物業(yè)公司程序文件信息傳遞管理程序

物業(yè)公司程序文件之信息傳遞管理程序

1.目的

規(guī)范公司信息傳遞流程,加強信息管理,充分發(fā)揮信息管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用。

2.范圍

適用于公司范圍內(nèi)信息管理工作的全過程。

3.職責

3.1總經(jīng)理辦公室為公司信息管理工作的主管部門,負責公司所有相關信息的收集、整合、傳遞、跟蹤及分析工作。

3.2各部門經(jīng)理是本部門信息管理工作第一責任人,對本部門信息管理工作的有效性、及時性、準確性負責。

3.3各部門指定專人擔任信息員,負責本部門各項日常信息管理工作。

4.方法和過程控制

4.1信息的收集

4.1.1 總經(jīng)理辦公室應充分利用互聯(lián)網(wǎng)、媒體、政府機關、行業(yè)協(xié)會、**集團及集團內(nèi)其它企業(yè)等渠道,建立并不斷完善公司的信息收集系統(tǒng)。

4.1.2總經(jīng)理辦公室負責收集以下信息:

a.物業(yè)管理和企業(yè)經(jīng)營的相關法律、法規(guī);政府、主管部門、行業(yè)協(xié)會的通知、通告、指令及信息等;

b.房地產(chǎn)、物業(yè)管理行業(yè)的新聞、動態(tài)、信息等;

c.公司內(nèi)部的管理信息、突發(fā)事件、重要會議及活動信息等;

d.新聞媒介對本公司、**地產(chǎn)、集團總部及集團內(nèi)其它企業(yè)的報道;

e.與經(jīng)營管理相關的信息和資訊,如相關產(chǎn)品和服務信息、先進的管理經(jīng)驗等;

f.**集團總部、**地產(chǎn)公司及集團內(nèi)其他公司的有關信息。

4.1.3公司各部門負責收集以下信息:

a.公司其他部門發(fā)送的各類工作信息;

b.來自顧客的投訴、建議、需求等信息;

c.其他部門的日常管理經(jīng)驗和舉措;

d.與本部門相關的政府及行業(yè)信息;

e.部門的管理信息、緊急事件、重要會議及活動等。

4.2公司內(nèi)部信息的傳遞

4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部門應將上一期的日常信息,填入《業(yè)務(職能)部門信息半月報》并上載到內(nèi)部信息網(wǎng)(如遇休息日或節(jié)假日,報送時限順延)。半月報的信息區(qū)間為每月1日至15日為上半月,每月16日至月底為下半月;

4.2.2 每月1日前制定本部門月工作計劃,并將上月工作完成情況在月工作計劃表中體現(xiàn),上載到內(nèi)部信息網(wǎng)相應欄目;

4.2.3 部門級重要會議應在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成《會議紀要》,通過郵件形式發(fā)送公司總經(jīng)理辦公室;

4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理報告》,并在公司內(nèi)部網(wǎng)頁相應欄目內(nèi)發(fā)布;

4.2.5公司及各職能部門現(xiàn)行制度所要求即時報送并處理的各類信息,如突發(fā)事件、重大投訴等,由各部門按照相關制度或體系文件要求的格式和時限以郵件形式主報歸口部門并抄報總經(jīng)理辦公室;

4.2.6各部門發(fā)生突發(fā)事件除按上述要求處理外,還應在事發(fā)后1小時內(nèi)知會總經(jīng)理辦公室和相關領導,報送形式不限。同時每隔3-5天將處理過程和結(jié)果反饋總經(jīng)理辦公室和相關領導,直至問題處理完畢;

4.2.7信息員若不能確定信息報送部門,重要性較高的信息,工作時間發(fā)生的應在發(fā)生當日,非工作時間發(fā)生的應在事件發(fā)生后1個工作日內(nèi)以《信息快報》的形式上報總經(jīng)理辦公室;

4.2.8各部門《信息半月報》和《信息快報》的內(nèi)容原則上不應重復;

4.2.9向公司全體發(fā)送的信息,可在內(nèi)部信息網(wǎng)的網(wǎng)上公告欄目發(fā)布,原則上此類信息不再用outlook形式發(fā)送,以提高工作效率;

