廈門s物業(yè)管理公司垂直指揮系統(tǒng)規(guī)定

廈門**物業(yè)管理公司垂直指揮系統(tǒng)

l 必須準(zhǔn)確自如。

l 一個(gè)上級(jí)的原則。(指揮行為)

l 服從的原則。

l 逐級(jí)的原則。

一、 垂直指揮系統(tǒng)的依據(jù)

垂直指揮系統(tǒng)以組織系統(tǒng)表(機(jī)構(gòu)圖)為序列,以崗位描述為依據(jù)。

二、 垂直指揮的原則

(一) 服從指揮的原則

l 沒有服從,就沒有管理。

在一般情況下,下級(jí)無權(quán)判斷上級(jí)的對(duì)錯(cuò),上級(jí)的對(duì)錯(cuò)由上級(jí)的上級(jí)來裁定。

(二) 一個(gè)上級(jí)的原則(指揮行為)

每個(gè)崗位、每個(gè)人只有一個(gè)上級(jí),只服從一個(gè)上級(jí)的指揮,只向一個(gè)上級(jí)報(bào)告。

(三) 逐級(jí)的原則

l 上級(jí)對(duì)下級(jí)可以越級(jí)檢查不能越級(jí)指揮。

下列情況,可以越級(jí)指揮:

1) 緊急情況

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒有找到他的直線下級(jí),不能眼看著損失發(fā)生,即可越級(jí)指揮。

2) 直接下屬表示或?qū)嶋H上不服從指揮

直接下屬用種種理由不貫徹執(zhí)行上級(jí)的指示,任何領(lǐng)導(dǎo)都有權(quán)越級(jí)直接指揮。這種情況發(fā)生后,直接下級(jí)應(yīng)該表示自己錯(cuò)了或辭職。

3) 下級(jí)無力完成上級(jí)安排的任務(wù)

4) 必要的情況下,進(jìn)行整體指揮

l 下級(jí)對(duì)上級(jí)可以越級(jí)申訴,不能越級(jí)報(bào)告。

申訴和報(bào)告的界定是:

報(bào)告是在正常情況下,向直接上級(jí)請(qǐng)示工作取得指示。

申訴是告狀。

申訴只有在以下三種情況下是被認(rèn)為合法的。

1) 上級(jí)有貪污、盜竊、違法亂紀(jì)的行為。

2) 上級(jí)有重大出賣和危害公司的行為。

3) 上級(jí)濫用職權(quán),對(duì)申訴者有重大不公正的行為。

以上三種情況,如果屬實(shí),即可成立。如屬誣告,申訴者必須對(duì)此負(fù)責(zé)。

三、 垂直指揮的類型

1、 單向指揮

只與單個(gè)的直接下級(jí)有關(guān)。

2、 多項(xiàng)指揮

與兩個(gè)或兩個(gè)以上直接下級(jí)有關(guān)。

3、 整體指揮

命令同時(shí)發(fā)給下屬各級(jí)人員。也就是說,命令內(nèi)容與各級(jí)下屬都有關(guān)聯(lián)。

例:總經(jīng)理宣布調(diào)整工資方案。

4、 在緊急情況下的現(xiàn)場(chǎng)指揮

當(dāng)發(fā)生緊急事件時(shí),有現(xiàn)場(chǎng)最高級(jí)別的管理人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)指揮,并及時(shí)上報(bào)上級(jí)。

四、 垂直指揮的常用形式

1、 命令

命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。

口頭命令主要是指面談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現(xiàn)的命令方式。

書面命令主要是指通過下任務(wù)單和命令書的形式的命令,往往顯得比較嚴(yán)肅和正式,而且可以避免口頭命令帶來的問題。

l 命令人

即接受命令的執(zhí)行人,也就是讓誰去完成任務(wù)。

l 命令內(nèi)容

即讓某個(gè)人去干什么工作,包括時(shí)間、地點(diǎn)、人員、行動(dòng)、行動(dòng)的對(duì)象。

l 完成的標(biāo)準(zhǔn)

也就是說該項(xiàng)任務(wù)要完成到什么程度,即做成什么樣,一般分常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和特定標(biāo)準(zhǔn)。

常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)即公司已做好的規(guī)定或工作標(biāo)準(zhǔn)--下令時(shí)不用講明,可以強(qiáng)調(diào)。

特定標(biāo)準(zhǔn)指沒有先例或未做規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)--下令時(shí)必須講明。

l 完成的標(biāo)志

驗(yàn)收合格,交回令簽。

l 復(fù)命的時(shí)限和方式

在什么時(shí)間以前,用書面、電訊或口頭的形式向誰報(bào)告。

八小時(shí)復(fù)命制

對(duì)任何命令不管完成與否,都要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)復(fù)命,如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有

