某設(shè)備公司檔案管理規(guī)定

設(shè)備公司檔案管理規(guī)定

第一章總則

第一條為保證公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),更好地為日后查考、利用服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制訂本規(guī)定。

第二條本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理,對(duì)于財(cái)務(wù)、人事檔案、質(zhì)量文件管理,國(guó)家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專門規(guī)定的,按專門規(guī)定辦理。

第二章確定歸檔范圍

第三條立卷歸檔的范圍

(一)公司印發(fā)的各種文件、函件、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、資料(包括底稿及辦文依據(jù)的有關(guān)附件)。

(二)公司召開的各種會(huì)議的文件資料,包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。

(三)公司擬訂的各種計(jì)劃、規(guī)劃。

(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議,包括可行性研究、項(xiàng)目建設(shè)書、初步設(shè)計(jì)、開工和竣工驗(yàn)收等報(bào)告及批復(fù)。是我方擬稿的,應(yīng)連同底稿,由各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。

(五)公司參加上級(jí)或有關(guān)單位召開的會(huì)議帶回來的文件資料。

(六)中央和國(guó)務(wù)院、政府機(jī)關(guān)的有關(guān)政策性文件。

(七)公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關(guān)材料。

(八)公司黨委、工會(huì)、團(tuán)委在工作活動(dòng)中形成的文件資料,包括年度計(jì)劃、總結(jié)、工作的請(qǐng)示報(bào)告和批復(fù),以及黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料。

(九)干部任免、人事調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、福利和工資、行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根等材料。

(十)公司的財(cái)產(chǎn)、設(shè)備檔案等交接憑證和清冊(cè)。

(十一)公司下屬單位報(bào)送的工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件資料。

(十二)政府機(jī)關(guān)對(duì)公司請(qǐng)示、報(bào)告的批復(fù)文件。

第四條不歸檔的文件材料范圍

(一)公司印發(fā)的無查考利用價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件。

(二)重份文件。

(三)專項(xiàng)會(huì)議討論,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

(四)無特殊保存價(jià)值的一般性表態(tài),提出一般性建議或意見的信函。

(五)公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料。

(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。

(七)公司下屬單位送來參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映,不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。

(八)公司下屬單位抄報(bào)備案的一般性文件材料。

第三章管理辦法

第五條立卷歸檔的方法

(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當(dāng)年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后,應(yīng)及時(shí)交辦公室檔案人員保管。

(二)根據(jù)檔案的機(jī)密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個(gè)級(jí)別,分類保存。

(三)參加上級(jí)組織召開的會(huì)議帶回來的文件資料,由出席會(huì)議的員工交辦公室檔案人員歸檔。

(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經(jīng)辦人暫時(shí)保管,但當(dāng)年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。

第六條檔案借閱辦法

(一)公司工作人員需要查閱與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時(shí),要辦理登記手續(xù),限期三天。

(二)檔案的原始稿件一般不予外借。

(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準(zhǔn)。

(四)借閱檔案人員要愛護(hù)檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標(biāo)記、圖點(diǎn),折角;不準(zhǔn)在檔案室吸煙。

(五)摘抄檔案文件資料,要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經(jīng)檔案人員簽字,否則不予蓋章。

(六)對(duì)于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。

第七條檔案鑒定小組

(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總?cè)谓M長(zhǎng)。

(二)鑒定小組負(fù)責(zé)公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。

(三)協(xié)調(diào)各部門兼職或?qū)Ｂ毼臅芾砣藛T的檔案事務(wù)。

第八條做好檔案的安全防護(hù)工作,進(jìn)行嚴(yán)格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場(chǎng)所整潔。

第九條檔案的保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者,以下列規(guī)定辦理:

(一)永久保存:公司章程、股東名冊(cè)、組織章程及辦事規(guī)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要的技術(shù)資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。

(二)10年保存:預(yù)決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。

(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。

(四)1年保存:結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。

第十條對(duì)于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應(yīng)將銷毀檔案造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn),銷毀工作在相應(yīng)權(quán)責(zé)主管或檔案評(píng)審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行。

第十一條關(guān)于公司合同檔案管理

(一)經(jīng)濟(jì)合同檔案在公司檔案中單獨(dú)設(shè)置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議,統(tǒng)一由辦公室編號(hào)立卷。

(二)職能部門起草的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議的稿件(包括合同、協(xié)議要求的附件),在合同、協(xié)議生效后歸檔。

(三)合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量:檔案室二份,營(yíng)銷副總一份,財(cái)務(wù)部一份。分送文本由辦公室固定編號(hào),便于查考,各部門要設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。

(四)凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本,蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的,不再以'正本'、'副本'區(qū)分,因工作需要印發(fā)'副本'的,應(yīng)不蓋法人代表和單位印章。

第四章附則

第十二條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋,報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn),自公布之日起施行,修改亦同。

第十三條本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。