a物業(yè)工程技術(shù)資料管理程序

hs物業(yè)工程技術(shù)資料管理程序

1.0目的

通過(guò)對(duì)所轄物業(yè)的工程技術(shù)資料進(jìn)行規(guī)范管理,以便于相關(guān)部門(mén)查閱和使用,更好地為設(shè)備設(shè)施管理、維護(hù)服務(wù)。

2.0適用范圍

適用于**物業(yè)工程技術(shù)資料的管理。

3.0職責(zé)

3.1物業(yè)公司負(fù)責(zé)物業(yè)接管后所有工程合同、圖紙、預(yù)結(jié)算書(shū)、設(shè)備技術(shù)資料等工程技術(shù)資料的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、歸檔。

3.2物業(yè)公司明確相關(guān)部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料的匯總登記、保管及借閱,保證資料的完好、齊全,及時(shí)更新。

4.0工作內(nèi)容

4.1資料接收

4.1.1物業(yè)公司從開(kāi)發(fā)商、分包方處等接收工程圖紙、技術(shù)資料及其目錄。

4.1.2物業(yè)公司收集、整理在施工過(guò)程中形成的工程技術(shù)資料,建立相關(guān)《工程資料清單》。

4.1.3物業(yè)接管驗(yàn)收資料、圖紙及其目錄的移交,須經(jīng)接管項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。

4.1.4設(shè)備設(shè)施須填寫(xiě)單機(jī)《設(shè)備卡》,匯總后建立《設(shè)備臺(tái)帳》并備案。

4.1.5設(shè)備設(shè)施添置、更新及大修后,相關(guān)檔案資料須及時(shí)更新,設(shè)備報(bào)廢后相關(guān)資料要及時(shí)封存,并備案。

4.2審查

物業(yè)公司對(duì)所轄工程技術(shù)資料的份數(shù)、完整性認(rèn)真審查,確認(rèn)無(wú)誤后整理、存檔,將相關(guān)資料一份連同《工程資料清單》提交行政部備存并做好交接手續(xù)。

4.3借用

4.3.1各物業(yè)公司相關(guān)部門(mén)將工程資料匯總歸檔后,建立《資料借用登記表》,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料的借用及歸還驗(yàn)收、登記。

4.3.2本部門(mén)人員借用工程資料,須做好登記。非本部門(mén)人員借閱經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后方可,并在做好借用和歸還登記。

4.3.3外單位人員借用工程技術(shù)資料時(shí),須提出申請(qǐng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱,并做好借閱登記,限期歸還。

4.4保管

4.4.1工程技術(shù)資料、圖紙由物業(yè)公司統(tǒng)一歸檔、存放、保管,確保資料完整齊全。

4.4.2物業(yè)公司明確具體部門(mén)負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料的管理。

4.4.3相關(guān)部門(mén)應(yīng)確保場(chǎng)地、辦公設(shè)施及人員的配備,做好防潮、防火、防蟲(chóng)等措施,保證資料的安全、完好。

5.0相關(guān)文件

無(wú)

6.0記錄表格

6.1《工程資料清單》

6.2《資料借用登記表》

6.3《設(shè)備臺(tái)帳》

6.4《設(shè)備卡》