物業(yè)公司辦公設備及環(huán)境管理程序文件

物業(yè)公司辦公設備及環(huán)境管理程序

1、目的

為營造舒適的辦公環(huán)境、 更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規(guī)定。

2、范圍

適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。

3、定義:

無

4、職責

4.1 辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設施管理進行監(jiān)督。

4.2 各部門、各管理處負責各自辦公環(huán)境和辦公設施日常的管理和維護。

5、方法及過程控制

5.1 辦公環(huán)境管理

5.1.1辦公環(huán)境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內,不得隨意拋棄;不得在個人工作區(qū)域內擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。

5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內,桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。

5.1.3辦公區(qū)域內禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應到指定區(qū)域;嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位,聚眾聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。

5.1.4辦公區(qū)域內交談須輕聲細語,不準大聲喧嘩、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業(yè)余時間不要在辦公區(qū)域內進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。

5.1.5辦公區(qū)域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

5.1.6辦公區(qū)域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。

5.1.7愛護辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區(qū)域照明設備、辦公設備及電器設備。

5.1.8辦公桌內不要存放大量的現(xiàn)金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。

5.1.9 當室外溫度大于(等于)27oc時,公司將視情況開啟空調系統(tǒng),調節(jié)室溫,當室外溫度小于(等于)26oc,空調系統(tǒng)將設置在通風狀態(tài)。

5.1.10 辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環(huán)境,對未按本規(guī)定要求執(zhí)行的將對其及其部門經(jīng)理進行通報批評。

5.2辦公設施、設備管理

5.2.1 辦公設備的管理

5.2.2.1 辦公設備為公司財產(chǎn),任何人不得故意損壞及因私使用。

5.2.2.2 所有辦公設備應由資產(chǎn)管理員根據(jù)價格進行分類資產(chǎn)登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。

5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養(yǎng);當設備發(fā)生故障時,應及時通知辦公室系統(tǒng)組進行維修處理,不得擅自拆裝。

5.2.2.4 電腦類設備的管理

5.2.2.4.1 電腦類設備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理,其安裝、調試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負責。

5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關規(guī)定,正確使用電腦。

5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。

5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應及時通知公室系統(tǒng)組進行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。

5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統(tǒng)組,統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。

5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。

5.2.2.5 傳真機的管理

5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發(fā)送;對收、發(fā)傳真件應做好登記,并注意對內容的保密。

5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養(yǎng),發(fā)生故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,由專人維修處理,保證傳真機正常工作。

5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務無關的私人材料。

5.2.2.6復印機的管理

5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。

5.2.2.6.2正常情況下,復印機按照部門配備密碼,相應秘密對應限制復印張數(shù),部門之間密碼不得混用,并將復印材料、廢紙等隨身帶走。

5.2.2.6.3辦公復印時,要正確使用復印機,節(jié)約復印紙,復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印;使用后將復印機調整到節(jié)能狀態(tài)。

5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。

復印機使用人員,特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養(yǎng),及時補充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,通知專人進行維修處理,保證復印機的正常高效使用。

5.2.2.7 電話的管理

5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統(tǒng)一位置),話筒與話機的連接不得打結,撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規(guī)范;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代為接聽。

5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話,并定時做好清潔工作。

5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉接并統(tǒng)一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。

5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記,花費自行承擔。

5.2.2.7.5電話出現(xiàn)故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。

5.2.2.8 打印機的管理

5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。

5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)約使用,達到使用壽命時要及時更換,同時注意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。

5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件,如需多份,請打印一份后復印。

5.2.3 辦公家私的管理

5.2.3.1 員工應自覺愛護公司辦公家私,并負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。

5.2.3.2 部門公用辦公家私,應指定專人負責保管;辦公家私出現(xiàn)故障或損壞時,使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理,不得私自拆裝。

5.2.4 影響設備的管理

5.2.4.1 影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。

5.2.4.2 辦公室系統(tǒng)組負責影響設備的日常管理、維護工作。

5.2.4.3 辦公室系統(tǒng)組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常,并按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發(fā)生故障應及時匯報。

5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意,并做好《電子設備領(借)用申請表》。

5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。

6、支持性文件

無

7、質量記錄及表格

tj**wy6.4-z01-f1《長途電話登記簿》