基金會(huì)檔案管理規(guī)定

基金會(huì)檔案管理規(guī)定

為了全面遵守《基金會(huì)管理?xiàng)l例》和《中國(guó)友好和平發(fā)展基金會(huì)章程》，加強(qiáng)基金會(huì)檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)合本基金會(huì)實(shí)際，特制定本規(guī)定。

一、檔案管理

(一)基金會(huì)檔案的收集、整理和保管工作由辦公室負(fù)責(zé)。

(二)歸檔的文件材料要求完整、齊全、準(zhǔn)確并注意區(qū)分不同價(jià)值分類(lèi)整理、立卷。歸檔材料應(yīng)妥善管理，嚴(yán)防丟失、毀損。

(三)歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)、本基金會(huì)制發(fā)或工作中形成的，具有參考價(jià)值的(包括但不限于下列)各種材料。

1.登記管理機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位下發(fā)的與本基金會(huì)有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、登記證、法人證、批復(fù)等;

2.本基金會(huì)向登記管理機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位提出的各項(xiàng)報(bào)告;

3.本基金會(huì)的章程和各項(xiàng)管理制度;

4.本基金會(huì)的工作計(jì)劃、總結(jié)、年度工作報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、理事會(huì)紀(jì)要及與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等;

5.會(huì)計(jì)預(yù)算、決算統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表和財(cái)務(wù)報(bào)告;

6.本基金會(huì)理事會(huì)成員和工作人員基本情況;

7.本基金會(huì)職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、辭職、辭退的文件材料;

8.本基金會(huì)的歷史沿革、大事記及反映本基金會(huì)重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物材料。

9.本基金會(huì)民政部登記年檢報(bào)告、會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)報(bào)告、重要活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、題詞及其音像資料;

10.其他具有保存價(jià)值的文件材料等。

二、收集整理

(一)本基金會(huì)所開(kāi)展的各項(xiàng)工作、活動(dòng)，按照歸檔要求，由承辦人在工作和活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將文件資料集中后交辦公室整理歸檔。

(二)本基金會(huì)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加相關(guān)部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)后，應(yīng)將會(huì)議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。

(三)本基金會(huì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

(四)建立基金會(huì)專(zhuān)家?guī)臁⒅驹刚邤?shù)據(jù)庫(kù)，利用基金會(huì)網(wǎng)站及時(shí)向公眾傳遞各種活動(dòng)信息及相關(guān)資料。

三、檔案利用

(一)借閱檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱、歸還登記手續(xù)。

(二)查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注，未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)制檔案。

四、檔案管理人員發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)填寫(xiě)移交清單，辦好移交手續(xù)。

五、本規(guī)定自批準(zhǔn)之日起實(shí)行。

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