正大房地產(chǎn)公司收文管理規(guī)定

河口房地產(chǎn)公司收文管理規(guī)定

1、凡公司工作文件(非私人文件)均由行政助理登記簽收、拆封。

2、收文類型包括文檔文件、傳真文件、電子文件、郵件、信件等。

3、前臺(tái)接待在簽收和拆封時(shí),需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

4、部門文員在收到文件后,按收文進(jìn)行編號(hào)1小時(shí)內(nèi)發(fā)副總經(jīng)理閱簽,由副總經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì),確定傳閱人和文件密級(jí)。

5、副總經(jīng)理閱批后的收文,交還部門文員按文件標(biāo)注傳閱人和文件密級(jí)要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)分送相關(guān)部門傳閱和承辦,文件傳閱完畢后,按收文進(jìn)行歸檔。

6、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶離公司,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

7、閱文時(shí)未經(jīng)允許不可復(fù)印文件或抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確因工作需要,須辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

8、行政部對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)1小時(shí)內(nèi)指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得副總經(jīng)理同意后,方可復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。