顧問(wèn)物業(yè)項(xiàng)目信息傳遞管理規(guī)定

物業(yè)顧問(wèn)項(xiàng)目信息傳遞管理規(guī)定

1.目的

為規(guī)范管理處信息收集、分析及反饋流程,提高信息對(duì)管理處經(jīng)營(yíng)管理應(yīng)用水平。

2.范圍

****物業(yè)管理處

3.職責(zé)

3.1綜合管理部:負(fù)責(zé)管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導(dǎo)、監(jiān)督及信息流程的制定,所有管理處相關(guān)經(jīng)營(yíng)和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作;

3.2部門(mén)主管:負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)、管理和處理,根據(jù)職能指定專(zhuān)人對(duì)信息進(jìn)行分析、反饋工作;

3.3全體員工:對(duì)個(gè)人涉及到的管理處相關(guān)信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務(wù),對(duì)信息在流程中出現(xiàn)任何問(wèn)題,有權(quán)及時(shí)反映或提出合理化建議。

4.方法及過(guò)程控制

4.1各部門(mén)應(yīng)保持開(kāi)放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給管理處相應(yīng)部門(mén)和人員;

4.2各部門(mén)之間及部門(mén)內(nèi)部應(yīng)以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)地加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息,對(duì)以非正常方式傳播信息對(duì)管理處造成不良影響的人員,管理處將追究其相應(yīng)責(zé)任;

4.3管理處員工應(yīng)樹(shù)立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控信息向無(wú)關(guān)人員泄露;

4.4綜合管理部負(fù)責(zé)通過(guò)各種媒體收集、發(fā)布有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內(nèi)部管理信息,并有針對(duì)性地進(jìn)行深入分析;

4.5綜合管理部負(fù)責(zé)接收、轉(zhuǎn)發(fā)與地產(chǎn)及其他外部往來(lái)的信息和文件,及時(shí)傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門(mén)(人),并負(fù)責(zé)有關(guān)工作的落實(shí)、反饋;

4.6管理處各部門(mén)負(fù)責(zé)收集來(lái)自客戶(hù)的投訴、建議、需求等信息,負(fù)責(zé)本部門(mén)日常管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)、舉措等管理信息的搜集、報(bào)送;

4.7各部門(mén)各類(lèi)管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息,按規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送給管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門(mén);

4.8各部門(mén)對(duì)發(fā)生的重大、突發(fā)事件信息,在事發(fā)后半小時(shí)內(nèi)上報(bào)綜合管理部或經(jīng)理,所采取措施及處理情況應(yīng)在三天之內(nèi)匯報(bào);

4.9各部門(mén)須在每月30日前匯總本部門(mén)當(dāng)月工作完成情況和下月工作計(jì)劃,報(bào)管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計(jì)劃;

4.10綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)反映的問(wèn)題,及各部門(mén)需要管理處或其他部門(mén)協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題的處理情況進(jìn)行跟蹤,并將結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén);

4.11各部門(mén)須在每年12月30日前匯總部門(mén)本年度工作完成情況,制定下年度工作計(jì)劃,報(bào)管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計(jì)劃。