第1篇 某公司檔案管理細(xì)則
公司檔案管理細(xì)則
1.總則
1.1 為加強民營企業(yè)檔案工作,規(guī)范民營企業(yè)檔案管理行為,促進檔案工作為民營企業(yè)各項工作服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《吉林省檔案條例》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,制定本細(xì)則。
1.2本細(xì)則所稱的民營企業(yè)檔案,是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的真實記錄。
1.3民營企業(yè)檔案工作是民營企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)。
民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)信息資源的有機組成部分,是體現(xiàn)民營企業(yè)歷史真實面貌、維護民營企業(yè)合法權(quán)益的有效依據(jù)和憑證。
1.4民營企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,同時也是國家檔案的組成部分之一。
民營企業(yè)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),依法管理本企業(yè)檔案,提高企業(yè)員工的檔案意識。
2.檔案管理體制
2.1民營企業(yè)應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的議事日程之中,明確管理檔案的部門和人員,保持檔案人員的相對穩(wěn)定。
2.2民營企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門應(yīng)依法履行以下職責(zé):
2.2.1制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
2.2.3指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
2.2.4監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作;
2.3民營企業(yè)應(yīng)建立檔案工作制度,主要包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責(zé)任制等。
2.4民營企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,積極參加檔案部門主辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
2.5民營企業(yè)檔案工作接受所在地檔案行政管理部門的依法監(jiān)督和指導(dǎo)。
3.文件材料的形成、整理與歸檔
3.1民營企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍(見附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》)。
企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序,列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃。
企業(yè)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)所形成的文件材料的收集、積累、整理,并按時向民營企業(yè)檔案部門歸檔。
3.2民營企業(yè)歸檔文件材料的來源:
3.2.1企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
3.2.2企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)應(yīng)報本企業(yè)的文件材料;
3.2.3企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
3.2.4企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.5企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.6企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
3.3歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、光盤、錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.4歸檔文件材料的整理
3.4.1民營企業(yè)在黨務(wù)工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理等活動中形成的紙質(zhì)文件材料可依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理;
3.4.2民營企業(yè)在產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建等方面形成的文件材料可依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理;
3.4.3會計文件材料可依據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求進行整理;
3.4.4錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片等載體形式的文件材料可依據(jù)《聲像檔案管理辦法》的要求進行整理;
3.4.5民營企業(yè)在0a、cad、cam等系統(tǒng)中形成的電子文件材料可依據(jù)或參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等進行整理;
3.4.6民營企業(yè)在職工個人管理工作中形成的文件材料可依據(jù)《吉林省企業(yè)職工檔案管理辦法》的要求進行整理。
3.5歸檔時間
3.5.1管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔;
3.5.2企業(yè)產(chǎn)品、科研課題、基建項目、業(yè)務(wù)項目等文件材料應(yīng)在其項目鑒定、竣工或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項或按專業(yè)進行歸檔;
3.5.3會計文件材料在會計年度終了一年后歸檔;
3.5.4外購設(shè)備文件材料及引進項目的文件材料應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔;
3.5.5錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔;
3.5.6電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時間一致;
3.5.7下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:
3.5.7.1已歸檔的文件材料出現(xiàn)變更、修改、補充等情況后,新形成的文件材料;
3.5.7.2企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動以及企業(yè)在臨時活動中形成的文件材料;
3.5.7.3企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
3.5.7.4企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。
3.6歸檔要求
3.6.1整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律,保持有機聯(lián)系,做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.6.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件,一般一式一份。
重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。
文件材料歸檔后不得更改。
3.6.3民營企業(yè)各部門向檔案部門移交歸檔文件時,應(yīng)編制移交清冊,并由部門負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)。
民營企業(yè)檔案部門接收歸檔文件材料時,應(yīng)認(rèn)真檢查歸檔文件材料的質(zhì)量,核對移交清冊,履行交接手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
4.檔案的管理,民營企業(yè)檔案部門應(yīng)按時接收應(yīng)歸檔的各類文件材料,通過科學(xué)分類、排列、編目,對全部檔案進行有序化管理。
4.1檔案的分類、排列、編目
4.1.1民營企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位檔案內(nèi)容和載體形式等實際情況,制定統(tǒng)一的分類方案(可參照附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》),分類應(yīng)保持前后一致,不能隨意變動。
4.1.2民營企業(yè)檔案應(yīng)按類別分別排列。
案卷排列時應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律,便于保管和利用。
4.1.3按照案卷的排列順序編制卷號,固定案卷位置。
