某物業(yè)公司收費管理規(guī)范

物業(yè)公司收費管理規(guī)范

1、目的

加強公司內(nèi)部控制,規(guī)范公司的收費行為,保證公司資金安全,維護公司利益,保護好公司員工。

2、適用范圍

適用于公司各一線管理處、經(jīng)營業(yè)務口。

3、職責

公司財務管理部負責督促、檢查各管理處、經(jīng)營業(yè)務口遵守資金方面相關法律法規(guī)、規(guī)章制度及執(zhí)行情況。

4、內(nèi)容

4.1崗位分工

除出納人員以及授權的收款員、值班收費人員以外,任何人不得經(jīng)手現(xiàn)金。

出納員:

負責現(xiàn)金的日常管理,并對收款員和值班收費人員的工作進行監(jiān)督。

建立收據(jù)、發(fā)票的領用、發(fā)放、繳銷記錄,繳銷前詳細標明每本票據(jù)的開出份數(shù),作廢份數(shù),起訖時間,收款總金額(分現(xiàn)金、支票),與上繳公司的金額是否相符,確保錢、單相符。 (適用無會計或會計助理的項目)

公司出納負責與項目出納款項的交接。

收款員(值班收費人員)主要包含前臺收費人員、車輛崗安全員、**會所收銀員、吉普吧收銀員、家政班長。

收款員負責業(yè)務口資金的直接收取、繳交以及票據(jù)領用,繳交。

出納員、收款(費)員應具有高技能鑒別假鈔真?zhèn)文芰?一旦收取假鈔后果自負;公司應為收款員配備必要的驗鈔設備。

票據(jù)管理員:票據(jù)管理員由公司財務管理部會計兼任。票據(jù)管理員負責:

公司票據(jù)的購進;

票據(jù)保管;

票據(jù)注銷;

票據(jù)稽核檢查;

**會計助理兼任漢口區(qū)域票據(jù)的領用、保管及注銷。

辦理收款業(yè)務的人員必須具備良好的職業(yè)道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀守法,客觀公正。收款人員不得挪用或侵占公司錢款,一經(jīng)查實,公司將予以嚴肅處理,并視情節(jié)嚴重,保留向司法機關起訴的權利。

收款崗位人員根據(jù)公司具體情況進行崗位輪換。

財務管理部定期(每季度)對資金業(yè)務經(jīng)辦人員進行相關制度和崗位職責的培訓,保證所有人員確認已接受培訓并清楚國家、集團、公司的財務制度和個人的職責。

4.2票據(jù)管理

公司對各項收費的管理和控制是以票據(jù)的管理和控制為基礎的,主要責任部門為公司財務管理部,公司目前的票據(jù)主要包含服務業(yè)統(tǒng)一發(fā)票、停車場專用定額發(fā)票、餐飲定額發(fā)票企業(yè)統(tǒng)一收據(jù),公司內(nèi)部各種代用券(如游泳卡、餐卡)等。

票據(jù)環(huán)節(jié)控制

a票據(jù)的購進:必須由財務管理部的票據(jù)管理員憑《發(fā)票領用證》統(tǒng)一到稅務部門購進稅務票據(jù)、內(nèi)部代用券則到指定廠家印刷,購進回來的票據(jù)由公司票據(jù)管理員統(tǒng)一保管,并登記造冊,票據(jù)管理員必須對票據(jù)嚴格管理,對其安全性負責。

b.票據(jù)的領用:漢口區(qū)域的票據(jù)領用由**管理處出納統(tǒng)一到公司票據(jù)管理員辦理登記領取手續(xù),武昌區(qū)域的票據(jù)領用由使用部門統(tǒng)一到公司票據(jù)管理員辦理登記領用手續(xù)。票據(jù)管理員應根據(jù)收費崗位情況掌握發(fā)放的數(shù)量及品種,一次一般不超出一個月的用量,并采用以舊換新制度。漢口區(qū)域的票據(jù)使用部門統(tǒng)一到**管理處出納領取,一次一般不超過兩個星期的用量。

