第1篇 房地產(chǎn)公司文件管理程序
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時(shí)準(zhǔn)確的處理和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。
2. 職責(zé):
2.1 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴;
2.2 各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3．工作流程:
3.1 文件分類:
3.1.1 通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報(bào)告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2 專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價(jià)單和決算資料等。a.技術(shù)文件:即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報(bào)批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。b.財(cái)務(wù)文件:即在公司會計(jì)工作中形成和使用的會計(jì)核算專業(yè)材料。如會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告等。c.人事資料:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同等。e.簽價(jià)單:即審計(jì)核算部在簽價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)專用的文件。f.決算資料:即審計(jì)核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3 記錄:即公司各項(xiàng)質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等
3.2 總要求:
3.2.1 文件處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
3.2.2 內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)
一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團(tuán)文件處理辦法》之第,加急文件1個(gè)工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時(shí)限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預(yù)計(jì)文件處理完結(jié)時(shí)間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部等控制性部門的處理時(shí)間可根據(jù)實(shí)際需要合理延長,但必須將延長的時(shí)限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應(yīng)對已明顯延誤的文件進(jìn)行追蹤。
3.2.8 在文件處理權(quán)限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時(shí)履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時(shí),由副經(jīng)理替代,必要時(shí)可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個(gè)副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。
3.2.9 總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn),以省略各部室二次重復(fù)會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.1 0總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對文件的傳遞、執(zhí)行情況進(jìn)行督查,受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)理匯報(bào);
3.2.1 1各部室可根據(jù)實(shí)際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)整;若需要增設(shè)程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報(bào)總經(jīng)室。
3.2.1 2電子郵件及傳真收發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記和存盤,如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。
3.3 分類管理:
3.3.1 通用文件:a.內(nèi)部文件:
a. 請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時(shí)限要求的需在文中注明,各級審批人無法實(shí)現(xiàn)的需及時(shí)向經(jīng)辦人反饋。報(bào)告:即各部室向總經(jīng)理匯報(bào)工作情況時(shí)使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補(bǔ)充形式。a)知曉性報(bào)告:b)執(zhí)行性報(bào)告:通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項(xiàng)時(shí)使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。a)總經(jīng)理室發(fā)文:b)人力資源部發(fā)文:
d. 工作聯(lián)系函:即公司部門之間進(jìn)行的一般日常工作聯(lián)系時(shí)使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時(shí)限。如有抄送部門,對方反饋時(shí)應(yīng)同時(shí)將反饋情況函告抄送部門。
a. 會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項(xiàng)的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
a. 周記:即各部室每周的工作總結(jié)及計(jì)劃、存在問題的文字記錄。
a. 制度文件:即公司對某項(xiàng)工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn),管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準(zhǔn)。b.外來文件:
a. 法律法規(guī):
a. 外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2 專用文件:a.技術(shù)文件:
a. 圖紙:具體管理詳見《設(shè)計(jì)過程管理程序》
a. 施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》b.財(cái)務(wù)文件:具體管理詳見《財(cái)務(wù)管理制度》c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》e.簽價(jià)單:具體管理詳見《工程造價(jià)管理程序》f.決算資料:具體管理詳見《工程造價(jià)管理程序》
3.3 .3記錄:記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4. 相關(guān)文件:
4.1 《融僑集團(tuán)文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團(tuán)檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2 《設(shè)計(jì)過程管理程序》
4.3 《施工管理程序》
4.4 《財(cái)務(wù)管理制度》
4.5 《合同管理制度》
4.6 《工程造價(jià)管理程序》
5. 相關(guān)表單:
5.1 發(fā)文登記表
5.2 收文登記表
5.3 文件清單/移交清單
5.4 請示單登記表
5.5 文件借閱登記表
5.6 工作請示單
5.7 工作聯(lián)系函
5.8 工作周記
5.9 蓋章聯(lián)系單
5.1 0圖紙收發(fā)登記表(見《設(shè)計(jì)過程管理程序》)
5.1 1圖紙作廢通知單(見《設(shè)計(jì)過程管理程序》)
5.1 2圖紙借閱登記表(見《設(shè)計(jì)過程管理程序》)
5.1 3文件更改申請表編制:包秋霞日期:200
2.4 .22審核:林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌日期:200
2.4 .28批準(zhǔn):林權(quán)日期:200
2.4 .30
第2篇 房地產(chǎn)公司文件管理程序11
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時(shí)準(zhǔn)確的處理和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。
2.職責(zé):
2.1總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴;
2.2各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3.工作流程:
3.1文件分類:
3.1.1通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。
a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報(bào)告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等
b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等
c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。
分為技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價(jià)單和決算資料等。
a.技術(shù)文件:即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報(bào)批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。
b.財(cái)務(wù)文件:即在公司會計(jì)工作中形成和使用的會計(jì)核算專業(yè)材料。如會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告等。
c.人事資料:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。
d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同等。
e.簽價(jià)單:即審計(jì)核算部在簽價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)專用的文件。
f.決算資料:即審計(jì)核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3記錄:即公司各項(xiàng)質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等
3.2總要求:
3.2.1文件處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團(tuán)文件處理辦法》之第二章'文件格式')
