第1篇 管理處物業(yè)管理收費通知單使用程序

管理處《物業(yè)管理收費通知單》使用程序

為規(guī)范物業(yè)管理中心各種收費行為,物管處設(shè)計印制了《物業(yè)管理收費通知單》并正式于20**年1月13日投入使用,所有物業(yè)管理收費均以該收費通知單按如下程序處理:

1、《物業(yè)管理收費通知單》一式四聯(lián),由物管處保安隊、保潔隊、維修隊主管及辦公室信息檔案員根據(jù)收費要求填制,并在制單人一項簽名。

2、填制好的《物業(yè)管理收費通知單》經(jīng)交費單位(租戶)確認付費方式是現(xiàn)金還是轉(zhuǎn)帳,然后根據(jù)權(quán)限需租戶具備簽字權(quán)的授權(quán)人簽字。簽字后第四聯(lián)由交費單位(租戶)留存。其余三聯(lián)交物管處信息檔案員。

3、以上程序完成后,《物業(yè)管理收費通知單》由物管處審核簽字,第一聯(lián)由信息檔案員留存,第二聯(lián)、第三聯(lián)交財務(wù)部負責(zé)收費(現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬或其他方式),收取費用后由財務(wù)部在第三聯(lián)(回執(zhí)單)蓋章并將回執(zhí)聯(lián)轉(zhuǎn)物管處信息檔案員。

4、信息檔案員收到財務(wù)部蓋章的《回執(zhí)聯(lián)》即確認該收費已執(zhí)行,可為租戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

5、如屬先提供服務(wù)后收取費用的,或轉(zhuǎn)賬方式收費的,財務(wù)部接收《收費通知單》時,需在第一聯(lián)簽字后交物管處,物管處信息檔案員留存?zhèn)洳椤?/p>

簽署人:物業(yè)管理有限公司

第2篇 管理處物業(yè)檔案操作流程10

管理處物業(yè)檔案操作流程(十)

●收集資料(歸檔范圍):

一、工程技術(shù)資料:1、項目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;5、物業(yè)接管驗收記錄;6、其他合同、資料。

二、客戶資料:

1、前期服務(wù)協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗房表; 4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。

三、維修資料:

1、任務(wù)單;2、報修、約修記錄。

四、安全維護管理資料:

1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):

1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養(yǎng)護計劃;5、運行、維修、養(yǎng)護、巡查記錄。

六、綠化管理資料:

1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護工作計劃;4、檢查記錄。

七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:

1、工作計劃;2、檢查記錄。

八、社區(qū)文化資料:

1、活動計劃;2、活動通知;3、活動圖片。

九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

十、行政文件資料:

1、規(guī)章制度;2、總結(jié)、通知、通報、決定等相關(guān)文件資料。

十一、業(yè)主委員會資料:

1、籌備、成立等文件資料;2、會議紀要、決議等。

十二、財務(wù)管理資料:

各種收費資料(包括綜合服務(wù)費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

●資料整理、歸檔:

按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。

●檔案借閱:

文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。

范王碼●檔案的銷毀:

根據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。

第3篇 某管理處物業(yè)檔案管理流程

管理處物業(yè)檔案管理流程

1、檔案文件的歸檔范圍

1.1業(yè)主資料、工程技術(shù)資料。

1.2各項管理制度。

1.3公司企劃和相關(guān)推廣資料。

1.4內(nèi)部文件、資料、總結(jié)、會議紀要。

1.5外來文件。

1.6員工檔案。

2、檔案文件的分類立卷歸檔

2.1客戶資料的立卷歸檔。

2.1.1客戶房屋購/租合同的立卷歸檔。

2.1.2客戶房屋的工程技術(shù)資料的立卷歸檔。

2.1.3客戶家庭成員健康資料的立卷歸檔。

2.1.4所管理區(qū)域工程技術(shù)資料、圖紙,以及相應(yīng)整改方案的立卷歸檔。

3、外來文件及公司內(nèi)部文件的立卷歸檔

4、管理處制度的立卷歸檔

4.1文件起草。

4.2簽發(fā)打印。

4.3發(fā)放執(zhí)行。

5、操作層員工檔案的立卷歸檔

5.1招聘表、簡歷、相關(guān)證件的復(fù)印件。

5.2員工月度年度考評表。

5.3員工培訓(xùn)、晉升等相關(guān)資料。

5.4檔案文件的立卷歸檔由各部門將文件資料編制成冊,并存檔。

5.5公司、管理處內(nèi)部文件、制度、資料的立卷歸檔在每月30日前完成,年終統(tǒng)一歸入相對應(yīng)的檔案資料中。

6、檔案的管理

6.1管理處檔案由專人管理。

6.2檔案管理的工作任務(wù)是:

