交通中心大廈物業(yè)資料檔案管理

交通指揮中心大廈物業(yè)資料檔案管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為交通指揮中心大廈及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理服務(wù)工作提供有效的質(zhì)量記錄。本公司自成立以來,一貫重視檔案資料的建立與管理工作。針對(duì)交通指揮中心的物業(yè)管理形式,我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段,配備專職檔案管理人員,建章建制,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

一、需建立的檔安、資料分類檢索

需交通指揮中心提供的資料

1.產(chǎn)權(quán)資料

a.項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

b.用地批準(zhǔn)文件

c.建筑執(zhí)照

d.拆遷安置資料

2.技術(shù)資料

a.規(guī)劃圖

b.竣工圖

◆總平面圖

◆單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

◆消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

c.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

d.開、竣工報(bào)告

e.圖紙會(huì)審記錄

f.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

g.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

h.沉降觀察記錄

i.竣工驗(yàn)收證明書

j.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

k.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

l.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

m.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

n.供水的試壓報(bào)告

o.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

p.其他技術(shù)資料

管理處需建立的資料

1.物業(yè)資料

a.大廈基本資料

b.大廈功能分區(qū)資料

c.大廈設(shè)備資料

2.業(yè)主資料

a.業(yè)主公約

b.內(nèi)部辦公人員名冊(cè)

c.內(nèi)部各科室設(shè)置及分布資料

3.日常管理資料

a.保潔管理記錄

◆日常巡查記錄

◆綠化消殺記錄

◆水箱清洗記錄

◆二次供水化驗(yàn)單

b.保安管理記錄

◆日常巡查記錄

◆交接班記錄

◆值班記錄

◆物資搬運(yùn)放行記錄

◆緊急事件處理記錄

◆車輛管理記錄

◆夜間查崗記錄

◆閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶

c.車輛管理檔案

◆車輛詳細(xì)資料

◆地下車庫使用公約

◆車輛出入及停放記錄

d.裝修管理檔案

◆裝修通知書(附圖紙)

◆裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書

◆臨時(shí)施工人員登記表

◆施工單位營業(yè)執(zhí)照

e.維修服務(wù)檔案

◆維修服務(wù)登記表

◆內(nèi)部服務(wù)協(xié)議書

◆維修服務(wù)回訪記錄

f.收費(fèi)管理檔案

◆月收費(fèi)明細(xì)表及匯總表

◆每季度管理費(fèi)收支公布單

◆委托銀行代收款協(xié)議書

◆管理處與外單位簽訂的各類合同

g.設(shè)備管理檔案

◆各類公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

◆各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄

◆設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄

◆設(shè)備檢查記錄

h.社區(qū)文化檔案

◆各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施記錄

◆圖片及錄像

◆新聞媒介報(bào)道剪集

◆業(yè)主反饋意見及各項(xiàng)建議

i.顧客意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

j.服務(wù)質(zhì)量回訪記錄

k.顧客投訴及處理記錄

l.員工管理檔案

◆員工個(gè)人詳細(xì)資料

◆員工業(yè)績考核記錄

◆員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄

m.培訓(xùn)檔案

◆各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄

◆培訓(xùn)結(jié)果考核及跟查記錄

◆軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄

n.行政文件

◆政府部門文件

◆物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件

◆管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

◆管理處獲得的榮譽(yù)

o.業(yè)主管理委員會(huì)文件

◆籌備期間文件:如通知、選票、選舉結(jié)果等

◆成立后運(yùn)作文件:如會(huì)議通知、歷次會(huì)議紀(jì)要等

二、檔案、資料管理辦法

檔案、資料建立及管理運(yùn)作流程示意圖

圖九檔案資料管理運(yùn)作流程圖

檔案資料收、發(fā)管理程序

*管理處重要資料(如交通指揮中心提供的資料)接收必須經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

*管理處日常管理文件(如管理處通知、通報(bào)等)按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收手續(xù),并分卷立檔。

檔案資料管理要求

*采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。

*盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

*電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理,并定期清除過期效文件。

*原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

*檔案的鑒定必須由管理處經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。

*檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,并按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。

*專人負(fù)責(zé)檔案保管,做到檔案標(biāo)識(shí)清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可惜出

。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。

*檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當(dāng)?shù)母稍飫┯靡苑莱?檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

*針對(duì)交通指揮中心物業(yè)檔案資料特點(diǎn),制定嚴(yán)格的檔案保密制度,對(duì)檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負(fù)責(zé)。