工程項目文件管理程序2

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：78

工程項目文件管理程序2

對項目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關場所都能得到有關文件的現(xiàn)行版本。

1 職責

項目經(jīng)理部辦公室是文件控制活動的主責部門。負責質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、企業(yè)標準的管理以及施工圖紙、設計變更、技術標準、規(guī)范、規(guī)程等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別和管理,負責各職能部門所收集的有關經(jīng)營管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生等法律法規(guī)的統(tǒng)一管理和發(fā)放;負責外來和內(nèi)部行政文件的管理。負責建立文件清單。

項目經(jīng)理部安全監(jiān)察科負責有關環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等文件的擬定、收集和識別。

項目經(jīng)理部質(zhì)量保證科負責技術標準、程序文件、規(guī)程、規(guī)范等文件的擬定、收集和識別。

項目經(jīng)理部經(jīng)營科負責有關經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)的擬定、收集和識別。

項目經(jīng)理部工程科負責施工圖紙、設計變更等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別。

項目經(jīng)理部各專業(yè)分公司負責施工技術措施的編制和管理工作。

2 程序

2.1文件的分類

內(nèi)部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術措施以及公司內(nèi)部編制的行政文件等;

一定途徑獲得的外來文件:上級、業(yè)主或其他相關單位提供的文件,包括施工圖紙、設計變更等;

公開途徑獲得的外來文件:法律、法規(guī)、技術標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集等。

2.2文件的編制、收集、審批和發(fā)布

文件發(fā)布前應得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。

質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定。

管理性文件和技術性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項目經(jīng)理部各職能部門編制、收集,相關部門領導審核,主管領導批準。

施工技術措施由各專業(yè)分公司負責編制,工程科、質(zhì)量保證科、安全監(jiān)察科進行匯簽。

有關工程施工質(zhì)量管理方面的技術標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集以及法律法規(guī)等,由質(zhì)量保證科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項目總工審批后報項目部辦公室,實施動態(tài)管理。

有關職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等,由安全監(jiān)察科負責擬定、收集和識別,經(jīng)項目總工審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。

有關經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)由經(jīng)營科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項目項目副經(jīng)理審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。

行政文件的管理,執(zhí)行《山西電建三公司公文管理規(guī)定》。外來行政文件由辦公室負責登記接收,經(jīng)主管領導審批后,進行傳閱、轉(zhuǎn)發(fā);內(nèi)部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領導批準發(fā)布。

有關環(huán)境保護方面的法律法規(guī),由安全監(jiān)察科根據(jù)公司生產(chǎn)和服務過程對法律法規(guī)的適用性進行識別和確認,并將其有關要求摘錄轉(zhuǎn)化,形成文件,由項目總工程師審批后,轉(zhuǎn)發(fā)給各有關職能部門及相關場所。

法律法規(guī)等文件可從專業(yè)報刊、網(wǎng)站和國家有關主管部門等渠道獲取。

文件編號:

行政文件編號,由項目經(jīng)理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規(guī)定》統(tǒng)一進行編號。

手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術性文件編號:

其中:工程代號用兩位數(shù)字表示,工程開工前由公司經(jīng)營管理部通知經(jīng)理工作部檔案室工程開工時間,由經(jīng)理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。

類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。

文件序號指文件資料在同一年度內(nèi)的順序流水號。

產(chǎn)生年份指文件產(chǎn)生、年度,用四位數(shù)字表示。

文件的登記發(fā)放:

行政文件由項目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規(guī)定》進行登記、傳閱和發(fā)放。

質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、施工技術措施、施工圖紙、圖集、設計變更以及企業(yè)標準等,由工程科負責登記、進行編號、發(fā)放,并建立現(xiàn)行有效文件清單,并及時分發(fā)到各相關場所。

技術標準、規(guī)范、規(guī)程等,由質(zhì)量保證科統(tǒng)一進行登記造冊,進行有效標識、發(fā)放到各相關場所,以確保其使用場所都能及時使用到現(xiàn)行有效的版本。

各職能部門自行編制、接收與專業(yè)有關的管理性文件和技術性文件,由本部門負責登記、發(fā)放。

文件發(fā)放前由部門負責人審批發(fā)放范圍,填寫文件發(fā)放審批單和文件發(fā)放記錄單,履行發(fā)放手續(xù),進行發(fā)放,確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系的關鍵崗位和相關場所都獲得有關文件的現(xiàn)行有效版本。

文件更改、作廢和銷毀:

文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進行。

文件的更改應由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據(jù)的有關資料。

文件的更改經(jīng)批準后,該文件管理部門負責按原文件發(fā)放范圍發(fā)出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應及時按要求實施修改,并對修改的及時性、正確性負責。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據(jù),確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。

法律法規(guī)、技術標準、規(guī)范、規(guī)程等外來文件,各職能部門應及時跟蹤掌握其更新信息,進行重新識別和確認。質(zhì)量管理部要及時發(fā)布現(xiàn)行有效文件清單,以防止文件的非預期使用。

文件失效作廢時,應由原文件管理部門下發(fā)通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應及時撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應加蓋'作廢'章進行標識,防止作廢文件的誤用。

文件保管、移交和歸檔:

各職能部門、專業(yè)分公司收到文件后,應注意妥善保管和使用,并將質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生法律法規(guī)等要求傳達給全體員工和其他相關方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識別和檢索。

項目經(jīng)理部質(zhì)量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續(xù)。

需要歸檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規(guī)定進行分類、編目、歸檔。

各部門根據(jù)職責范圍各自保存相應的文件,保存期限按各自文件規(guī)定的保存期限執(zhí)行。

3 記錄

文件資料接收審批表

文件發(fā)放審批表

文件發(fā)放記錄單

文件資料回收記錄單