6.2.1便于查閱。

6.2.2保證檔案的安全。

6.2.3防止檔案的損壞。

6.2.4采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

7、檔案文件的借閱

7.1借閱程序。

7.2填寫檔案借閱登記表。

7.3部門負責(zé)人簽字同意后借出。

7.4借閱檔案文件需注明歸還時間,逾期未歸還的將對其借閱人實施處罰。

7.5借閱的檔案要認真保管,不得損壞,不經(jīng)允許,不得涂改。

7.6不經(jīng)允許,不得對借閱的檔案進行復(fù)印、摘抄。

7.7檔案管理人員負責(zé)檔案追收工作。

8、相關(guān)記錄

qpi-**-c-f037《檔案借閱登記表》

9、物業(yè)檔案管理流程圖:(略)

第4篇 陽城管理處物業(yè)資料管理

太陽城管理處物業(yè)資料管理

物業(yè)資料是物業(yè)管理的重要資源。我們將本著'集中化,有序化,信息化,科學(xué)化'的管理原則,實行原始檔案和電腦檔案管理的雙軌制,建立檔案管理系統(tǒng)。

小區(qū)運作伊始,我們就將建立詳盡完善的物業(yè)檔案資料,為以后的管理打下良好的基礎(chǔ)。以機電設(shè)備資料為例:

(一)原始基礎(chǔ)資料

包括各設(shè)備設(shè)施的原始技術(shù)資料、技術(shù)參數(shù),竣工圖紙,檢驗合格證書和質(zhì)量保證書,單機試運轉(zhuǎn)報告,系統(tǒng)加壓測試報告等。

(二)運行管理資料

對所有設(shè)備設(shè)施及機房、管井進行編號掛牌,各類管道、流向、閥門狀態(tài)等清楚標示,各類安全警示牌放置到位;劃分責(zé)任區(qū),指定責(zé)任人,并記錄在案。

按設(shè)備的具體情況制訂操作規(guī)程、機房管理規(guī)定,繪制各類系統(tǒng)流程示意圖,放置在適當(dāng)位置,并復(fù)制存檔。

建立設(shè)備卡,除抄錄設(shè)備的原始技術(shù)資料外,每次維修保養(yǎng)的過程特別是原始技術(shù)資料中無法反映的零配件型號等均需記錄在卡,便于日后維修。

日常運行資料:如運行數(shù)據(jù)記錄表,設(shè)備巡查記錄,都應(yīng)忠實記錄并留存在檔。

工程改造資料:在小區(qū)運作中,不可避免的會發(fā)生各種工程改造,所有的技術(shù)資料、圖紙均需詳細編目留存,以備日后詢查。

詳細檔案資料的分類管理(見表一、表二)

表一物業(yè)接管移交資料

名稱資 料 內(nèi) 容

工程建筑

產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

c:拆遷安置資料

工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖

b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

c:工程合同、工程預(yù)決算

d:工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單

e:竣工圖:1、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

2、消防、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖

f:房屋、消防竣工驗收證明書

g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

i:供水、供電、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證書及技術(shù)資料

j:綠化工程竣工圖

k:其他技術(shù)資料

表二 管理檔案資料

名稱資料內(nèi) 容

物業(yè)資料房屋基本資料、分區(qū)資料

事務(wù)資料a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表

c:日常事務(wù)巡視記錄 d:事務(wù)回訪登記表

e:搬出(入)物品登記表

維修資料a:日常維修記錄表 b:公共設(shè)施維修記錄表c:大中修記錄表

護管交通

管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

b:查崗記錄

c:物資搬運放行記錄、

d:車輛管理記錄e:緊急事件處理記錄

設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

b:各項機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄

c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄d:設(shè)備檢查記錄

員工管理資料a:員工個人資料、聘用表 b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄

c:員工培訓(xùn)計劃及實施記錄d:員工培訓(xùn)考核記錄

f:重要崗位員工地址、電話等記錄

客戶反饋資料a:客戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄

b:客戶投訴及處理記錄表

行政文件資料a:主管人員值班及督察記錄

b:政府部門文件

c:主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件及兄弟單位資料

d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件

e:管理處榮譽一覽表

f:管理處會議記錄

第5篇 某小區(qū)管理處物業(yè)驗收程序

小區(qū)管理處物業(yè)驗收程序

1.1驗收準備工作

a) 在未驗收前,管理處經(jīng)理須聯(lián)同工程主任與發(fā)展商、承包商招開協(xié)調(diào)會議;

b) 由承包商及供應(yīng)商呈交一份竣工驗收及交接計劃表和組織架構(gòu);

c) 管理處經(jīng)理組織管理處各部門制定樓宇接收聯(lián)檢方案,提交發(fā)展商審批。

d) 按《圖紙資料移交清單》對產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資料進行對照檢查,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資料有缺漏的,應(yīng)以書面形式通知發(fā)展商及/或承包商提供。

