公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

一、 文書處理程序：

目 的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》

（__字[ ]第111號）

附 件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補(bǔ)充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》

（一） 收文：

1、 上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

2、 綜合辦收到文件后，應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、 文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。

4、 文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。

5、 涉及幾個部門合辦

（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。

6、 嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級上報，嚴(yán)肅處理。

（遞送，不得拖延。

4、 公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、 辦公設(shè)備及用品使用程序：

范 圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi)，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》

（__字[ ]第125號）

1、 辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。

2、 辦公設(shè)備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。

3、 辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺帳。

4、 辦公設(shè)備報廢需由綜合辦會同財務(wù)部共同確認(rèn)，殘體由綜合辦處置。

5、 辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。

6、 辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。

7、 辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。

9、 綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進(jìn)行辦公用品的購置，并將采購物品分類進(jìn)帳。

五、 圖書購置、借閱程序：

1、 圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計(jì)劃，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購置。

2、 購置圖書后，購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務(wù)部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。

3、 圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進(jìn)行圖書資料的登記。

4、 綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、 借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、 信息傳遞程序：

1、 公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。

2、 對于總公司下行的信息

（包括fa__ 、e-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、 各部室要認(rèn)真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時傳達(dá)到有關(guān)部門和人員，并及時處理有關(guān)事項(xiàng)。

4、 各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進(jìn)行。

5、 公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理，做到件件有落實(shí)，事事有回音。