辦公大樓房屋檔案建立管理規(guī)范

辦公大樓房屋檔案的建立與管理

檔案資料的分類(lèi):

1.辦公樓檔案資料包括:建筑產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料;規(guī)劃批準(zhǔn)文件;規(guī)劃總平面圖;道路規(guī)劃圖;縱向規(guī)劃圖;綠地規(guī)劃圖;詳細(xì)規(guī)劃說(shuō)明書(shū);環(huán)境評(píng)價(jià)書(shū);辦公樓購(gòu)、租房業(yè)主和用戶(hù)的資料、狀況等;

2.辦公樓工程、公建檔案資料包括:辦公樓竣工和相關(guān)資料、土建結(jié)構(gòu)、平、立、剖圖;供水、供熱平面系統(tǒng)圖;電氣系統(tǒng)圖;地下管網(wǎng)圖;市政設(shè)施管網(wǎng)綜合規(guī)劃圖;人防布置及結(jié)構(gòu)圖等;

3.辦公樓設(shè)備檔案資料包括:各類(lèi)設(shè)備設(shè)施保修及售后服務(wù)合同、出廠(chǎng)說(shuō)明書(shū)及附帶的圖紙、資料等。

檔案資料的交接:

1.物業(yè)管理中心參照建設(shè)部建材(1991)第69號(hào)《房屋接管驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)大廈交接驗(yàn)收。

2.物管中心辦公室和物業(yè)管理部負(fù)責(zé)同開(kāi)發(fā)商相關(guān)部門(mén)進(jìn)行辦公樓檔案資料的交接工作。

3.物管中心工程部負(fù)責(zé)同開(kāi)發(fā)商相關(guān)部門(mén)進(jìn)行辦公樓工程、公建檔案資料和設(shè)備檔案資料的交接。

4.物管中心對(duì)交接的檔案資料要一一登記注冊(cè),記錄在交接驗(yàn)收單上。交接驗(yàn)收單一式兩份由雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后各自歸檔保存。

5.物管中心對(duì)辦公樓的各類(lèi)檔案資料,按照檔案管理規(guī)定分類(lèi)歸檔,妥善保管。

檔案管理:

1.在物業(yè)管理中心成立后,將立即建立zz海關(guān)辦公樓工程資料檔案,將通過(guò)產(chǎn)權(quán)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等處接收到的完整的zz海關(guān)辦公樓檔案資料建檔保存。

2.zz海關(guān)辦公樓入住后建立的用戶(hù)檔案屬于物業(yè)管理中心要建立的重要資料檔案,內(nèi)容包括客戶(hù)資料,客戶(hù)資料變化情況等。

3.日常管理資料檔案,包括:公用設(shè)備設(shè)施檔案、財(cái)務(wù)檔案、員工個(gè)人檔案、客戶(hù)意見(jiàn)調(diào)查表、服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、保修記錄、客戶(hù)投訴記錄及處理情況、重大事件等,以科學(xué)、完善地記錄zz海關(guān)辦公樓的日常管理工作。

4.在檔案資料的保管方面,物業(yè)管理中心將本著安全、完整、保密、方便查閱的原則,專(zhuān)人專(zhuān)柜保管,制定完善管理、查閱制度,確保不丟失、不泄密。

檔案目錄

1.物業(yè)接管資料;

2.專(zhuān)業(yè)化管理資料;

3.業(yè)主資料;

4.委托合同;

5.各項(xiàng)管理制度;

6.人員素質(zhì)與培訓(xùn);

7.房屋管理及維修養(yǎng)護(hù);

8.設(shè)備管理;

9.環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理;

10.市政公用設(shè)施管理;

11.治安保衛(wèi)管理;