1.2移交驗收

1、按《設(shè)備移交清單》對樓宇各類設(shè)備按規(guī)格進行對照檢查;

2、發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施與移交清單不符或有缺漏的,管理處應(yīng)以書面形式通知發(fā)展商及/或承包商予以解決。

a) 對各單元的水、電、土建部分進行全面檢查,并將檢查結(jié)果記錄在《接管檢查記錄表》中,對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)書面通知發(fā)展商/及承包商予以解決。

b) 將所有有關(guān)資料歸檔。

c) 在保修期內(nèi)因施工、安裝、設(shè)備因素產(chǎn)生的質(zhì)量問題,管理處應(yīng)報發(fā)展商及/或承包商限期解決。

第6篇 物業(yè)項目管理處物業(yè)管理責(zé)任書

物業(yè)公司項目管理處物業(yè)管理責(zé)任書

確保管理處責(zé)任目標的順利實現(xiàn),經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理辦公會與管理處共同協(xié)商,確定了年度工作責(zé)任目標,并由管理處主任作為責(zé)任人代表管理處與項目物業(yè)分公司總經(jīng)理簽訂本責(zé)任書。

第一條基本狀況

管理處名稱

物業(yè)類型管理總建筑面積

商業(yè)用房面積管理用房面積

寫字樓面積住宅面積

綠化面積用戶戶數(shù)

車位數(shù)量人員編制

管理費標準月工資額度

一)經(jīng)濟目標

第二條責(zé)任目標

1、轄區(qū)物業(yè)管理費收費面積為m2,租金收費面積為m2,

每年收費總額萬元,實現(xiàn)利潤

元。

2、責(zé)任期內(nèi)管理費總收繳率不低于%。

3、租金收繳率不低于%。

4、全年各項開支控制在萬元。二)安全目標

1、全年不發(fā)生重大安全責(zé)任事故;

注:重大安全責(zé)任事故是指:

萬元或每年虧損不超過萬

因失職或玩忽職守引發(fā)的員工死亡事故;

因失職或玩忽職守引發(fā)的公司重要財產(chǎn)報廢、損毀事故;

因失職或玩忽職守引發(fā)的火災(zāi)事故;因失職或玩忽職守引發(fā)的水浸事故;因失職或玩忽職守引發(fā)的惡性治安事件。

三)管理目標:

1、在責(zé)任期內(nèi)實施并健全管理處所建立的管理體系運作;

2、責(zé)任期內(nèi)達到(保持)級優(yōu)秀物業(yè)管理(生態(tài)示范)小區(qū)(大廈)的稱號;

四)質(zhì)量目標

1、公司組織的業(yè)主(用戶)綜合滿意度調(diào)查的滿意率達到%以上,

2、月檢考核評定未出現(xiàn)連續(xù)兩個月'不合格'或累計三個月'不合格'。

一)責(zé)任人權(quán)力

1、人事管理權(quán):

第三條管理權(quán)限及義務(wù)

1)對管理處主管級以下員工(不含主管級員工和財務(wù)人員)的獎罰權(quán)、任免權(quán)、解聘權(quán);

2)對主任助理、主管級員工和財務(wù)人員任免、調(diào)配、解聘和獎罰的建議權(quán)。

2、獎金分配權(quán):在管理處核定的工資總額內(nèi)有權(quán)對員工工資與獎金額度進行調(diào)整與分配。

二)項目物業(yè)分公司權(quán)力

1、人事管理權(quán):對管理處主任及以下各級員工的獎罰權(quán)、任免權(quán)、解聘權(quán)和調(diào)配權(quán)。

2、財務(wù)管理權(quán):對管理處財務(wù)運作狀況的審計權(quán)、監(jiān)控權(quán)。

3、考核權(quán):

1)對管理處運作狀況的督導(dǎo)、檢查權(quán);

2)對管理處主管(含)以上級別人員的績效考評權(quán)、獎罰權(quán)。

三)管理處主任義務(wù)

1、接受項目物業(yè)分公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo);

