購物中心公司代購材料管理規(guī)定

購物中心物業(yè)公司代購材料管理規(guī)定

1、目的:為了加強代購材料的采購、倉儲、領(lǐng)用等管理,特制定本規(guī)定。

2、適用范圍:適用于各中心維修材料的采購。

3、名詞解釋:本規(guī)定中'代購材料'是指為商場進(jìn)行日常維修、保潔等所耗用的直接材料,該材料由物業(yè)公司代為采購、倉儲、領(lǐng)用等,由商場審核付款、監(jiān)督使用,包括五金、電器、水暖、保潔材料等,不包括物業(yè)公司提供服務(wù)所使用的工具、勞保用品等。

4、具體要求:

4.1、采購管理

4.1.1、物業(yè)公司應(yīng)會同商場對供應(yīng)商進(jìn)行評審,每類材料應(yīng)確定2-3家合格供方,合格供方應(yīng)能提供增值稅發(fā)票(如提供普通發(fā)票的價格低于增值稅發(fā)票的不含稅單價,則可考慮接受普通發(fā)票)。物業(yè)公司采購員應(yīng)關(guān)注市場行情和變化,如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應(yīng)及時提出調(diào)整合格供方建議,經(jīng)與商場共同評審合格后再進(jìn)行調(diào)整。

4.1.2、每月22日前,物業(yè)公司根據(jù)日常維修消耗經(jīng)驗用量制定下月代購材料采購計劃,報至物業(yè)公司采購員處(電子版),計劃中應(yīng)詳細(xì)注明編制依據(jù)。物業(yè)公司采購員應(yīng)立即對所有合格供方進(jìn)行詢價、比價,并于每月26日編制完成材料月采購計劃審批單(應(yīng)分材料類別編制)報至商場總務(wù)部,經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后,復(fù)印一份交物業(yè)公司采購員安排采購。

4.1.3、對用量較大的日常消耗性材料,原則上按2-10天用量安排采購,即庫存量低于2天用量時采購補庫,最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材料,可一次性按月計劃購入。對偶發(fā)性的非日常材料,商場管理處應(yīng)提前兩天通知采購員安排采購。

4.1.4、對于超計劃或計劃外的材料,商場管理處應(yīng)編報材料臨時采購審批單,經(jīng)采購員詢價、比價后,報至商場總務(wù)部,經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后安排采購。對于突發(fā)緊急維修,則可根據(jù)靈活性原則,先采購維修,再補辦相關(guān)審批手續(xù)。

4.1.5、對于部分容易損壞,但又無法確定何時會損壞的五金等部件(如:掛鎖),可確定最低庫存數(shù),以滿足維修的及時性。發(fā)生領(lǐng)用時,商場管理處再以臨時采購審批單的形式經(jīng)審批后補充最低庫存。

4.1.6、采購員采購時應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行比價,在同樣的質(zhì)量要求下,選擇性能價格比最佳的單位簽訂供貨協(xié)議,嚴(yán)禁不調(diào)查、不比價、盲目采購。比價時不同質(zhì)量的材料無可比性。

4.1.7、大宗材料的采購,物業(yè)公司應(yīng)組織以招標(biāo)形式進(jìn)行采購,同時應(yīng)通知購物中心指派相關(guān)人員參與。

4.2、倉儲管理

4.2.1、入庫驗收

材料入庫時,由采購員和商場管理處相關(guān)主管對材料的質(zhì)量進(jìn)行驗收,必要時,可請工程部相關(guān)主管協(xié)同驗收;倉庫保管員對材料的數(shù)量進(jìn)行驗收。驗收合格后采購員應(yīng)填寫入庫單。入庫單上應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、材料編號、品名、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、不含稅單價、不含稅金額等要素,入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字?！度霂靻巍芬皇饺?lián),一聯(lián)倉庫用于記帳,一聯(lián)總務(wù)用于對帳,一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點驗的材料,倉庫管理員不得辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的材料,采購員應(yīng)立即辦理退貨或換貨。

4.2.2、單獨保管

代購材料收驗入庫后,應(yīng)存放在代購材料專用貨架上,不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應(yīng)與自購材料同樣嚴(yán)格,要分類存放,堆放整齊。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火,要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應(yīng)按要求單獨存放,防止腐爛變質(zhì)。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責(zé)任管理。

