公司以實(shí)物抵業(yè)務(wù)款管理規(guī)定

xx國(guó)際南方大區(qū)財(cái)務(wù)管理制度實(shí)施細(xì)則

--公司有關(guān)以實(shí)物抵業(yè)務(wù)款的管理規(guī)定

基于公司業(yè)務(wù)規(guī)模日益發(fā)展擴(kuò)大的過(guò)程中,經(jīng)常出現(xiàn)需要以實(shí)物沖抵業(yè)務(wù)款項(xiàng)的情況。為了更好地規(guī)范以實(shí)物抵業(yè)務(wù)款項(xiàng)發(fā)生的行為與管理,特制訂以下規(guī)定。

一、適用原則:

允許以實(shí)物抵業(yè)務(wù)款項(xiàng)的情況有以下三種:一是因公司在經(jīng)營(yíng)發(fā)展、業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中確有對(duì)相關(guān)產(chǎn)品的實(shí)際需求(如公司進(jìn)行基建時(shí)需要空調(diào)等電器產(chǎn)品,或是因業(yè)務(wù)擴(kuò)展需要購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等);二是在公司業(yè)務(wù)發(fā)生后出現(xiàn)了客戶無(wú)法以貨幣方式支付業(yè)務(wù)款項(xiàng)的情況;三是在新業(yè)務(wù)拓展初期或業(yè)務(wù)淡季臨時(shí)補(bǔ)版(補(bǔ)時(shí))的情況。對(duì)于以上三種情況應(yīng)采用不同的審批流程。

1、所抵實(shí)物必須保證產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)良,產(chǎn)品證明文件及相關(guān)手續(xù)齊全,且實(shí)物提供方必須對(duì)抵換的產(chǎn)品提供保修等售后服務(wù),并保證抵換的產(chǎn)品享有與其它相同的市場(chǎng)零售產(chǎn)品完全一致的其它各項(xiàng)服務(wù)。

2、在以實(shí)物抵業(yè)務(wù)款的過(guò)程中,負(fù)責(zé)確定實(shí)物參考價(jià)格的部門(mén)是公司的實(shí)物(資產(chǎn))管理部門(mén)。(如硬件技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)備如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等抵換品價(jià)格的確定;行政部負(fù)責(zé)基建類(lèi)、耗材類(lèi)產(chǎn)品如辦公桌椅、硒鼓、墨粉等抵換品價(jià)格的確定)

3、參考價(jià)格有兩組,一組為相同產(chǎn)品的市場(chǎng)最低零售價(jià),一組為相同產(chǎn)品的市場(chǎng)批發(fā)價(jià),原則上價(jià)格的確定以市場(chǎng)批發(fā)價(jià)為準(zhǔn),不得高于市場(chǎng)最低零售價(jià)。如果實(shí)物屬稀有物,即不易找到完全相同產(chǎn)品進(jìn)行比較,則可根據(jù)同類(lèi)型且功能最為相近的產(chǎn)品價(jià)格來(lái)確定抵換價(jià)格,但此時(shí)應(yīng)允分考慮到產(chǎn)品因售后服務(wù)等原因帶來(lái)的使用風(fēng)險(xiǎn),適當(dāng)根據(jù)實(shí)際價(jià)格給予下調(diào)。

4、根據(jù)各種情況最終確定的實(shí)物價(jià)值,即為沖抵業(yè)務(wù)款收入的金額,且等于實(shí)物入庫(kù)價(jià)格及出庫(kù)價(jià)格。

5、實(shí)物管理部門(mén)(硬件技術(shù)部或行政物業(yè)中心)應(yīng)有專人監(jiān)督所有以抵換方式進(jìn)入公司的產(chǎn)品的使用情況,并在每月底進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總;如在使用中出現(xiàn)質(zhì)量等問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)與原負(fù)責(zé)抵換的業(yè)務(wù)人員聯(lián)系維修或調(diào)換,必要時(shí)需由其直接領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助完成此項(xiàng)工作;對(duì)于在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)確實(shí)存在質(zhì)量問(wèn)題的實(shí)物,相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有責(zé)任協(xié)助實(shí)物管理或使用部門(mén)修繕或更換,否則公司將核扣相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的有關(guān)折抵收入。

二、實(shí)物抵業(yè)務(wù)款的申請(qǐng)、審批流程:

1、 第一種情況: 因公司實(shí)際需要進(jìn)行的實(shí)物抵款業(yè)務(wù),審批流程如下:

1)相應(yīng)部門(mén)提出對(duì)某種產(chǎn)品需求的書(shū)面報(bào)告,按公司支出審批規(guī)定報(bào)批,由公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁終審。