c.票據(jù)的保管:包括未使用票據(jù)及票據(jù)的存根;各收費崗位的零散票據(jù)及出納庫存票據(jù)的保管;對使用完的票據(jù)存根,必須與公司票據(jù)管理員結(jié)算,統(tǒng)一由公司票據(jù)管理員保管,各收費崗位不應自存自留,對正在使用或尚未使用的票據(jù),按誰領用誰負責處理,應視同現(xiàn)金、存放于最安全的地方。

d.票據(jù)的填寫:公司任何一項收費都必須出示正式票據(jù)與客戶,任何人或部門利用非公司財務監(jiān)控的票據(jù)對外進行收費,都是公司財務制度不允許的,其責任由當事人或部門責任人承擔。票據(jù)的填寫必須做到內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準確,字跡工整,手續(xù)要齊備,一次性頂格填寫,任何票據(jù)都不得外借或填寫與公司收費無關的內(nèi)容。對于通過銀行托收收款需開具發(fā)票的,應在發(fā)票備注欄中注明'銀行托收'。

e票據(jù)稽核檢查:財務管理部及各收費崗位的部門負責人應對各收費開票崗位認真進行督促、檢查、內(nèi)容包括'票據(jù)'的填寫情況、保管情況、安全情況等。

4.3收費環(huán)節(jié)的控制規(guī)定

主要是指收費的環(huán)節(jié)、收費的標準、收費減免的控制。公司重申任何部門,任何人收到現(xiàn)金或支票(支票需到帳),或者轉(zhuǎn)帳的收入必須開具公司的正式收據(jù)或發(fā)票給客戶;對外或?qū)?nèi)發(fā)放的任何代用券(如用餐卡、游泳券等)必須到財務登記,并蓋發(fā)票專用章。這是公司控制收入的核心環(huán)節(jié),公司所有人員必須認真執(zhí)行,如有違反,公司將予以嚴肅處理,各部門責任人要監(jiān)督本部門人員和業(yè)務人員執(zhí)行。

a.收費環(huán)節(jié)上控制:有標準(明碼)的按標準,有計算依據(jù)的按依據(jù)收費。各收款管理人員必須按照批準后的明碼標價的價格進行收取。嚴禁向客戶多收取或少收取。

b.收費標準的控制:各部門的收費項目必須進行測算、報批、公布,做到明碼收費,對暫無明碼的收費應由當事人與部門經(jīng)理根據(jù)情況確定并及時知會財務管理部,對經(jīng)常發(fā)生或數(shù)額較大的報公司領導審定。

c.收費減免的控制:

城市花園吉普吧、**會所以及管理處中介項目考慮到靈活經(jīng)營的需要,部門負責人有20%以內(nèi)折扣的權利。部門負責人進行折扣后必須形成備案交予財務管理部,超出上述限額必須提前報公司財務管理部和總經(jīng)理審批。對于其他項目,有明碼標價或公司經(jīng)常性收費為公司主要經(jīng)營收入,公司各部門、管理處任何人都無權減免,如遇十分意外,必須報公司財務管理部和總經(jīng)理審批?？蛻暨`約金的減免可見相關規(guī)定。

d.收費項目的報批

公司各部門(管理處)必須對本部門新發(fā)生收費項目必須填寫專門表格報公司會簽。

4.4收費結(jié)算的管理規(guī)定

a、結(jié)算的起點和時間:每一個收費崗位或人員每天必須與管理處財務出納結(jié)算一次,同時如收費人員無保險柜的,應將錢款寄存公司出納處或送存銀行,有保險柜的人員現(xiàn)金超過2000元的也應交公司出納處或送存銀行。管理處出納每周三與公司本部出納結(jié)算一次.

b、結(jié)算地點:財務管理部根據(jù)公司實際情況和便于結(jié)算,設置2名出納員,負責各個收款崗位的工作:城市花園出納(目前公司本部出納兼)負責與城市花園各收費崗位人員結(jié)算;**出納負責與**及漢口區(qū)域各收費崗位人員結(jié)算,公司本部出納負責與各管理處出納人員的費用結(jié)算。

c、結(jié)算事項:各收費崗位對填的票據(jù),當時只能撕下發(fā)票聯(lián)或收據(jù)聯(lián)交給客戶,記帳聯(lián)及存根聯(lián)交出納結(jié)算時,由出納核對后(出納所填寫票據(jù)則由其它人員核對),再將記帳聯(lián)撕下用于會計記帳,存根聯(lián)不動,并根據(jù)結(jié)算情況,同時填寫《現(xiàn)金繳收記錄單》,雙方簽字認可;如果錯開票據(jù),則將所有聯(lián)保留并作廢,并另開一份。各管理處的收款人