4.2.3、建卡建賬

代購材料應(yīng)單獨建卡建帳,帳簿采用數(shù)量金額式,收發(fā)應(yīng)序時登記,定期盤點。

4.3、領(lǐng)用管理

4.3.1、材料領(lǐng)用時,由領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料單,經(jīng)管理處經(jīng)理審核簽字后,據(jù)以到倉庫領(lǐng)料。領(lǐng)料單上應(yīng)標(biāo)明領(lǐng)用單位、用途、材料編號、品名、規(guī)格型號、計量單位、請領(lǐng)數(shù)量等要素,領(lǐng)料單一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳、一聯(lián)總務(wù)用于對帳、一聯(lián)管理處留存。倉庫保管員必須憑單發(fā)貨,禁止用白條領(lǐng)用。倉庫保管員發(fā)貨后,應(yīng)在領(lǐng)料單上填寫實發(fā)數(shù)量、不含稅單價和不含稅金額并簽名。一次領(lǐng)用數(shù)量按以下原則掌握:

4.3.1.1、領(lǐng)用日常消耗性材料,可以在每天上午九點以前按當(dāng)天的

4.3.1.2、估計用量一次性領(lǐng)用,周五可按三天的估計用量領(lǐng)用。當(dāng)天未用完的材料應(yīng)于第二天上午領(lǐng)料前辦理假退庫手續(xù)。對存放在管理處臨時倉庫的材料,管理處應(yīng)按照庫存材料管理的要求加強該材料的實物管理。

4.3.1.3、領(lǐng)用偶發(fā)性的非日常材料,應(yīng)隨用隨領(lǐng)。

4.3.1.4、對于節(jié)假日時急用的維修材料,按應(yīng)急程序由保安主管辦理臨時發(fā)料手續(xù)。

4.4、財務(wù)結(jié)算

4.4.1、對代購材料原則上應(yīng)采取按月一次性結(jié)算,結(jié)算時由采購員將發(fā)票、入庫單、材料月采購計劃審批單交商場總務(wù)部辦理請款,商場付款審批手續(xù)完畢后,由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員,采購員再轉(zhuǎn)交供貨單位辦理清帳手續(xù)。支票交接時應(yīng)辦理交接手續(xù)。

4.4.2、需帶款提貨的,由采購員將材料月采購計劃審批單(注明現(xiàn)款現(xiàn)貨)交商場總務(wù)部辦理請款,商場付款審批手續(xù)完畢后,由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員辦理采購提貨并索取發(fā)票,貨到驗收入庫后,再將發(fā)票和入庫單交商場總務(wù)部。支票和發(fā)票交接時應(yīng)辦理交接手續(xù)。

4.4.3、當(dāng)月按計劃采購的材料應(yīng)當(dāng)月辦理財務(wù)結(jié)算。

4.5、月末處理

4.5.1、盤點并編制收發(fā)存報表

每月25日,倉庫保管員應(yīng)對庫存材料進(jìn)行盤點,將入庫單、領(lǐng)料單分類整理,編制《材料收、發(fā)、存月報》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務(wù)部(附入庫單和領(lǐng)料單的總務(wù)記帳聯(lián))、一份倉庫留存。《材料收、發(fā)、存月報》應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計量單位、期初數(shù)量、期初金額、本期入庫數(shù)量、本期入庫金額、本期領(lǐng)用數(shù)量、本期領(lǐng)用金額、期末結(jié)存數(shù)量、期末結(jié)存金額?！恫牧鲜铡l(fā)、存月報》應(yīng)與材料帳核對一致,做到帳、表、物相符。

4.5.2、維修單匯總

商場管理處應(yīng)將每份維修單所耗用材料的數(shù)量、單價、金額在維修單上詳細(xì)列出,并每月進(jìn)行匯總,于每月26日隨《材料收、發(fā)、存月報》一起報購物中心總務(wù)部審核。

4.5.3、材料采購匯總分析表

每月25日,采購員應(yīng)編制《材料采購匯總分析表》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務(wù)部,一份倉庫留存?！恫牧喜少弲R總分析表》應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計量單位、計劃采購數(shù)、計劃單價、計劃金額、實際采購數(shù)、實際單價、實際金額、差異原因等,單價差異由采購員負(fù)責(zé)解析原因,數(shù)量差異由商場管理處負(fù)責(zé)解析原因。當(dāng)