2)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁如認(rèn)為可以用公司的現(xiàn)有產(chǎn)品或服務(wù)(如廣告、軟件、常規(guī)研發(fā)報(bào)告等)形式進(jìn)行交換的,可將意見(jiàn)轉(zhuǎn)至相關(guān)利潤(rùn)中心總經(jīng)理,由能要求客戶提供可抵產(chǎn)品或服務(wù)的業(yè)務(wù)部門(mén)與有產(chǎn)品需求的部門(mén)進(jìn)行溝通,并由部門(mén)經(jīng)理安排業(yè)務(wù)人員在要求的期限內(nèi)負(fù)責(zé)抵換事宜的聯(lián)系,提出抵換方案。

3)客戶方接受抵換產(chǎn)品或服務(wù)的方案,可提出相應(yīng)的供貨方案(方案中包括但不限于以下內(nèi)容:產(chǎn)品品牌、型號(hào)、數(shù)量、供貨價(jià)格、供貨時(shí)間、服務(wù)政策等)。

4)供貨方案經(jīng)產(chǎn)品需求部門(mén)或?qū)嵨锕芾聿块T(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,業(yè)務(wù)部可與客戶簽訂相應(yīng)的業(yè)務(wù)合同(互抵協(xié)議),并安排實(shí)物運(yùn)送。

5)實(shí)物送至公司時(shí),須由需求部門(mén)會(huì)同實(shí)物管理部門(mén)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、包裝情況等各方面進(jìn)行檢驗(yàn),如有必要可開(kāi)箱驗(yàn)貨。如符合要求,業(yè)務(wù)部可憑實(shí)物發(fā)票、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、保修證書(shū)等資料辦理入庫(kù)手續(xù)(如手續(xù)不全,實(shí)物管理部門(mén)可先將產(chǎn)品入庫(kù)并只打收條,待手續(xù)齊全后再開(kāi)入庫(kù)單);如不符合要求,實(shí)物管理部門(mén)應(yīng)要求負(fù)責(zé)抵換的業(yè)務(wù)人員與供貨方協(xié)商進(jìn)行調(diào)換,經(jīng)檢驗(yàn)合格方可開(kāi)入庫(kù)單。

6)辦理入庫(kù)之后,業(yè)務(wù)人員需認(rèn)真填寫(xiě)《實(shí)物抵業(yè)務(wù)款申請(qǐng)表》,后附購(gòu)貨發(fā)票、入庫(kù)單、業(yè)務(wù)合同(互抵協(xié)議),由利潤(rùn)中心總經(jīng)理及實(shí)物管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審定業(yè)務(wù)部門(mén)的營(yíng)業(yè)收入金額。

7)業(yè)務(wù)人員將《實(shí)物抵業(yè)務(wù)款申請(qǐng)表》及上述附件交至財(cái)務(wù)部,同時(shí)開(kāi)具業(yè)務(wù)發(fā)票并填寫(xiě)支票回收單(注明以實(shí)物形式回收業(yè)務(wù)款)。

2、第二種情況: 因無(wú)法回收廣告款進(jìn)行的實(shí)物抵款業(yè)務(wù),審批流程如下:

1)業(yè)務(wù)發(fā)生后因客戶資金方面原因造成未回款達(dá)兩個(gè)月以上,客戶提出以實(shí)物沖抵業(yè)務(wù)款時(shí),業(yè)務(wù)人員應(yīng)詳實(shí)填寫(xiě)《實(shí)物抵業(yè)務(wù)款申請(qǐng)表》中的各項(xiàng)內(nèi)容,后附客戶的供貨方案(方案中包括但不限于以下內(nèi)容:產(chǎn)品品牌、型號(hào)、數(shù)量、供貨價(jià)格、供貨時(shí)間、服務(wù)政策等)。經(jīng)上級(jí)經(jīng)理核實(shí)確認(rèn)后,交由相關(guān)實(shí)物管理部門(mén)指派專人與業(yè)務(wù)人員共同對(duì)客戶提供的實(shí)物進(jìn)行檢驗(yàn)。如不符合要求或不具可變現(xiàn)價(jià)值,需在客戶經(jīng)營(yíng)(或客戶代理商經(jīng)營(yíng))的其它產(chǎn)品中進(jìn)行選擇,并充分考慮實(shí)物使用后需要客戶提供的后續(xù)服務(wù),且取得全部產(chǎn)品資料。(為安全起見(jiàn),應(yīng)盡可能選擇有較大經(jīng)營(yíng)規(guī)模的品牌產(chǎn)品,防止客戶破產(chǎn)后無(wú)法延續(xù)售后服務(wù)。)

