z學校辦公室管理規(guī)定

學校辦公室管理制度

一、安排各種行政會議,負責會議記錄以及文件、報告、計劃、總結等文字材料的起草;負責會議紀要,決議的印發(fā),并督促檢查執(zhí)行,及時向校長匯報情況。協(xié)助校長處理日常行政事務工作。

二、做好來訪接待工作,做到安排周密、妥當、熱情。

三、做好行政類文件的收發(fā)、登記、編號、傳閱、收回及保管工作,針對文件內容,提出擬辦意見,對上級機關和有關單位的通知及時匯報領導,并請示辦理意見。

四、組織文件的打印裝訂工作,做到準確及時,字跡清楚,無特殊情況不得拖延。

五、做好文書檔案的收集、整理、立卷、存檔工作,執(zhí)行保密制度。

六、及時處理信訪,做到有登記,有結果,不積壓,不拖延,重大問題及時向領導報告。

七、領導交辦的臨時性工作要盡快完成并隨時匯報。

校長辦公室主任崗位職責

辦公室是協(xié)助校長處理日常校務和協(xié)調各職能部門關系的辦事機構。辦公室主任主持辦公室工作,其崗位職責如下:

1、負責貫徹落實校長辦公會議和行政辦公會議的決議。負責組織校長室召開的各類工作會議,安排好會務工作,并作好會議記錄、列席專題會議。

2、定期組織收集、分析、綜合全校的教育教學、行政各方面的信息,主動做好典型經驗的調查總結,及時向校長匯報。

3、負責校內外文件的收發(fā)、統(tǒng)計、文書檔案的管理和機要保密工作。

4、負責起草學校綜合性行政工作報告、決議以及以學校名義發(fā)布有關事項的布告、通知。

5、負責對來校檢查、視察、參觀的上級領導和其他人員的接待工作。

6、負責教職工的政治學習、升旗儀式等集中活動的考勤計算以及加班費的核發(fā)。

7、負責學校鑒印的管理與使用。

8、負責重大節(jié)日的宣傳慶典的組織工作和會議場地的管理工作。

9、協(xié)助校長做好周工作計劃、年度工作計劃、工作總結以及教職工的年終考核工作。

10、負責有關來客來訪人員的接待工作,開啟校長信箱,處理人民來信或教育投訴。

11、負責來電來函收發(fā),通知傳閱,協(xié)調處理有關事務,學校重大事件的上報,確保各種停息暢通。起草簽發(fā)各類文稿,負責各類文件的收發(fā)、登記、傳閱及整理歸檔。

12、做好學校車輛的管理調度工作,管理學校宣傳欄和校務公告欄。

13、組織處理校領導交辦的其它工作。

會議制度

一、校長辦公會議

1、議事范圍

(l) 傳達和學習上級黨委、政府、教育行政部門的有關文件和指示精神;

(2) 匯報上月工作情況,提出下月工作思路;校領導協(xié)調和布置下階段的重要工作;

(3) 其它需例會討論的事項。

2、議事制度

(l) 校長辦公會議是加強學校行政工作的規(guī)范化建設,增進學校辦事機構間工作的聯(lián)系和協(xié)調,加強和改進學校處室作風建設的重要形式。

(2) 校長辦公會議由校長、副校長、校長助理、工會主席、辦公室、負責人參加,由校長或校長委托副校長、校長助理主持。如有特殊原因缺席會議,必須向校長說明缺席原因。

(3) 校長辦公會議由專人負責記錄并整理成每月工作行事歷。

(4) 校長辦公會議每二周召開一次。

二、校務會議

1、議事范圍

(1) 討論審議學校內部管理的有關制度和規(guī)定。

(2) 按規(guī)定程序討論決定學校機構設置、教育教學與課程計劃,討論決定招生、教師職務評聘、教職工人事調配、臨時用工人員的工資等有關政策方案。

(3) 討論審議學校財務年度預決算情況、學校大型設備的采購和大額經費開支事項。

(4) 討論研究分管校領導需要經校務會議協(xié)調解決的問題。

(6) 討論需要校務會議決定的其它事項。

2、議事制度

(1) 校務會議的參加人員為校長、副校長、校長助理、辦公室主任、各部門主任。由校長召集并主持。如有特殊原因缺席會議,必須向校長說明缺席原因。

(2) 校務會議決定事項由校長在綜合與會人員意見后作出。

(3) 校務會議的內容凡屬機密的,與會人員不得以任何方式向會議以外人員泄露。

(4) 校務會議由專人記錄,并將記錄存檔。會議決定事項根據(jù)需要由學校辦公室抄告有關部門。

(5) 校務會議一般每周一下午召開。

三、教工大會

1、議事范圍

(l) 傳達和學習上級黨委、政府、教育行政部門的有關文件和指示精神;

