置業(yè)公司費用管理規(guī)定
置業(yè)公司費用管理規(guī)定
一、管理范圍
1、本規(guī)定所指'費用'是指辦公行政性費用。
2、本規(guī)定所指'管理'是指對上述費用的基礎原則、費用分類、費用定額、預算編審、費用分攤、結算考核和統(tǒng)計報表等項工作。
二、管理模式
1、歸口管理:即公司行政辦公所涉及及實物管理和費用管理的日常工作總經(jīng)辦負責。
2、雙向管理:即實物管理和費用管理并舉,建立雙管齊下的雙向管理體系。
3、分類管理:即依據(jù)各項辦公行政費用開支內(nèi)容、方式的不同,對實物和費用進行合理的統(tǒng)計分類,并建立健全相應的統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析等基礎工作,實行分類管理。
4、定額管理:即從實際出發(fā),對部分行政費用支出項目實行定額管理制度,超額扣款,節(jié)約歸公。
5、預算管理:即在保障日常經(jīng)營管理工作需要的前提下、在上述管理的基礎上,厲行節(jié)約、節(jié)耗增支,建立和推行行政費用支出預算管理制度。
6、監(jiān)督管理:即實行控制預算總額、審批報銷一支筆的監(jiān)控制度。
三、費用分類
1、房租、空調(diào)費:即公司辦公租房、其它工作租房等的合同租金額。
2、植物租賃費:即公司辦公場地和其它工作租房的植物租賃合同租金額。
3、水費:即在公司辦公地點發(fā)生的自來水費。
4、電費:即在公司辦公地點發(fā)生的電費。
5、實物資產(chǎn)費;即非消耗性辦公用品的購置金額。
6、車輛使用費:即公司購置車輛的辦證費、保險費、車船稅、養(yǎng)路費、汽油費(包括包干的油料費)、
維修保養(yǎng)費、停洗過路費、車輛用品費等日常使用費。
7、通訊費:即在公司辦公地點發(fā)生的固定電話、傳真電話費用。
8、裝修制作費:即對外訂制的辦公隔斷、房屋裝修、標牌、標識、像框等制作加工費。
9、人事管理費:即公司為人力資源管理、勞資管理發(fā)生的如招聘廣告、招聘入場、合同鑒證、證書
等費用。
10、職工活動費:即公司組織職工旅游、聚餐等活動費用。
11、禮品費:即在節(jié)假日或平時等發(fā)生的對外饋贈性禮品、食品、物品等費用。
12、員工餐費:在工資以中補貼的形式發(fā)放,按崗位工作性質(zhì),均按6元/餐的標準補貼。
13、低值易耗品費:
(1)辦公用品費:公司各部門發(fā)生的專用辦公用品費,如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機、修正液等;
(2)辦公耗材費:公司各部門辦公電腦設備所需的易耗材料費用,如復印機、打印機加粉、購買硒鼓、墨盒、各種色帶等等;
(3)文印制作費:即外送制作、裝裱發(fā)生的費用,如信箋、信封、表單、單據(jù)、宣傳品、名片、紙杯及在外復印、在外裝訂等費用;
(4)電腦用品費:即公司辦公所發(fā)生的電腦耗品費,如軟盤、光盤、鼠標、軟驅(qū)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡等;
(5)其它用品費:即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品費。
14、維修費:公司內(nèi)辦公家具、辦公設備、照明等的各項維修費用,如辦公桌、復印機、開關等的維修;
15、郵遞費:公司對外發(fā)送快遞、郵寄物品等所需的費用。
16、其它費用:即以上十五項費用不能包含的其它費用。
四、費用定額(需會同財務部修訂)
(一)辦公用品領用定額:
辦公用品的領用嚴格按照預算進行。
(二)月度車輛費用定額:
說明:如若定額車輛的汽油費因工作原因造成超額,請出示相關的依據(jù),例如派車登記、里程記錄等等。定額以季度核算,如超過定額,其超額部分由管理責任人負擔,統(tǒng)計匯總后在其工資中扣減。
(三)通訊費用定額:
1、固定直撥電話(含傳真):
序號
電話號碼
使用部門
主要責任人
月度話費定額標準(元)
備注
1
2
3
4
2、分機電話
序號
分機號碼
使用部門
主要責任人
月度話費定額標準(元)
備注
2