困難或阻力,應(yīng)努力去克服;如確實(shí)有不可克服的困難,執(zhí)行人無法按時(shí)、按標(biāo)準(zhǔn)完成,

要立即向下命令者復(fù)命,講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已完成任務(wù),也要復(fù)命。

'立即':我們規(guī)定為不得超過八小時(shí),這就叫'八小時(shí)復(fù)命制'。

這條規(guī)定特別重要。不能完成任務(wù)的人,可以取得下命令人的新指示,保證任務(wù)的完成或取得下命令人的幫助,及時(shí)克服困難完成任務(wù)。無論出于什么原因,在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后,沒有向下命令人復(fù)命,延誤了工作,要由受命令人負(fù)責(zé)。

l 命令時(shí)的語言要求

a. 簡(jiǎn)煉、準(zhǔn)確、不需要形容和描繪。

b. 使用專業(yè)術(shù)語,概念清楚,盡可能排除誤解。

c. 有可操作性。

d. 保證傳達(dá)渠道暢通無誤。

2、 會(huì)議

會(huì)議經(jīng)常用來決定多項(xiàng)指揮和總體指揮。會(huì)議要求開得簡(jiǎn)短,并能解決實(shí)際問題。

廈門**物業(yè)管理有限公司會(huì)議種類

no 會(huì)議名稱 主持人 召開時(shí)間 會(huì)議內(nèi)容 參加人員 基本要求

1 公司月度工作例會(huì) 總經(jīng)理或總經(jīng)理助理 每月1日下午2:00~4:00 1. 上個(gè)月工作中存在問題及解決方案。2. 下個(gè)月工作計(jì)劃完成情況。 總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門經(jīng)理 每月28日前將書面材料交到綜合管理部以便會(huì)議中使用。

2 公司月度工作計(jì)劃例會(huì) 每月5日下午4:00~5:00 1. 上月工作中存在問題及解決方案。2. 下月重點(diǎn)工作方案研討。3. 對(duì)公司建議。

3 公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)議 總經(jīng)理 每月15日下午2:00~4:00 1. 對(duì)上個(gè)月財(cái)務(wù)管理、資金使用、經(jīng)濟(jì)效益情況給予匯報(bào)分析。2. 下個(gè)月資金計(jì)劃 及調(diào)配使用。 總經(jīng)理總經(jīng)理助理財(cái)務(wù)部經(jīng)理

4 各部門月度工作例會(huì) 各部門經(jīng)理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上個(gè)月工作中存在問題及解決方案。2. 下個(gè)月重要工作,方案研討。3. 對(duì)公司建議。 各部門員工 每月28日交會(huì)議紀(jì)要到綜合管理部

(1) 會(huì)前準(zhǔn)備:

包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備發(fā)言,對(duì)會(huì)議進(jìn)程的預(yù)測(cè)和對(duì)策。

l 議題:不要多于三個(gè)。

l 主持人:主管級(jí)以上管理人員(不同層級(jí)會(huì)議)

l 記錄人由主持人委派,即各部門文員,總經(jīng)理會(huì)議有總經(jīng)理秘書,行政例會(huì)有行政秘書。

l 將下發(fā)的文件要做到準(zhǔn)確,有錯(cuò)誤在會(huì)前要經(jīng)過修改。

l 文件要按照與會(huì)人數(shù)復(fù)印,不要造成開會(huì)中途文件準(zhǔn)備不全。

l 要預(yù)先考慮到保密程

序。

(2) 會(huì)議通知:

根據(jù)會(huì)前準(zhǔn)備擬定會(huì)議通知。

會(huì)議通知包括:會(huì)議的名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人需帶資料,以及通知發(fā)放方法和途徑。

3、 會(huì)議紀(jì)要

l 由記錄人整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要只記決議,不記討論過程,個(gè)別重要語句可記。

l 會(huì)議紀(jì)要一定要有執(zhí)行人和完成時(shí)間。

l 會(huì)議紀(jì)要整理后要由會(huì)議主持人簽發(fā)。

l 如果是連續(xù)性會(huì)議(如例會(huì)),會(huì)議上要總結(jié)上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況。

'會(huì)議的成果,凝固在會(huì)議紀(jì)要的決議中。'

3、 公文

l 批閱文件

批閱文件,下達(dá)書面指示是重要的指揮方法之一。

l 呈報(bào)文件

按文件呈報(bào)程序向有關(guān)負(fù)責(zé)人呈報(bào),呈報(bào)時(shí)間和批復(fù)時(shí)間要做記錄。

只能有一個(gè)人呈報(bào),可以抄送其他人。

l 批閱文件的處理形式

三種處理形式:發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中。

a. 發(fā)回即發(fā)回給呈報(bào)人執(zhí)行(或否)。

b. 批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負(fù)責(zé)人。

c. 留中有兩種情況:

