的確認(rèn)并在帳表中記賬,油品起運(yùn)(車單)以過磅數(shù)量記賬,在計(jì)量臺帳中維護(hù)。
l內(nèi)部輸轉(zhuǎn)單(油罐轉(zhuǎn)罐確認(rèn)單)
在維護(hù)好轉(zhuǎn)出罐與轉(zhuǎn)入罐計(jì)量臺帳數(shù)據(jù)后,進(jìn)行輸轉(zhuǎn)單據(jù)記賬操作。錄入步驟如下:
1.庫存管理模塊→轉(zhuǎn)罐管理→①轉(zhuǎn)罐維護(hù)→①轉(zhuǎn)罐確認(rèn)并打印內(nèi)部輸轉(zhuǎn)單
2.罐轉(zhuǎn)罐(要關(guān)聯(lián)臺帳)、調(diào)試發(fā)油臺位、頂管線量都應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部輸轉(zhuǎn)確認(rèn)
賬務(wù)管理
(一)賬戶設(shè)置
1.油庫商品保管總賬。分品種規(guī)格設(shè)立,用于記載全庫所有油品的收、發(fā)、存的數(shù)量情況(由賬務(wù)統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)登統(tǒng))。
2.油庫商品保管分戶賬。按油品所有權(quán)(含代管)分品種規(guī)格設(shè)立,用于記載各客戶寄存在油庫的油品收、發(fā)、存的數(shù)量情況(由賬務(wù)統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)登統(tǒng))。
3.油罐動態(tài)分戶賬。分油罐設(shè)立,用于記載各油罐收、發(fā)、存的數(shù)量情況(由賬務(wù)統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)登統(tǒng))。
4.管線賬。分品種按管線編號設(shè)立,用于記載各管線范圍的存油數(shù)量,存油數(shù)量應(yīng)作實(shí)際庫存量處理(由賬務(wù)統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)登統(tǒng))。
(二)記賬規(guī)則
1.記賬必須按會計(jì)規(guī)定,根據(jù)合法的原始憑證(如油品入庫驗(yàn)收單、輸轉(zhuǎn)單、油品出庫單、油品調(diào)整單、提貨單、油品損溢單和客戶代保管收(發(fā))貨確認(rèn)單等)進(jìn)行登賬;否則,不能登賬,賬頁內(nèi)不能記其他無關(guān)數(shù)字。
2.登賬的基本規(guī)定是:正確、及時、完整、有效。正確:錄入的數(shù)據(jù)有依據(jù)、有憑證、做到憑單計(jì)賬,達(dá)到單賬相符、賬賬相符、賬表相符、表表相符、賬實(shí)相符;及時:按規(guī)定的時間完成數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算、計(jì)賬、對賬、結(jié)賬,各種賬表須日清月結(jié),分旬、分月核對;完整:報(bào)表各項(xiàng)目填寫完整,原始資料歸檔齊全;有效:按照《散裝成品油計(jì)量操作實(shí)施細(xì)則》要求、使用合規(guī)定的計(jì)量器具采集有效原始數(shù)據(jù),憑證有效。
3.賬表填寫必須用黑色墨水的簽字筆或鋼筆,不得使用鉛筆、圓珠筆;中文字體用仿宋體,逐個書寫,不得連筆;數(shù)字大小占行距的三分之二;數(shù)字書寫時宜傾斜45度。
4.賬表摘要簡單扼要,嚴(yán)禁涂、改、挖、擦、補(bǔ),不得跳頁隔行,空行劃斜紅線注銷。數(shù)字錯記,用紅線更正法改正(在本格錯記的數(shù)據(jù)組上劃一道紅線,在錯記數(shù)據(jù)上面寫上正確清晰的數(shù)字,并蓋更正人章)。
5.每組數(shù)據(jù)末位數(shù)靠右邊,每列數(shù)據(jù)的個位、十位、百位、千位應(yīng)豎行對齊,若小數(shù)點(diǎn)位數(shù)不夠則加0(如:1234.532,1324.500,1234.000)。
6.使用單位符合國家《計(jì)量法》規(guī)定,取數(shù)規(guī)范。高度以毫米位單位,取整數(shù);體積以升為單位,取整數(shù);重量以千克為單位(計(jì)量賬務(wù)系統(tǒng)取三位小數(shù));密度以kg/m3為單位,保留一位小數(shù);溫度以℃為單位,保留一位小數(shù)。
7.所有賬表的時間填寫應(yīng)序時,年月日時完整、準(zhǔn)確。
8.采用電腦制表時,報(bào)表式樣要按統(tǒng)一格式,數(shù)據(jù)錄入執(zhí)行手工錄入要求,有關(guān)人員進(jìn)行手工簽名認(rèn)可。
(三)對賬平衡關(guān)系
1.對賬平衡關(guān)系
①油庫商品保管總賬(分品種)庫存=油罐動態(tài)分戶賬(分品種)庫存之和+管線賬(分品種)庫存之和=油庫商品保管分戶賬(分品種)庫存之和。
②賬面庫存-實(shí)際庫存=損耗(或溢余)
2.對賬時間
公司業(yè)務(wù)部對油庫臺賬統(tǒng)計(jì)班各類賬每日一次自行對賬,每天將各單位的對賬表及其當(dāng)天單據(jù)送有關(guān)單位核對;月末盤點(diǎn)后,須與各單位對賬并書面確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)賬賬不符時,須及時查清處理。