員與出納、出納與公司財務管理部的款項交接必須以票據(jù)的領用及核銷為依據(jù),并由收款方開具收據(jù)或在收款日報表上簽收。收款日報表必須詳細列明收款金額、收款日期、收款票據(jù)號等內(nèi)容。

d、收費記帳:出納在與各收費人員結(jié)算后,及時將錢款保存好或送存銀行,并將《繳款記錄單》及記帳聯(lián)等單據(jù),傳遞至會計記帳,如無特殊情況,會計人員必須在當月內(nèi)填寫記帳憑證并登記入帳(電腦)。各收銀員應及時將現(xiàn)款送到銀行或交公司出納,每天進行日報表的結(jié)算。

4.5 **會所收款結(jié)算規(guī)定

由于**會所業(yè)務日趨頻繁,消費筆數(shù)多,金額小,具有較多的特殊性,為了加強這方面的管理,確保公司現(xiàn)款的安全,特提出如下幾點要求:

a.客戶至**會所進行消費時,首先到各活動項目的總臺登記并由總臺填制活動登記單。

b.總臺根據(jù)客戶活動登記單的消費情況結(jié)算收費,如遇客戶需要發(fā)票時,開具公司的統(tǒng)一發(fā)票。

c.每天營業(yè)結(jié)束時,將當天營業(yè)款存入**會所的保險柜內(nèi),并于第二天下班前定時與**管理處出納結(jié)算,并對未開正式發(fā)票部分營業(yè)款開具發(fā)票。

d.所有活動登記單的印制,領用、結(jié)存、退回必須由公司財務登記、監(jiān)管。

e.**管理處出納必須加強對各總臺(收銀臺)的監(jiān)管(如活動登記單的填制情況及是否按單收費及發(fā)票的開具情況等)。

4.6食堂收款結(jié)算補充規(guī)定

食堂收款分為公司內(nèi)部客戶和外部客戶。

4.6.1 食堂內(nèi)部客戶是指物業(yè)公司在冊員工(包含試用期人員)。其余就餐人員為外部客戶。(包含地產(chǎn)公司人員)。

4.6.2 **食堂內(nèi)部餐券統(tǒng)一由管理處出納統(tǒng)一發(fā)售,城市花園食堂內(nèi)部餐券由城花管理處出納統(tǒng)一發(fā)售。周六、周日不予以出售餐券。

4.6.3 食堂內(nèi)部餐券由公司負責統(tǒng)一制作,在物業(yè)公司的食堂可以通用。出售完餐券,必須向買餐卡人員開具收據(jù)。管理處項目人事行政部門負責人為食堂直接對外出售餐券的負責人,人事行政部門負責人可以授權食堂工作人員進行出售餐券。劃票員為內(nèi)部員工劃票后才能提供餐券,食堂工作人員見餐券后才能為對方提供飯菜。詳細規(guī)定可以參考食堂內(nèi)部管理規(guī)定。

4.6.4食堂收款員繳交款項以及票據(jù)每周不得少于兩次。

4.7車輛崗收款結(jié)算補充規(guī)定

4.7.1車輛崗安全員兼任車輛收款員。項目負責人為項目車輛崗收款負責人,承擔項目收款的直接責任。項目負責人可以授權安全班長負責車輛崗票據(jù)的領用、繳交、注銷以及錢款的繳交。車輛崗收款負責人或授權負責人不得經(jīng)辦現(xiàn)場現(xiàn)金收款。

4.7.2 車輛崗的收款負責人在票據(jù)的派發(fā)、收繳、注銷以及錢款的收繳、上繳必須做好內(nèi)部的交接記錄。

4.7.3車輛崗收款員在每一班交接班時務必在《安全員交接班記錄表》上詳細記錄車輛票據(jù)的起迄號碼,本崗的開具票據(jù)的起迄號碼、貨幣金額。雙方交接人必須在記錄本上簽字。