① 做為資料收存。

② 暫不處理(文件暫不處理的決定要及時(shí)通知呈報(bào)人)。

l 公司中常用的文件

公司內(nèi)部日常事務(wù)文件,是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存

照、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導(dǎo)等等一系列重要手段的媒介體裁。

常使用的公文種類有:

計(jì)劃、通知、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、章程、辦法、規(guī)則、準(zhǔn)則、守則、備忘錄、

函等等。

l 公文格式

1) 標(biāo)題:應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文部門和公文種類。

2) 簽發(fā)人:發(fā)到哪一級(jí)的公文,應(yīng)注明簽發(fā)人。

3) 主送部門:即負(fù)責(zé)承辦的受文單位。

4) 正文:由開頭、主題、結(jié)尾三部分組成,或由依據(jù)、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚,文字簡(jiǎn)練確切,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)精確無誤,篇幅短小,一目了然。

5)發(fā)文部門落款:俗稱'下款'。發(fā)文部門應(yīng)寫部門全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,幾個(gè)

部門聯(lián)合發(fā)文,將主辦部門排在前面。

6)發(fā)文時(shí)間:用公元,小寫漢字?jǐn)?shù)碼,不能省略'年'、'月'、'日',也不能

省略數(shù)字。一個(gè)部門單獨(dú)成文的,按簽發(fā)人簽發(fā)的日期;幾個(gè)部門聯(lián)合制發(fā)

的,按最后一個(gè)部門的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。

為了便于本公司的文件管理,現(xiàn)將各部門的文件統(tǒng)一編制文件頭,請(qǐng)各部門

按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件:

公司辦公室 **辦 字[年份]第 號(hào)

財(cái)務(wù)部 **財(cái) 字[年份]第 號(hào)

工程部 **工 字[年份]第 號(hào)

綜合管理部 **綜 字[年份]第 號(hào)

r-報(bào)告 p-計(jì)劃 n-通知 m-會(huì)議紀(jì)要 o-其它

例如:綜合管理部發(fā)出一份通知,那么其文件的編號(hào)為'**綜n字[2003]第001

號(hào)'。[ ]中填寫的是年份,'第'和'號(hào)'之間填寫的是第幾號(hào)文件。

5) 附件:補(bǔ)充說明主題內(nèi)容的附件,與正文構(gòu)成一份完整的文件。

6) 印章:公文一律加蓋印章。這是正式成文的標(biāo)志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應(yīng)與印章一致,否則失去法定存在權(quán)。

l 公文的撰寫程序

撰寫公文時(shí)所要遵守的一定的程序,專指公文的制作流程,基本程序有:

1) 交擬

2) 擬稿

3) 核稿

4) 繕校

5) 簽發(fā)

6) 用印

7) 封發(fā)

l 公文的發(fā)文程序

1)審核 公司各部門發(fā)文必須經(jīng)公司辦公室審核后才可簽發(fā)

2)簽發(fā)

3)用印

4) 分發(fā)

5) 立卷

6) 歸檔

7) 銷毀

l 公文的收文程序

1) 傳遞

2) 簽收

3) 登記

4) 分發(fā)

5) 催辦

6) 查辦

7) 立卷

8) 歸檔

9) 銷毀

簽收的方法是在原件上由收件人背簽,背簽后直接放入文件夾存檔備查。

五、垂直指揮系統(tǒng)的重要法則

1、 不間斷

公司的管理要做到指揮不間斷,包括休假、下班、夜間。

l 時(shí)間不間斷。

l 最高決策不間斷。

l 指揮渠道不間斷。

2、 及時(shí)

決策就是要不失時(shí)機(jī)。該決定時(shí)不決定是最大的失敗。

領(lǐng)導(dǎo)做出決定要有時(shí)限,任何指揮上的延誤都會(huì)造成混亂和損失。

3、 前后一致

領(lǐng)導(dǎo)人在進(jìn)行指揮的時(shí)候:

l 要考慮到同類事情的連續(xù)性。

l 要考慮到領(lǐng)導(dǎo)者本人的連續(xù)性。

l 要考慮到換屆負(fù)責(zé)人之間的連續(xù)性,在這一條上,基本原則是人換法不換。

公司不同部門之間的一致性:

凡出現(xiàn)不一致的情況,要有以下三點(diǎn):

a. 原則

b. 內(nèi)容

c. 轉(zhuǎn)換時(shí)間

4、 確保執(zhí)行

確保能執(zhí)行,確保已執(zhí)行。

凡不能執(zhí)行的命令不要下,這就是可行性的問題。

5、 可監(jiān)督