2)如實(shí)物確符合要求,可就實(shí)物價(jià)格及數(shù)量進(jìn)行確定。原則上應(yīng)要求客戶以出廠價(jià)、成本價(jià)或市場(chǎng)最低零售價(jià)為準(zhǔn)給予60%-70%的折扣,如實(shí)物的可變現(xiàn)價(jià)值較低,應(yīng)給予更低的折扣。

3)價(jià)格確定后,業(yè)務(wù)員與客戶簽訂抵換協(xié)議(備忘錄),并安排實(shí)物運(yùn)送。

4)實(shí)物送至公司時(shí),需由實(shí)物管理部門(mén)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、包裝情況等各方面進(jìn)行檢驗(yàn),如有必要可開(kāi)箱驗(yàn)貨。如符合要求,業(yè)務(wù)部可憑實(shí)物發(fā)票、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、保修證書(shū)等資料辦理入庫(kù)手續(xù)(如手續(xù)不全,實(shí)物管理部門(mén)可先將產(chǎn)品入庫(kù)并只打收條,待手續(xù)齊全后再開(kāi)入庫(kù)單);如不符合要求,實(shí)物管理部門(mén)應(yīng)要求負(fù)責(zé)抵換的業(yè)務(wù)人員與供貨方協(xié)商進(jìn)行調(diào)換,經(jīng)檢驗(yàn)合格方可開(kāi)入庫(kù)單。

5)入庫(kù)手續(xù)辦理完畢后,業(yè)務(wù)人員將價(jià)格詳細(xì)填寫(xiě)至《實(shí)物抵業(yè)務(wù)款申請(qǐng)表》中,后附入庫(kù)單、購(gòu)物發(fā)票、互抵協(xié)議等,經(jīng)總經(jīng)理及實(shí)物管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,報(bào)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審定沖抵金額。如用于沖抵的產(chǎn)品價(jià)格已有60%(含)以下的折扣,則可全額沖抵未回款;如產(chǎn)品價(jià)格高于60%折扣時(shí),將根據(jù)具體情況對(duì)未回款金額進(jìn)行一定比例折扣。

6)財(cái)務(wù)部按照公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的比例計(jì)部門(mén)回款額,如有差額則作為壞帳處理。

7)業(yè)務(wù)人員的提成應(yīng)按批準(zhǔn)的回款額計(jì)算,提成比例應(yīng)至少減少至原標(biāo)準(zhǔn)的60%(或以相應(yīng)金額的實(shí)物發(fā)放);已扣業(yè)務(wù)員未回款金額應(yīng)全部返還本人。

3、在新業(yè)務(wù)拓展初期或業(yè)務(wù)淡季臨時(shí)補(bǔ)版時(shí)的第三種情況下,業(yè)務(wù)發(fā)生前客戶提出只能以實(shí)物沖抵業(yè)務(wù)款項(xiàng)時(shí),業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先提交《實(shí)物抵業(yè)務(wù)款申請(qǐng)表》,經(jīng)本部門(mén)直接主管經(jīng)理簽字,報(bào)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審批后。可按第二種情況下的審批流程執(zhí)行。其營(yíng)業(yè)收入的確定以及產(chǎn)品的入庫(kù)價(jià)格均按公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁批準(zhǔn)的金額確定。

4、例外情況:如因業(yè)務(wù)人員自身工作失誤造成無(wú)法回款,經(jīng)業(yè)務(wù)人員與客戶協(xié)商可以實(shí)物沖抵業(yè)務(wù)款,部門(mén)可按第二種情況下

的審批流程執(zhí)行,但業(yè)務(wù)人員不得參加提成,部門(mén)可在對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行未回款考核時(shí)適當(dāng)調(diào)整。同時(shí)可按公司批準(zhǔn)的實(shí)物所抵未回款金額核減部門(mén)的未回款,但已核扣部門(mén)的未回款考核利潤(rùn)不予返還。

三、附則:

1、如遇客戶無(wú)故拒付業(yè)務(wù)款或客戶瀕臨破產(chǎn)或更名、更換股東等因素帶來(lái)的無(wú)法回款等情況,業(yè)務(wù)部應(yīng)申請(qǐng)委托公司法律部通過(guò)法律程序予以解決。

2、一般情況下,除網(wǎng)刊廣告、網(wǎng)上廣告、包版(買(mǎi)斷)廣告、軟件、常規(guī)研究報(bào)告以外的業(yè)務(wù)不能以實(shí)物形式進(jìn)行沖抵。