4.6.4車輛崗收款負責人繳接款項以及票據(jù)每周不得少于兩次。

4.8有償服務收款結(jié)算補充規(guī)定

4.8.1本規(guī)范的有償服務,特指家政保潔、家政維修上門服務類、租賃中介。

4.8.2 有償服務的派工單必須接受財務管理部的監(jiān)督控制,有償服務的派工單必須在財務管理部領用、登記、注銷。

4.8.3在提供有償服務中,安排工作、提供服務、收費三項工作是不相容崗位,不得由一人辦理其中兩項或以上的業(yè)務。工作安排即下發(fā)家政服務單由管理處前臺進行安排,提供服務由家政服務員完成,收費工作確定由家政服務班長來操作。家政班長收費后當日須及時將款項交給管理處前臺工作人員。

4.8.4在有償服務回訪中,必須包含對收費金額的回訪。

4.8.5在有償服務中,工作人員不得接受客戶小費或禮品。在特殊情況下若有發(fā)生須及時向上

級領導和財務管理部匯報。

4.8.6租售業(yè)務經(jīng)辦人不得經(jīng)手現(xiàn)款。

4.9 收款保管

4.9.1各管理處取得的貨幣資金收入必須及時入賬,不得私設'小金庫',不得賬外設賬,嚴禁收款不入賬。嚴禁'白條'抵充庫存現(xiàn)金,更不得挪用現(xiàn)金。

4.9.2各管理處以現(xiàn)金方式獲取的收入,應及時送存銀行,原則上應當天送存。在銀行營業(yè)時間結(jié)束后收進的現(xiàn)金,應當采取妥善保管措施,于第二天送存銀行。

4.9.3各管理處的業(yè)務部門在業(yè)務活動中收取的現(xiàn)金必須及時上交出納處,不得自行用于任何開支。

4.9.4 收款員每日營業(yè)終了,將款項交管理處出納,非工作時間收款于第一個工作日上班前兩小時交出納處。不能及時交給出納或存入銀行的現(xiàn)金,收款員應存入管理處指定的保險柜,嚴禁私自存放。管理處必須采取措施保證保險柜的安全和正常使用。

4.9.5對于現(xiàn)金和各種有價代用券,經(jīng)辦人要確保其安全和完整無缺,因保管責任造成的短缺,當事人要負賠償責任。

4.9.6公司及管理處的財務保險柜由出納保管,嚴禁與其他部門或人員共用財務保險柜。出納必須嚴守保險柜密碼;保險柜鑰匙由出納妥善保管,不得隨意亂放或任意轉(zhuǎn)交他人。

4.9.7財務保險柜內(nèi)不允許存放私人物品(含現(xiàn)金及其它物品),也不允許存放代業(yè)主保管的現(xiàn)金及物品。確需承辦代業(yè)主保管現(xiàn)金及物品業(yè)務的,應單獨使用專門的保險柜。

4.10 收款監(jiān)督檢查

4.10..1財務管理部為收款業(yè)務的監(jiān)督部門,財務管理部有權對各收費崗位及收款人員進行定期或不定期的檢查。

4.10.2公司財務管理部門應每季度至少一次對下屬各部門的資金收、付款情況進行全面檢查,以確保各項財務制度全面得到執(zhí)行,款項及時回收入賬。公司財務人員每月至少一次對部門各收費點進行突擊檢查并保留有記錄。收費現(xiàn)場必須保證票款相符。

4.10.3監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括:

票據(jù)的保管情況。重點檢查票據(jù)的購買、領用、保管、核銷手續(xù)是否健全,票據(jù)保管是否存在漏洞。

收款業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在收款業(yè)務不相容職務混崗的現(xiàn)象。

檢查是否存在未經(jīng)審批的隨意多收、少收費用、減免的情況。

4.10.4對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的收款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié),應當采取措施,及時加以糾正和完善。

5、生效日

此制度自公布之日起試運行。

6、解釋權

此規(guī)范的解釋及修訂權歸公司財務管理部。

6、存檔記錄