(2) 傳達學校、各部門近期工作情況;其它須校務公開事項。

2、議事制度

(l) 會議由校長、由校長或校長委托副校長、校長助理主持,全體教工參加,實行相關考勤制度。

(2) 有關會議的內容安排等具體事務由校長委托辦公室負責,相關部門協(xié)助。

(3) 教工會議由專人負責記錄并存檔。

(4) 教工會議每周召開一次。

四、專題會議

1、議事范圍

(1) 研究處理屬于校領導分管范圍、需要統(tǒng)籌協(xié)調的某一業(yè)務事項。

(2) 研究處理屬于學校既定工作安排,需要組織實施的某一業(yè)務事項。

(3) 研究處理某一全校性重要活動的協(xié)調實施事項。

(4) 研究某一突發(fā)事件的處理意見。

(5) 其它需要研究處理的學校日常工作中的具體業(yè)務事項。

2、議事制度

(l) 學校專題會議由校長或副校長、校長助理主持召開,根據(jù)會議內容,分別召集有關處室、部門負責人出席。

(2) 學校專題會議的議題由校長或副校長、校長助理提出。

(3) 會議會務由學校辦公室負責,會議需要形成紀要的,由相關部門負責人指定專人負責,并上交一份會議紀要到學校辦公室保存。

(4) 凡會議決定的事項,有關部門、教工要認真執(zhí)行,抓緊辦理。

五、備注

(1) 部門會議是個部門內部學習和研究、布置、交流工作的主要形式,由部門負責人主持與召集,每月不少于兩次。

(2)各部門學期(學年)工作計劃在每學期(學年)開學后一周內交辦公室,各部門的學期(學年)工作小結(總結)應在學期(學年)結束前l(fā)0天內交辦公室匯總,由辦公室綜合整理,作為學校學期(學年)工作計劃、總結、大事記的附樣歸檔。

(3)會議記錄樣式

會議紀要

會議召開時間

會議地點

會議主持人

會議記錄人

會議主題

會議參加對象

會議內容紀要

備注

六、會議室使用管理。

1、會議室的使用原則上由校長辦公室統(tǒng)一安排和協(xié)調。

2、各部門使用會議室,至少提前1天向校長辦公室書面申請,填寫“會議安排單”(包括開會時間、主辦單位、會議內容、會場布置要求、費用情況等)。并由相關部門負責人簽字同意。

3、會場布置要求包括

(1)會場的標語——部門召開應該自行準備,學校校級層面標語由辦公室落實

(2)車輛接送——一般區(qū)級以上的活動,學?？砂才跑囕v。教研活動學校不安排。

(3)接待茶水等——教育系統(tǒng)以上的活動,或者是部門的年終總結交流大會可以申請茶水和水果。

(4)就餐——如果大型活動持續(xù)半天以上,需要涉及到中午午餐,就餐的級別、就餐的人數(shù),需要提前告知辦公室。

(5)攝影、攝像——原則上由會議申請部門自行解決。

3、各部門使用會議室應愛護各類設施,如有損壞,照價賠償。做好會議室的保潔工作。

附:會議安排單

填寫日期: 年 月 日

會議時間

召開部門

會議內容

擬用會議室

小會議室()三樓會議室()五樓活動室()

會場布置要求

確認簽字

文件閱讀暫行規(guī)定

一、為了文件傳閱迅速,不拖延,不積壓,提高工作效率,一般文件從送閱到閱畢不得超過一個星期,校領導和各部門閱文完畢后應及時交回校長辦公室,不得擅自橫傳,擅自把文件直接傳給其它部門或個人。

二、保持文件的完整性,請不要抽出卷內文件和文件附件。因工作需要需繼續(xù)使用文件時,須向校長辦公室說明。

三、文件一律不得帶到公共場所,所載內容不得擅自翻印和擴大閱讀范圍。確因工作需要需翻印文件,一般文件須經校長辦公室同意,如有違犯者或丟失文件者,對當事人要按有關制度嚴肅處理,并追究主要負責人的責任。