同一門類內(nèi)案卷不能出現(xiàn)重號現(xiàn)象。
4.1.4照片、實物、磁性載體等文件材料按照分類方案,與紙質(zhì)文件材料一同排列、編號,存放時可根據(jù)保管需要異地保存。
4.2根據(jù)檔案分類情況,編制檔案分類目錄。
4.3檔案的保管
4.3.1民營企業(yè)應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)立必需的專用檔案庫房,采取有效措施對檔案進行安全保管。
并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
4.3.2民營企業(yè)可設(shè)立綜合檔案室對企業(yè)各類檔案實體實行集中統(tǒng)一管理,也可根據(jù)企業(yè)實際情況設(shè)立專門檔案室,對會計、產(chǎn)品、科研、人事等檔案實體實行分室管理。
4.3.3檔案庫房應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。
4.3.4保管錄音帶、錄像帶等磁性載體文件材料應(yīng)符合防磁要求。
4.3.5檔案人員要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。
對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復(fù)制。
4.4檔案鑒定
4.4.1民營企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,制定本企業(yè)檔案保管期限表,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
4.4.2要定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定。
鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進行鑒定。
每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并注明鑒定日期。
4.4.3經(jīng)過鑒定的檔案要達到保管期限劃定準(zhǔn)確、保管單位質(zhì)量達到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃定不準(zhǔn)確、檔案不完整,企業(yè)應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補充。
4.4.4銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經(jīng)企業(yè)法人批準(zhǔn)后,進行監(jiān)銷。
銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
4.5檔案統(tǒng)計
4.5.1企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。
4.5.2檔案統(tǒng)計要有檔案管理設(shè)施、設(shè)備統(tǒng)計,檔案人員統(tǒng)計,檔案數(shù)量統(tǒng)計,檔案提供利用及其效果統(tǒng)計等。
4.6民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展。
民營企業(yè)可為檔案部門配備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備和科學(xué)的管理軟件,提供技術(shù)支持,不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。
4.7民營企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動,應(yīng)參照國家有關(guān)規(guī)定,做好檔案處置工作。
5.檔案的利用
5.1民營企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,通過開架閱覽、編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、各類專題匯編以及建立企業(yè)專題檔案信息數(shù)據(jù)庫等形式,為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。
5.2企業(yè)檔案開發(fā)與利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
6.1獎勵與處罰
6.1民營企業(yè)應(yīng)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
6.2民營企業(yè)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進行處理。
7.附則
7.1本細(xì)則由吉林省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
7.2本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。
第2篇 x地產(chǎn)公司檔案管理實施細(xì)則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細(xì)則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒有簽字確認(rèn),視同該資料沒有收存。
2.外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認(rèn)。
4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負(fù)責(zé)保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時之需。
3.文件資料借出后,出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負(fù)責(zé)按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4.跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認(rèn)后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5.文件資料歸還時,必須當(dāng)面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。
6.部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門及移交時間。
2.檔案管理操作細(xì)則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1:《文件資料收存、借用記錄表》
附表2:《發(fā)文記錄表》
附表3:《部門文件資料目錄》
附表4:《案卷總目錄》
附表5:《卷內(nèi)備考表》
附表6:《卷內(nèi)文件目錄》
附表7:《文件資料移交記錄表》
附表8:《文件資料銷毀清單》
附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
第3篇 地產(chǎn)公司檔案管理實施細(xì)則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細(xì)則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒有簽字確認(rèn),視同該資料沒有收存。
2. 外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3．發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認(rèn)。
4. 工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負(fù)責(zé)保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱。跨部門借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2. 所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時之需。
3．文件資料借出后,出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負(fù)責(zé)按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4. 跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認(rèn)后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5. 文件資料歸還時,必須當(dāng)面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。
6. 部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門及移交時間。
2. 檔案管理操作細(xì)則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。附表1:《文件資料收存、借用記錄表》附表2:《發(fā)文記錄表》附表3:《部門文件資料目錄》附表4:《案卷總目錄》附表5:《卷內(nèi)備考表》附表6:《卷內(nèi)文件目錄》附表7:《文件資料移交記錄表》附表8:《文件資料銷毀清單》附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
