物業(yè)文件報批信息傳遞程序管理規(guī)定

物業(yè)文件報批和信息傳遞程序管理規(guī)定

1、目的:

為規(guī)范文件報批和信息傳遞流程,減少管理失誤,提高效率。

2、適用范圍:

****(顧問項目)管理處

3、職責(zé):

信息資料員負(fù)責(zé)管理處的信息收集、匯總工作。

4、方法和過程控制:

4.1文件報批流程

4.1.1關(guān)于報批部門

4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部;

4.1.1.3經(jīng)營管理類文件的報批部門為管理處經(jīng)理;

4.1.1.4財務(wù)管理類文件及各種收費標(biāo)準(zhǔn)的報批部門為財務(wù)部。

4.1.2報批程序

4.1.2.1由單一部門審批的文件,由報批部門直接報相應(yīng)審批部門審批;

4.1.2.2需由多個部門審批或業(yè)務(wù)部門不能確定由哪一部門審批的文件報經(jīng)理審批,由經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門(人員)和跟蹤。

4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人(可抄送相關(guān)人員)。

4.1.2.4發(fā)件人以收件人為跟蹤對象,收件人負(fù)責(zé)文件的審批跟蹤。

4.1.2.5文件須有簽署人。

4.1.3各部門在執(zhí)行過程中可將意見及時反饋給經(jīng)理。

4.2信息傳遞管理制度

4.2.1各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時、準(zhǔn)確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應(yīng)部門。

4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門的信息管理工作。

4.2.3各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機關(guān)處理。

4.2.4員工應(yīng)樹立高度的保密意識,嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。

4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節(jié)假日向前順延)將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負(fù)責(zé)人需每天填報《專項工作日報》,并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問審批后交信息管理員收檔;各部門應(yīng)及時將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息,按規(guī)定要求發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總公司相關(guān)部門,其中重大、突發(fā)事件,在事發(fā)生后1小時內(nèi)上報經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),所采取措施應(yīng)在三天之內(nèi)上報。

4.2.6各部門人員向其他部門發(fā)送郵件或文件必需抄送本部門主管,否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。

4.2.7各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)每月更換一次,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

4.2.8不得利用internet及e-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

4.2.9不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。

4.2.10操作時,應(yīng)遵守internet國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

4.2.11不得利用internet從事私人工作,綜合管理部將定期對各帳號使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。