3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口,文件不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人,因特殊情況必須越過傳遞的,應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。
3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初,根據(jù)以往本部門文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況,預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目。
3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目,將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi),并按文件收進(jìn)順序填寫文件清單。
3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過如下幾個(gè)環(huán)節(jié):
a.編制:文件由相關(guān)部門或個(gè)人擬寫,所在部室資料員進(jìn)行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。
b.批準(zhǔn):文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā);需要多個(gè)部門批準(zhǔn)的,須進(jìn)行會簽,簽發(fā)時(shí)須注明簽發(fā)時(shí)間;應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。
c.登記:收發(fā)文(除便條、介紹信、回執(zhí)等)應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時(shí)整理文件目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。
d.用印:公司印章由總經(jīng)理秘書保管,部門公章由各部室資料員保管。用印時(shí),應(yīng)以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。
e.發(fā)放:各部室資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。制度文件換版時(shí),由總經(jīng)理室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。
f.傳閱:分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼,各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章,填寫需傳閱人員名單,傳閱人員閱畢簽字。
g.更改:技術(shù)文件需要更改時(shí),應(yīng)由發(fā)布該文件的個(gè)人或部門提出,并填寫《文件更改申請單》,通過資料員報(bào)原審批人批準(zhǔn),并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍下發(fā),同時(shí)作好登記。
h.版本公布:制度文件換版時(shí),由總經(jīng)理室主任編制最新版本號;總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。
i.回收:文件持有人因離職或工作調(diào)動不再符合持有資格時(shí),所在部門資料員負(fù)責(zé)及時(shí)收回。
j.歸卷:各部室資料員要做好平時(shí)歸卷和定期歸卷工作。平時(shí)歸卷即隨時(shí)將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi);定期歸卷即一個(gè)較長時(shí)間段后,對手頭的所有文件進(jìn)行清理,對無存檔價(jià)值的文件材料可備文件夾單獨(dú)存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷,其他部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請示單原件由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保存。
k.借閱:文件需要借閱或復(fù)印時(shí),借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位,如遇特殊情況,需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
l.保護(hù):文件不管處于使用或是保存狀態(tài),都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時(shí),復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。
m.歸檔:各部室按規(guī)定的歸檔時(shí)間將整理過的有保存價(jià)值的文件向圖書檔案室移交,無歸檔或存查價(jià)值的文件,經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。
3.2.7在文件處理時(shí)限方面,一般文件2個(gè)工作日,加急文件1個(gè)工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時(shí)限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預(yù)計(jì)文件處理完結(jié)時(shí)間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部等控制性部門的處理時(shí)間可根據(jù)實(shí)際需要合理延長,但必須將延長的時(shí)限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應(yīng)對已明顯延誤的文件進(jìn)行追蹤。
3.2.8在文件處理權(quán)限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時(shí)履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時(shí),由副經(jīng)理替代,必要時(shí)可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個(gè)副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。
3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn),以省略各部室二次重復(fù)會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.10總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對文件的傳遞、執(zhí)行情況進(jìn)行督查,受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)
理匯報(bào);
3.2.11各部室可根據(jù)實(shí)際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)整;若需要增設(shè)程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報(bào)總經(jīng)室。
3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記和存盤,如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。
3.3分類管理:
3.3.1通用文件:
a.內(nèi)部文件:
a.請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時(shí)限要求的需在文中注明,各級審批人無法實(shí)現(xiàn)的需及時(shí)向經(jīng)辦人反饋。
報(bào)告:即各部室向總經(jīng)理匯報(bào)工作情況時(shí)使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補(bǔ)充形式。
a)知曉性報(bào)告:
b)執(zhí)行性報(bào)告:
通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項(xiàng)時(shí)使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。
a)總經(jīng)理室發(fā)文:
b)人力資源部發(fā)文:
d.工作聯(lián)系函:即公司部門之間進(jìn)行的一般日常工作聯(lián)系時(shí)使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時(shí)限。如有抄送部門,對方反饋時(shí)應(yīng)同時(shí)將反饋情況函告抄送部門。
e.會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項(xiàng)的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
f.周記:即各部室每周的工作總結(jié)及計(jì)劃、存在問題的文字記錄。
g.制度文件:即公司對某項(xiàng)工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn),管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準(zhǔn)。
b.外來文件:
a.法律法規(guī):
b.外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等
c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2專用文件:
a.技術(shù)文件:
a.圖紙:具體管理詳見《設(shè)計(jì)過程管理程序》
b.施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》
b.財(cái)務(wù)文件:具體管理詳見《財(cái)務(wù)管理制度》
c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》
e.簽價(jià)單:具體管理詳見《工程造價(jià)管理程序》
f.決算資料:具體管理詳見《工程造價(jià)管理程序》
3.3.3記錄:記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4.相關(guān)文件:
4.1《融僑集團(tuán)文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團(tuán)檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2《設(shè)計(jì)過程管理程序》
4.3《施工管理程序》
4.4《財(cái)務(wù)管理制度》
4.5《合同管理制度》
4.6《工程造價(jià)管理程序》
5.相關(guān)表單:
5.1發(fā)文登記表
5.2收文登記表
5.3文件清單/移交清單
5.4請示單登記表
5.5文件借閱登記表
5.6工作請示單
5.7工作聯(lián)系函
5.8工作周記
5.9蓋章聯(lián)系單
5.10圖紙收發(fā)登記表(見《設(shè)計(jì)過程管理程序》)
5.11圖紙作廢通知單(見《設(shè)計(jì)過程管理程序》)
5.12圖紙借閱登記表(見《設(shè)計(jì)過程管理程序》)
5.13文件更改申請表
編制:包秋霞
日期:2002.4.22審核:林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌
日期:2002.4.28批準(zhǔn):林權(quán)