4.2.10重要信息必須通過郵件形式按限定級別發(fā)送,不得通過信息網(wǎng)絡發(fā)

4.2.11各部門應定期對本部門網(wǎng)頁內(nèi)容進行更新和維護,強化內(nèi)部網(wǎng)的使用效率;

4.2.12職能部門在內(nèi)部信息網(wǎng)發(fā)布的需下發(fā)到各部門的信息,應注明傳送級別,由各部門信息員根據(jù)要求采取打印、張貼、傳閱或會議等形式傳達到部門內(nèi)相應級別,未附傳送級別的信息視為要求傳達到全體員工;

4.2.13各部門如需職能部門協(xié)助完成某項工作,應同時將郵件抄送對方部門經(jīng)理或業(yè)務主管,否則將視為無效信息。

4.3公司信息的傳遞

4.3.1總經(jīng)理辦公室每月3日和18日負責匯總公司半月工作信息,完成公司《物業(yè)管理半月報》的編輯和上載,報送集團物業(yè)管理部,抄報集團辦公室、設計工程部和**地產(chǎn)公司;

4.3.2若公司發(fā)生重大事件,總經(jīng)理辦公室應在事件發(fā)生后兩個工作日內(nèi)編輯公司《物業(yè)信息快報》,報送集團物業(yè)管理部及地產(chǎn)公司。且在事件發(fā)生后及時將處理情況報送集團相關領導和職能部門,并跟蹤事件進展,直至問題妥善處理完畢;

4.3.3公司級會議由總經(jīng)理辦公室在會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)完成會議紀要,并傳遞至相關人員;

4.3.4除在固定時間向集團和地產(chǎn)公司報送固定欄目信息外,總經(jīng)理辦公室還應及時將公司各類重要管理信息、重要人事變動、活動信息等及時報送集團相關部門和地產(chǎn)公司。

4.4 信息的分析和處理

4.4.1各部門上報的信息,由各信息歸口的職能部門負責整合、分析、處理或反饋;

4.4.2沒有明確信息歸口部門的信息,由總經(jīng)理辦公室負責整合、分析、處理或反饋;

4.4.3各負責信息分析處理的部門應視具體信息內(nèi)容,知會公司領導并及時就相關事件、部門或個人提出適時處理意見。

4.5信息管理制度

4.5.1各部門應嚴格執(zhí)行公司有關信息管理的操作流程,以確保公司整個信息系統(tǒng)的正常有效運作。

4.5.2各部門應結(jié)合本部門的具體情況,制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度,明確各相關崗位對本部門信息管理工作應負的責任,確保部門各項信息管理工作的順利開展。

4.5.3各部門信息員崗位若發(fā)生變動,必須及時通報總經(jīng)理辦公室,并完善各項交接手續(xù),前任信息員或總經(jīng)理辦公室應對新信息員進行必要的培訓,以保證信息管理工作的連續(xù)性。總經(jīng)理辦公室應制作并不斷修訂完善《內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)頁制作教材》,以幫助各部門信息員掌握信息網(wǎng)的各項操作。

4.5.4各部門應保持開放心態(tài),及時、準確地發(fā)布或傳遞各類信息,公司賦予各部門信息員越過直屬上級或部門經(jīng)理直接向公司信息主管部門報送信息的權力,各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報送工作,對因信息報送不及時或漏報造成嚴重后果的,將追究信息員的責任。

4.5.5各部門信息員須對各類信息及時進行跟蹤反饋,信息跟蹤反饋工作

應貫穿事件處理的全過程,直至事件處理完成后關閉,以保證所有問題都能夠得到實時有效地解決。

4.5.6信息傳遞專用郵箱及帳號僅供工作使用,不得用于任何私人目的,損害公司利益,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

4.5.7網(wǎng)絡使用人員應嚴格遵守internet國際慣例,遵守國家有關網(wǎng)絡使用法律規(guī)定和公司網(wǎng)絡及郵件使用的相關規(guī)定,對于違反上述規(guī)定對公司造成損失的將追究相關人員的責任。

5、質(zhì)量記錄表格