雅居樂(lè)物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則

雅居物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則

為了加強(qiáng)公司檔案的綜合管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,特制定本實(shí)施細(xì)則。

一、公司檔案的立卷和歸檔

1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;

2、向各項(xiàng)目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;

3、財(cái)務(wù)帳冊(cè)、財(cái)務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔;

4、各項(xiàng)目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗(yàn)收材料、批文報(bào)件由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔;

5、公司下發(fā)的各類(lèi)公文及各項(xiàng)目向業(yè)主下發(fā)的各類(lèi)通知等由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)歸檔。

二、歸檔文件材料要求

1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的a4公文紙。

2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫(xiě)要用碳素墨水寫(xiě),不能用圓珠筆、鉛筆。

3、文件要有明確的標(biāo)題、文號(hào)、主送、抄送、抄報(bào)、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍(lán)黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。

4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項(xiàng)活動(dòng)要從開(kāi)始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確。

三、案卷質(zhì)量要求:

遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。

1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長(zhǎng)期保存。

2、管理內(nèi)容的檔案,按問(wèn)題時(shí)間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。

3、專(zhuān)題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進(jìn)行歸檔。

4、確定文件材料的保存價(jià)值,分為永久、長(zhǎng)期、短期保存。

5、凡反映公司職能活動(dòng)和基本歷史面貌,對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動(dòng),在長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的,列為長(zhǎng)期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。

6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問(wèn)題的文件多時(shí),可采用硬卷或單份裝訂。問(wèn)題單一,文件較少,又不便一起歸類(lèi)的,可立薄卷。

7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面,只要是書(shū)寫(xiě)的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號(hào),不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱(chēng)、檔號(hào)、件數(shù)的受控章,并將檔號(hào)、件數(shù)填寫(xiě)清楚。

8、每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。對(duì)文件材料有題名不要隨意更改或簡(jiǎn)化。題目無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題的要重新擬定,并在前后加[]。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。

四、部門(mén)檔案員工作職責(zé)

1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門(mén)檔案工作。

2、根據(jù)本部門(mén)的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料。

五、歸檔時(shí)間及要求

(一)歸檔時(shí)間

1、各部門(mén)檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類(lèi)后歸檔。

2、基建材料和專(zhuān)題性檔案,在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月按要求進(jìn)行立卷歸檔。

3、財(cái)會(huì)類(lèi)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門(mén)整理,立卷在本部門(mén)保管兩年順次年四月份歸檔。

4、聲像類(lèi)檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個(gè)月整理好,將檔案內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊(cè)后歸檔。

(二)歸檔要求

1、歸檔文件材料由歸檔部門(mén)兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補(bǔ)交。

2、檔案管理人員調(diào)離時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。

六、檔案的借閱

1、公司各部門(mén)查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。

2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的安全、保密和完整負(fù)責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負(fù)責(zé)賠償損失外,應(yīng)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)處理。

七、檔案的鑒定

1、為加強(qiáng)對(duì)有價(jià)值的文件材料的保護(hù)和管理,對(duì)保管期限已滿的各類(lèi)檔案,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的鑒定工作。

2、檔案的鑒定工作,必須堅(jiān)持全面的、歷史的觀點(diǎn),認(rèn)真估計(jì)檔案的價(jià)值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對(duì)不再有保存價(jià)值的過(guò)期檔案進(jìn)行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長(zhǎng)保存年限。

3、對(duì)某些檔案材料是否銷(xiāo)毀沒(méi)有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉(cāng)促銷(xiāo)毀。

4、鑒定時(shí),應(yīng)將處理意見(jiàn)報(bào)分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上登記,銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)立卷長(zhǎng)期保存。