客房部庫房管理細則

客房部庫房管理細則

庫房是客房部的后勤保障分部,負責客房部物品管理、成本控制工作,對客房部成本管理以及客房產(chǎn)品的品質負有重大責任。庫管具有對客房部物品進行收發(fā)、保管、控制消耗及監(jiān)督使用的職能,成本管理工作是考核庫管工作的重要依據(jù)。現(xiàn)對庫房管理工作做出如下規(guī)定:

(一)物品申購

1、客房部的物品申購工作由客房部秘書和庫管共同承擔。庫管負責申購或與財務部大庫聯(lián)系訂購客房部日常業(yè)務所需的各項物資及酒水、小食,其余的雜項物品由秘書負責申購。

2、客房部庫管應與財務部大庫保持密切聯(lián)系,掌握財務部大庫中客房部物資的動態(tài)并不斷調(diào)節(jié),確保物資備量充足、有效。

(二)物品入庫

1、客房部申購的物品、設備、酒水、小食等,除辦公用品、布草、制服類物品以及用于維修洗衣房、pa設備設施的配件,其余均由庫管統(tǒng)一收貨并發(fā)放,各分部不得自行接收使用。

2、根據(jù)物品正常使用周期、平均消耗率以及客房每周的預測出租率,庫管每周星期一、星期二填寫《倉庫用品申請表》,經(jīng)客房部經(jīng)理簽字審批后,從財務部大庫將足夠本周發(fā)放的物品提取至客房部庫房,做好記錄后嚴格按照物品的保存要求進行保管。

(三)物品發(fā)放

1、客用品的發(fā)放

(1)庫管每周星期三、星期四發(fā)放各樓層客用品。

(2)每周星期三、星期四各樓層領班根據(jù)客房出租率填寫《樓層客用品統(tǒng)計表》,并憑該表領用客用品。

(3)發(fā)放客用品時,庫房管理員應將實際發(fā)貨量填寫在《樓層客用品統(tǒng)計表》相應欄目內(nèi),并與領貨人分別簽字確認。發(fā)貨完畢后妥善保存原始單據(jù),以備每月的客用品盤點之用。

(4)被客人帶走或損壞的客用品需憑前臺掛帳的《雜項通知單》給予補發(fā)。

(5)被客人帶走或損壞而客人拒賠的客用品需憑大堂經(jīng)理或前廳部經(jīng)理簽發(fā)的減免《雜項通知單》給予補發(fā)。財務相關文件規(guī)定,前臺接待可簽發(fā)減免金額在10元之內(nèi)的《雜項通知單》;《雜項通知單》減免金額在50元之內(nèi)由大堂經(jīng)理簽發(fā)即可生效;減免金額在50—100元之內(nèi)需由前廳部經(jīng)理簽發(fā)(前廳部副經(jīng)理簽免權限同大堂經(jīng)理)。減免金額在100—600元之內(nèi)需由前廳部經(jīng)理、財務部經(jīng)理及分管客房副總經(jīng)理共同簽發(fā)方可生效;簽免金額在600元以上的需由總經(jīng)理簽發(fā)方可生效。(以上限額為每筆)

庫管憑減免《雜項通知單》發(fā)放物品時,必須認真審核簽免權限,不得越權發(fā)放。

(7)《雜項通知單》庫房有效聯(lián)為黃聯(lián),其它聯(lián)次視為無效聯(lián)。如黃聯(lián)丟失,必須憑其它聯(lián)次補領物品時,應由樓層主管及客房部經(jīng)理簽字認可后方能補領。

(8)每月第一周星期二庫管對各樓層儲物柜進行檢查。如有過多的客用品,庫管有權在該樓層領班本周申請領用量中予以沖減,以便合理控制經(jīng)營成本及物耗。在檢查中如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)使用現(xiàn)象,庫管將直接向客房部經(jīng)理匯報并由客房部經(jīng)理做出相應處罰。

(9)庫管應嚴格做好客用品,特別是低值易耗品的使用控制,并定期統(tǒng)計平均消耗率,如有樓層的實際物耗指數(shù)明顯高于平均消耗率,經(jīng)分析無合理原因,應報告客房部經(jīng)理,追究相關人員的成本管理責任。

(10)庫管應隨時關注低值易耗品中有保質期限品種的保質期。臨近保質期限前一個半月,應組織更換并與采購部聯(lián)系調(diào)換事宜。確保庫房保存與樓層使用的客用品均在有效使用期內(nèi)。