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
凡月度使用金額超過定額標準的,由使用部門或使用人承擔超支部分費用。
五、預算編審
(一)編制依據(jù):
1、上月末庫存情況。
2、本月人員增減、購置申請和預計情況。
3、各項定額和總控指標。
(二)編制口徑:
1、預算內(nèi)支出和預算外支出:
(1)'預算內(nèi)支出':指每月底經(jīng)集團總裁審批的預算方案。
(2)'預算外支出':指在執(zhí)行每月預算內(nèi)支出方案過程中,新出現(xiàn)并經(jīng)審批人審批同意支出的項目和金額。
2、固定費用和變動費用:
(1)'固定費用':指在一定時期(半年以上)內(nèi)、支出項目的內(nèi)容、性質(zhì)和金額都不發(fā)生變化的費用。在本規(guī)定中的'費用分類'中的房租空調(diào)費、植物租賃費兩項。
(2)'變動費用':指在每一月度都可能隨影響因素發(fā)生項目和金額變化的費用。在本規(guī)定中的'費用分類'中除固定費用以外其它類別的費用。
3、定額費用和非定額費用:
(1)'定額費用':指經(jīng)公司審定須確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費用。
(2)'非定額費用':指無法確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費用。在本規(guī)定中的'費
用分類'中除上述定額費用外的費用。
(三)編制方法
按上述'費用分類'列明細表逐一預算,使用規(guī)范的'行政費用預算/購置明細表'中的'預算'欄。表中的'項目名稱'必須明細,'庫存量'必須準確,'數(shù)量'必須精打細算,'單價'必須符合實際,'備注'應列出變動費用增減變化的主要原因、分攤費用的比例、固定費用所占的比例以及其它應注明的口徑。
(四)審批流程
六、費用結算
1、結算時間:每月月初10個工作日前結算上月費用。
2、結算方法:代付費用的公司每月底列出兩公司本月所發(fā)生的共同費用清單,注明費用名稱、費用總額,由授權批準人簽字后送應承擔費用公司的會計,兩公司以支票或掛帳方式進行結算。
3、往來帳的對帳工作:每月的往來帳應于次月5日之前核對完畢。
4、各公司各部門在日常支出、開據(jù)發(fā)票、審核單據(jù)時,應盡量分清受益單位,以正確歸集行政管理費用、簡化核算手續(xù)。
七、結算監(jiān)控
1、發(fā)票開據(jù):所有發(fā)生的行政性費用在開具發(fā)票時,均須標明發(fā)生費用的公司;分攤費用應計算出分攤額后分別開據(jù)發(fā)票,以便正確歸集費用和財務核算。
2、報銷辦法:報銷人需按財務規(guī)范粘貼報銷單據(jù)、填寫費用報銷單、審查簽字、審批簽字,即可在出納處報銷。
3、財務監(jiān)控:財務部應按同口徑建立公司行政費用支出臺帳;行政費用借款時,應審查預算內(nèi)或預算外支出方案和審批依據(jù);行政費用報銷時,應審查支出項目、金額是否符合審批預算。如不符時,應請行政人事部說明原因或提供必要依據(jù)。
八、統(tǒng)計報表
1、根據(jù)公司統(tǒng)一制定的規(guī)范表單認真進行行政管理表單、臺帳的登記和統(tǒng)計工作,并存檔保管。
所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)應既有發(fā)生的數(shù)量又有發(fā)生的金額。
2、每月必須編制月度行政費用統(tǒng)計報表;年度行政管理匯總表,并及時上報公司分管領導及總經(jīng)理、董事長。
3、月度行政費用報表應進行綜合分析,分析要點是:同上月比的預算費用比較分析和因素分析、同上月和當月預算比預算執(zhí)行情況比較分析和因素分析、變動費用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。
4、每月上報的統(tǒng)計報表及附件有:行政費用預算/購置明細表、行政費用支出分類匯總統(tǒng)計表、車輛費用支出明細表、通訊費用支出明細表、辦公用品庫存盤點明細表以及統(tǒng)計綜合分析報告。
