盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定

盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定

1.0目的

加強公司各管理處、行政內(nèi)部管理檔案的建立和管理,通過檔案管理,為人事、行政工作提供情況,規(guī)范公司在管物業(yè)資料,便于物業(yè)的維修和養(yǎng)護(hù),整理管理運作資料,便于提高服務(wù)質(zhì)量。

2.0適用范圍

公司、部門、管理處檔案管理。

3.0檔案管理

3.1人事、行政內(nèi)部管理檔案由公司、管理處設(shè)專人統(tǒng)一管理。

3.2檔案管理員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過有關(guān)部門收集入檔材料,有關(guān)部門應(yīng)積極配合。檔案管理人員對歸檔材料應(yīng)及時歸檔。

3.3凡歸檔材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實、完整。

3.5檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,質(zhì)量記錄按月裝訂,相關(guān)行政檔案分年度裝訂。

3.6檔案應(yīng)存放入專用檔案柜,檔案室必須堅固適用,有防火、防盜、防潮等安全措施。

3.7對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少及時查找。

3.8檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)。

3.9嚴(yán)禁任何人私自保存公司、部門、管理處及他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。

4.0檔案的查閱和借用

4.1外來單位前來查閱有關(guān)檔案須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),必要時報公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。

4.3檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱,但須嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。

4.4私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

4.5查閱必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁復(fù)印、涂改、圈畫、拆換檔案材料,不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。如確需復(fù)制檔案材料須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。違反者視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。

5.0檔案工作人員守則

5.1認(rèn)真學(xué)習(xí)國家的勞動人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。

5.2熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。

5.3保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險物品。

5.4嚴(yán)格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

5.5堅持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。