3、抵回實(shí)物的出庫(kù)程序同實(shí)物(資產(chǎn))管理的相關(guān)規(guī)定,設(shè)備的折舊根據(jù)出庫(kù)價(jià)格按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

xx公司有關(guān)消費(fèi)類(lèi)實(shí)物抵業(yè)務(wù)款的補(bǔ)充規(guī)定

隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的逐步擴(kuò)大,出現(xiàn)了以消費(fèi)類(lèi)產(chǎn)品(包括各種消費(fèi)券、代金券,以下統(tǒng)稱消費(fèi)類(lèi)實(shí)物)沖抵業(yè)務(wù)款項(xiàng)的情況。由于消費(fèi)類(lèi)實(shí)物具有特殊性質(zhì),使之無(wú)法用一般的資產(chǎn)增減或收入增減進(jìn)行?量,因此為了規(guī)范這一特殊情況,特制訂如下規(guī)定:

一、基本原則:

1、一般說(shuō)來(lái),只有在客戶因自身資金方面原因?qū)е聵I(yè)務(wù)款項(xiàng)無(wú)法回收、且該客戶確系只能提供消費(fèi)類(lèi)實(shí)物用以抵換相應(yīng)業(yè)務(wù)款時(shí),方可同意客戶用消費(fèi)類(lèi)實(shí)物進(jìn)行抵換。

2、公司要求所有以業(yè)務(wù)抵換的消費(fèi)類(lèi)實(shí)物明細(xì)報(bào)告必須如實(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁、財(cái)務(wù)經(jīng)理。

3、消費(fèi)類(lèi)實(shí)物的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批,任何人不得未經(jīng)審批自行使用。

4、集團(tuán)監(jiān)查審計(jì)中心將不定期對(duì)用于沖抵業(yè)務(wù)款的消費(fèi)類(lèi)實(shí)物的價(jià)格、數(shù)量、使用情況等進(jìn)行審查,如發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象將對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理,直至開(kāi)除。

二、審批流程:

1、相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前以書(shū)面報(bào)告方式詳細(xì)說(shuō)明業(yè)務(wù)經(jīng)過(guò),經(jīng)直接主管經(jīng)理同意后與客戶就消費(fèi)類(lèi)實(shí)物的種類(lèi)、價(jià)格(市場(chǎng)價(jià)格或面值、最低價(jià)或折扣價(jià)等)、數(shù)量等進(jìn)行洽談,消費(fèi)券的實(shí)際抵換價(jià)格應(yīng)低于券面價(jià)格的50%,實(shí)物價(jià)格應(yīng)低于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)80%。

2、業(yè)務(wù)人員與行政部專人共同對(duì)用于沖抵業(yè)務(wù)款的實(shí)物進(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)實(shí)物價(jià)值、實(shí)物完好程度、使用有效期限等,查驗(yàn)完畢后由業(yè)務(wù)人員及職能部門(mén)人員簽字后辦理入庫(kù)。

3、業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《實(shí)物抵業(yè)務(wù)款申請(qǐng)表》,詳細(xì)填寫(xiě)表中各項(xiàng)內(nèi)容(如產(chǎn)品種類(lèi)較多可附產(chǎn)品明細(xì)),后附購(gòu)買(mǎi)發(fā)票、入庫(kù)單及其它使用說(shuō)明文件,由總經(jīng)理簽字,上報(bào)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁審批后,報(bào)財(cái)務(wù)備案并確定收入計(jì)算方式。

4、行政部負(fù)責(zé)對(duì)所有庫(kù)存消費(fèi)類(lèi)實(shí)物的數(shù)量、出庫(kù)價(jià)、有效期限等定期統(tǒng)計(jì)匯總并在每月底進(jìn)行公告;同時(shí)行政物業(yè)中心有責(zé)任在有效期限內(nèi)對(duì)消費(fèi)類(lèi)實(shí)物進(jìn)行變現(xiàn)處理或根據(jù)有效期限申報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排使用,以減少損失。

5、任何部門(mén)需要使用抵回的消費(fèi)類(lèi)實(shí)物時(shí),如屬送客戶使用,應(yīng)由業(yè)務(wù)人員提出書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)直接主管經(jīng)理簽字同意,總經(jīng)理審批即可至行政部辦理出庫(kù)手續(xù),出庫(kù)價(jià)格與入庫(kù)價(jià)格一致,計(jì)入領(lǐng)取部門(mén)當(dāng)月成本;如屬部門(mén)內(nèi)部員工自行使用,除按上述手續(xù)辦理外,必須上報(bào)公司總經(jīng)理/大區(qū)總裁總裁批準(zhǔn)同意后方可領(lǐng)用,出庫(kù)價(jià)格與入庫(kù)價(jià)格一致,計(jì)入領(lǐng)取部門(mén)當(dāng)月成本或部門(mén)費(fèi)用。