學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則
學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則
檔案管理工作是學(xué)院總體工作的一個(gè)重要組成部分,它是由國家、省、市指令性文獻(xiàn)、文件和學(xué)院的物業(yè)管理、行政管理、人力資源管理及教學(xué)管理等各具有價(jià)值的文獻(xiàn)、文件和資料組成。為維護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性,特制定檔案管理實(shí)施細(xì)則。
一、檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》。工作態(tài)度端正,事業(yè)心強(qiáng)。
二、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí),積極工作,刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高工作能力和管理水平,盡職盡責(zé),認(rèn)真遵守保密守則。
三、檔案歸檔
(一)檔案室負(fù)責(zé)接收各科室、部門在工作中形成的全部檔案。學(xué)校各科室、部門需要?dú)w檔的資料,按照要求收集齊全,整理組卷,按期向檔案室移交,辦理移交手續(xù)。文書檔案移交時(shí)間每年4月20日前,會計(jì)檔案每年5月20日前移交隔年檔案,基建檔案隨時(shí)收交,不得無故拖延。
檔案室接收和移交檔案前必須經(jīng)過嚴(yán)格的鑒定手續(xù),質(zhì)量合格后方可移交。檔案交接手續(xù),由歸檔單位編寫移交清冊,一式兩份,當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并由交接雙方簽字,各保留一份。
(二)歸檔要求:
1.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)。
2.裝訂入冊必須采用最終審定的正式稿件。
3.凡裝訂入冊必須按檔案總目錄、分類目錄及案卷目錄和程序排列,并立卷說明。
4.各部門的資料歸檔入冊,按統(tǒng)一通知的時(shí)間,先將本部門的歸檔工作,按裝訂要求分類裝訂好,然后移交院辦統(tǒng)一編目歸檔。
5.檔案移交時(shí),交接人必須按規(guī)定辦理簽名移交手續(xù)。
6.歸檔時(shí)間:整套系統(tǒng)性管理工作文件應(yīng)在正式頒布生效后的10天內(nèi)歸檔,裝訂立卷。其他工作文件應(yīng)先集中保管,半年一次裝訂立卷。行政工作、教學(xué)業(yè)務(wù)工作,應(yīng)在下一年度第一季度內(nèi)裝訂上卷。基建類資料在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)立卷。
四、檔案借閱
(一)因工作需要按程序?qū)徟螅山栝営嘘P(guān)檔案。
(二)借閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)閱讀。確因工作需要外借的,一天以內(nèi)由黨政辦公室主任簽名同意;一天以上由院長簽字同意。
(三)凡需摘錄或復(fù)印檔案內(nèi)容的必須經(jīng)黨政辦公室主任和院長簽字批準(zhǔn),并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容的案卷編號及原文標(biāo)題,并通過檔案管理人員登記認(rèn)可。
(四)保密檔案不外借、摘錄和復(fù)印。
(五)保密檔案借閱需經(jīng)黨政辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(六)借閱檔案者不得在檔案上注、涂、勾、點(diǎn)、圈、劃,不得弄臟檔案和撕、拆、取頁,因工作需要摘錄或復(fù)制時(shí),須經(jīng)黨政辦公室主任和院長簽字批準(zhǔn),并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容和案卷編號及原文標(biāo)題。用完后退回檔案室。
(七)歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須認(rèn)真查驗(yàn),確認(rèn)無誤后,方能撤銷借閱手續(xù)。
(八)凡因利用者保管不善,造成損毀、丟失,依《檔案法》及其他規(guī)定予以處罰。
五、檔案銷毀
(一)超過保管期限的檔案,由黨政辦公室對檔案進(jìn)行認(rèn)真審查鑒定,確認(rèn)無保存價(jià)值后,編造銷毀清冊,寫出報(bào)告,經(jīng)院長辦公會議討論,院長審批同意后方可銷毀。
(二)會計(jì)檔案的銷毀,必須由檔案人員提出意見,與財(cái)務(wù)人員共同審查鑒定,除報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)外,還需報(bào)財(cái)政部門審核批準(zhǔn)。
(三)已到期,但經(jīng)鑒定尚需繼續(xù)保存的檔案,可延長保管期限。
銷毀時(shí),必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,派出監(jiān)銷人員到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員必須在銷毀檔案清冊上簽字,送到造紙廠親視化漿或銷毀地點(diǎn)火化,不留痕跡。
六、檔案安全
(一)庫房專用,達(dá)到防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防光七防要求。
(二)庫房設(shè)置溫濕度計(jì)及登記簿,每月檢查,發(fā)現(xiàn)超過極限,及時(shí)采取有效措施。
(三)庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火。放置滅火器材,以防不測。
(四)庫房適時(shí)通風(fēng)。
(五)箱柜擺放合理,垂直有序,利于通風(fēng)。
(六)檔案出入庫房隨時(shí)登記,做到帳卷相符。經(jīng)常檢查案卷完好狀況,以便采取措施。