酒店賓館銷售部資料管理規(guī)定

酒店(賓館)銷售部資料管理規(guī)定

(1資料管理內(nèi)容:銷售部在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中,需要使用和接觸的資料很多,主要包括賓館基本情況介紹、宣傳小冊(cè)子、餐飲促銷資料、房?jī)r(jià)表、往來(lái)電傳、傳真、信件、協(xié)議書、客戶檔案、重點(diǎn)客戶檔案、各種報(bào)表、銷售訪問(wèn)報(bào)告表等等。為了提高工作效率,適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),應(yīng)搞好資料管理。

(2資料分類:可分為:宣傳資料類;經(jīng)營(yíng)表格類;協(xié)議書類;內(nèi)部通知、文件類;客戶檔案類;重點(diǎn)客戶檔案類;其它。

(3建立資料檔案:銷售部應(yīng)有專門的資料檔案柜,檔案柜應(yīng)選用抽屜式檔案柜,由內(nèi)勤負(fù)責(zé)建檔。

舉例:

(3.1重點(diǎn)客戶檔案內(nèi)容包括:公司名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人姓名、生日、特殊愛(ài)好、禁忌等。

(3.2潛在客戶檔案內(nèi)容包括:公司名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人姓名、生日、個(gè)人愛(ài)好、拜訪次數(shù)、拜訪結(jié)果、需求和要求等。

(4資料的保管和使用:公用資料,不涉及保守商業(yè)機(jī)密的資料,如宣傳冊(cè)、內(nèi)部報(bào)表等,銷售經(jīng)理可以領(lǐng)取、保管和使用;協(xié)議書等文件必須由內(nèi)勤保管,本部門人員查閱在當(dāng)天必須歸還,不得帶出辦公室;外部門人員借閱有關(guān)資料,須本部門經(jīng)理認(rèn)可,并辦理借閱手續(xù),重要資料必須當(dāng)晚歸還。

(5資料的銷毀、處置:按賓館相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。