四、嚴格遵守保密規(guī)則,不得隨意泄漏文件內容。

五、學校指定專人負責文件的收發(fā)、登記、傳閱、管理。文件的簽收和歸還由專人負責,不準交予其它無關人員代辦。

六、閱文人閱文后要在《文件傳閱單》上規(guī)定位置簽署名字或意見。簽閱文件要使用藍、黑色墨水的鋼筆或毛筆,不能使用紅色筆、鉛筆。

附:文件傳閱處理單

序號

來文機關

來文號

文目摘稱

領 導 閱 示

閱 件 簽 名

承 辦 情 況

備注

材料是否齊備()是否歸檔( )是否需要上網(wǎng)公示( )

請各部門根據(jù)相關文件處理結束后,及時將相關文件和處理情況材料歸檔到校長辦公室。

校長辦公室保密制度

一、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》,切實做好公文、通信、涉外、科技工作、辦公自動化以及會議的保密工作。

二、不該說的秘密,不說;不該問的秘密,不問;不該看的秘密,不看;不該記錄的秘密,不記錄。

三、不在非保密記錄本上記錄秘密事項;不在非秘密的地方存放秘密文件和資料;不在公共場所和親朋面前談論秘密。

四、不用普通電話、普通函件傳達秘密事項。

五、不得隨意復印秘密材料和擴大涉密范圍,如有確需復印的文件、材料,應征得上級有關部門同意后方可復印。

六、每學期末要對涉密文件及材料進行全面清理,并做好后期的處理工作。

七、對違反保密制度的人員要視其情節(jié),追究責任。

辦公信息網(wǎng)收發(fā)文管理暫行規(guī)定

一、為加強和規(guī)范辦公信息網(wǎng)收發(fā)文管理,提高辦公效率,特制定本規(guī)定。

二、學校指派專人(信息員)負責本單位在辦公信息網(wǎng)上的文件收發(fā),并做好收文的歸檔和網(wǎng)上回執(zhí)。

三、信息員必須管理好辦公信息網(wǎng)的帳號和密碼,嚴格遵守保密制度。

四、辦公信息網(wǎng)上文件的收發(fā)由校長辦公室集中統(tǒng)一管理。各部門上報學校的通知、請示、報告、申請等公文,必須告知校長辦公室,由校長辦公室負責處理。

五、學校印發(fā)的通知等將不再使用紙質文檔(除重要文件外),通過校園網(wǎng)、行政網(wǎng)等傳送,請教工注意網(wǎng)上查閱。

六、辦公信息網(wǎng)的具體使用和操作由計算機網(wǎng)絡中心提供技術支持和培訓。

文件傳閱登記單

序號

來文機關

來文 號

文目摘稱

承 辦 部 門

注備

工作是否處理結束()是否歸檔()是否需要上網(wǎng)公示( )

文件收發(fā)流程:

1、文件收取——〉分類保存電子稿

(保存類型:紅頭文件、黨政干部會議通知、需上交表格或反饋信息的文件)

——〉分類打印文字稿

——〉校長室審閱重要文件、批示

——〉相關部門執(zhí)行文件規(guī)定

——〉處理結束上交有關材料

2、文件反饋——〉有關部門根據(jù)文件處理

——〉電子稿到校長室集中反饋。(特殊文件除外)

校章使用管理規(guī)定

一、印章管理

1.校級各類由學校辦公室負責保管。

2.各部門的印章,必須由專人管理,規(guī)范使用。印章應加鎖存放,印章管理人員要認真負責,堅守崗位,確保印章安全。

3.印章應及時清洗,勤添印油,確保印章經久耐用、用印清晰。

4.使用印章必須按照規(guī)定辦理,每次用印要進行登記。

5.蓋印時應注意位置恰當,要騎年蓋月,字組端正,圖形清晰。

6.文件或材料的落款單位,必須與印章一致,否則不能用印。

二、印章的使用范圍

1、校印

(1)以學校名義制發(fā)的各種文件,上報的各種報表;

(2)學校頒發(fā)的各種證件、證書、聘書;

(3)學校對外簽訂的協(xié)議、合同;

(4)對外聯(lián)系行政業(yè)務工作的介紹信、證明信;