2、確保責(zé)任目標的逐步實現(xiàn);

3、向項目物業(yè)分公司總經(jīng)理匯報工作;

4、自覺接受公司各職能部門的監(jiān)控、考評、檢查;

5、保證物業(yè)公司各個標準作業(yè)規(guī)程的貫徹執(zhí)行;

6、保證管理處員工的生活、工作次序;

7、保證管理處員工的整體操作技能和工作質(zhì)量的提高。四)項目物業(yè)分公司義務(wù)

1、及時提供合適的業(yè)務(wù)支持;

2、提供信息支持;

3、提供資金支持。

第四條目標考評

一)項目物業(yè)分公司財務(wù)部定期(不定期)監(jiān)控、審計、檢查管理處資金的運作、成本控制情況和其他財務(wù)工作。檢查標準、辦法依據(jù)行業(yè)法規(guī)和集團公司的財務(wù)規(guī)定;檢查結(jié)果作為績效考評的依據(jù)之一。

二)項目物業(yè)分公司總經(jīng)理負責(zé)對管理處主任的績效考評?？荚u標準辦法依據(jù)項目

物業(yè)分公司績效考評相關(guān)標準規(guī)程、制度,日常工作檢查情況和本目標管理責(zé)任書。

一)獎勵措施

第五條獎懲條款

1、如果責(zé)任目標完成,則管理處主任可按項目物業(yè)分公司的獎金分配方案對員工發(fā)放獎金。

2、超額獎勵:二)懲罰措施

1、如果本責(zé)任書所列的三類責(zé)任目標不能全部完成,則每不能完成其中一項(不含管理目標第1條款內(nèi)容)指標,扣減項目責(zé)任人獎勵措施第1條款中個人應(yīng)得目標獎金的10%,直至扣除全部獎金,并承擔(dān)相應(yīng)的行政處罰;

2、責(zé)任期內(nèi)發(fā)生重大安全責(zé)任事故,上級公司將追究管理處主任及相應(yīng)責(zé)任人責(zé)任,視情節(jié)扣罰一定比例的獎金,并承擔(dān)相應(yīng)的行政處罰。

第六條目標的調(diào)整

一)若發(fā)生不可抗力致使責(zé)任目標無法完成,則本目標管理責(zé)任書失效,遺留問題由項目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會與管理處主任共同協(xié)商處理;

二)責(zé)任目標的調(diào)整按《物業(yè)管理手冊》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第七條其他

一)本目標管理責(zé)任書一式肆份,項目所在公司備案壹份,項目物業(yè)分公司存檔壹份,管理處存檔壹份,管理處主任壹份。

二)未盡事宜由管理處主任同項目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會協(xié)商解決,補充條款與責(zé)任書具有同等效力。

三)在責(zé)任期內(nèi)管理處主任違反公司其它制度按相關(guān)規(guī)定處理。

四)若責(zé)任書簽署人發(fā)生變動,繼任者有責(zé)任繼續(xù)履行責(zé)任書所規(guī)定事項,并承擔(dān)相關(guān)責(zé)權(quán)。

五)項目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會對相應(yīng)目標管理責(zé)任書有最終解釋權(quán)。

六)本目標管理責(zé)任書期限從 年 月 日起至 年 月 日止,雙方簽字生效。

項目物業(yè)分公司總經(jīng)理:

管理處主任:日期:日期:

第7篇 某管理處物業(yè)部巡查程序

管理處物業(yè)部巡查程序

(1)日檢

a.物業(yè)部助理每日按要求對責(zé)任區(qū)至少進行一次巡視和檢查,具體檢查內(nèi)容包括:

_公用設(shè)施是否保持正常使用功能;

_轄區(qū)內(nèi)各裝修施工隊有無違章作業(yè)現(xiàn)象;

_有無私自占用、使用公共場地現(xiàn)象;

_轄區(qū)內(nèi)環(huán)境是否保持清潔、衛(wèi)生;

b.物業(yè)助理應(yīng)將每日檢查情況如實記錄在物業(yè)部《日檢記錄表》內(nèi);

c.對檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格項,物業(yè)助理應(yīng)及時向管理處主管領(lǐng)導(dǎo)反映;

(2)周檢

管理處每周對分管部門工作進行一次全面檢查,并在周檢記錄表上作出相應(yīng)的記錄和評價。

(3)月檢

物業(yè)經(jīng)理每月組織相關(guān)人員進行檢評。

(1)在服務(wù)過程中由檢查人員按標準要求重新檢驗并做記錄。

(2)記錄的歸檔和保存