(5)其他經校領導批準需要使用校印的有關材料。

學生的學業(yè)成績,職工的工資收入證明,師生的婚姻狀況證明等不使用校印。

2、校長印章

用于證件、證書、聘書、有關報表、合同、協(xié)議書、法人委托書等,以及以校長名義發(fā)出的函。

三、用印原則和程序

1、所有用印必須填寫“蓋印公章登記單”,經辦人、經審簽后,方能蓋章。

2、計劃內招收的各層次學生畢業(yè)證、結業(yè)證、學位證書,各類新生錄取通知書,各類招生廣告或以學校名義發(fā)出的其它廣告,各類合同書、協(xié)議書、申報材料、重要的統(tǒng)計報表及其它重要文本的用印,須經主管校領導或校長審簽。

3、法人委托書及其它代表法人的證件使用法人印章,須由法人代表(校長)簽署同意。

4、特殊情況用印,須請示校長辦公室領導或主管校領導。

5、假期中或特殊情況,校章經請示同意后轉由相關人員保管。

蓋印學校公章登記單

時間:年 月日( )部門

事由:

經辦人:

公章類型:學校()校長( )公章枚數(shù):

介紹信管理制度

一、學校辦公室受行政委托管理學校行政介紹信。

二、學校行政介紹信由專人負責保管。管理人員要嚴格執(zhí)行介紹信管理制度,開具介紹信管理人員要親手操作;要堅持“朱在墨上”的原則,不得在空白介紹信或空白紙上蓋印,讓他人帶走使用。

三、介紹信必須存放在牢固加鎖的保險柜中,管理人員在使用介紹信后要嚴格保管。

四、介紹信在使用時要嚴格履行批準手續(xù)。管理人員開具介紹信前,要檢查原稿上有無領導人簽發(fā)意見或批準使用介紹信的意見,有領導人簽發(fā)意見或批準意見的,方能開具。

五、介紹信的使用要記錄在案。介紹信管理人員經審查確認合乎開具手續(xù)后,要在介紹信使用登記簿上逐項填寫登記項目。登記項目包括:開具介紹信、介紹信內容、申請人、承辦人等。

六、管理人員在開具介紹信時,要將介紹信的內容填寫明確具體,信文與存根記載要求一致,并填寫有效限期。存根要及時上交檔案室。

學校介紹信使用登記簿

編號:

時間: 年 月 日

介紹信使用單位:

申請人:

介紹信內容:

辦公室信訪工作辦法

1、信訪工作在學校行政的領導下,堅持實事求是、按政策辦事的原則,積極主動處理好信訪問題,做到件件有著落,事事有結果。

2、辦公室負責處理來信、接待來訪工作。對重要來信、重要來訪,呈請行政領導同志閱批。

3、 辦公室信訪工作任務主要有:

(1)辦理學校行政和上級領導機關交辦的來信來訪問題;

(2)受理校內教職工、群眾的信訪問題;

(3)做好黨政領導同志接待來訪前的準備工作及事后的交辦、催辦、落實工作;

(4) 辦理學校黨政領導交辦的其它信訪事項。

4、 信訪工作程序。辦公室接到群眾來信后,要按照規(guī)定的步驟認真辦理。辦理群眾來信的程序是:拆封→閱信→登記→處理→復信。

拆封。收到群眾來信,要當日拆封,不能拖拉。

閱信。拆封后應及時閱信,閱信時要認真仔細,要理解和掌握來信者的意圖、要求及反映情況的全部過程。

登記。將來信者的姓名、性別、工作單位、通訊地址和反映的問題、要求等內容,逐項在《群眾來信登記簿》上登記。對重復來信者,應加以注明。

處理。一般性的群眾來信,由辦公室負責同志批辦;重要來信在辦公室負責同志擬辦后,呈請行政領導同志批辦。批辦意見填寫在《學校辦公室信訪處理單》的相應欄目中。根據(jù)來信所反映問題的性質,按照“分級負責、歸口辦理”的原則,屬于辦公室職責范圍內的問題,要及時、妥善處理,對于需要其他部門或下級單位處理的問題,應及時轉辦或交辦。

復信。群眾來信處理完畢后,原則上都應復信,向群眾宣傳政策,做思想工作,告知處理情況,答復處理結果,做到件件有回音。

辦公室對群眾來訪陳述意見,反映情況,提出要求、建議、批評以及申訴、控告、檢舉等,要以對群眾負責的態(tài)度,熱情接待,耐心聽取,并對來訪者反映的問題和要求予以辦理。辦理群眾來訪的基本程序是:登記→接談→處理→回訪。

群眾來訪登記卡

來訪人姓名

性別

年齡

職務

現(xiàn)工作單位或家庭住址

初次來訪時間

聯(lián)系電話

來訪問題摘要:

處理情況:

群眾來信處理單

編 號:

來 信 人

來信時間

主要內容

校領導意見

處理結果

日志、每周工作安排填寫制度

一、為了保證學校辦公室更好地圍繞學校中心工作服務,充分發(fā)揮參謀、橋梁、助手作用,使學校辦公室工作更加有序、規(guī)范、科學;為了便于及時檢查、落實、總結各項工作,記錄全校教工工作人員的工作成效,各部門必須開始填寫工作日志、工作安排,由辦公室統(tǒng)一匯總,整理匯編,上網(wǎng)公示。

二、日志的內容,主要是記載每個部門每天處理的主要事務,或是記載協(xié)助其他部門處理的事務和問題,以及辦理、完成校領導和辦公室交辦的其它工作,同時要記錄每件重大事務處理情況、看法、建議等內容。

三、每周工作安排主要記錄下一周的部門活動主題、會議安排等,每周五上午10點由辦公室統(tǒng)一收取匯總、上網(wǎng)公示。

四、工作日志各部門主任每天按時填寫,如遇其他原因耽誤,要迅速補記。每周五下午3點由辦公室統(tǒng)一收取匯總。

學校日志登記表(下一周周一收取)

時間

周期

登記人

部 門

政教()教務()總務()人事()教研()支部()工會()其他()

部門主要事務描述(周一)

部門主要事務描述(周二)

部門主要事務描述(周三)

部門主要事務描述(周四)

部門主要事務描述(周五)

每周工作安排

日期

第 周

部 門

政教()教導()總務()人事()科研()支部()工會()其他()

主要工作計劃

周一:

周二:

周三:

周四:

周五:

周六:

周日:

備注

前一周周五收取

車輛管理制度

為加強車輛管理,合理安排車輛,確保教學、科研及公務用車,對車輛使用作以下規(guī)定:

一、校內車輛統(tǒng)一由校長辦公室管理、調度。

二、駕駛員應具備良好的職業(yè)道德,堅守工作崗位,嚴格遵守交通規(guī)則及各項規(guī)章制度。

三、駕駛員必須服從用車調度,保持通訊聯(lián)系,做到隨叫隨到,積極完成出車任務。精心保養(yǎng)車輛,保持車輛的整潔。發(fā)現(xiàn)故障及時排除,節(jié)約燃油和修理費。

四、保障校長及各處(室)的公務用車,做到按時接送。各學科教研活動、學生競賽一般不安排接送,如因為特殊原因,必須經過校長室批準。學生競賽等活動必須有帶隊教師陪同,大量的資料接送必須由相關部門指定專人負責。

五、各部門需公務用車,應提前向校長辦公室聯(lián)系,由校長辦公室統(tǒng)一安排。并按規(guī)定填寫出車單的校長辦公室存根一覽,駕駛員一欄由辦公室填寫。

六、教工及外單位借用車,應在不影響本單位用車的情況下,經公司領導批準,給予派車,視情收取服務費用。

七、未經同意駕駛員私自用車以嚴重違紀論處。若發(fā)生事故,一切責任由私自出車者自負。

八、駕駛員下班后,車輛除次日有接送任務,應停放在校內制定位置。

附:出車單據(jù)

校長辦公室存根

申請時間

年 月 日 時

出車時間

年月 日時

出車地點

申請人

出車事由請打勾

接送人員()接送材料()學生競賽( )帶隊教師人數(shù):個其他:

是否安排

是()否( )變更項目:

備注

駕駛員出車憑證

申請時間

年 月 日 時

出車時間

年月 日時

出車地點

申請人

出車事由請打勾

接送人員()接送材料()學生競賽( )帶隊教師人數(shù):個其他:

是否安排

是()否( )變更項目:

備注

宣傳工作管理辦法

為了進一步做好學校宣傳工作,規(guī)范學校各部門的宣傳行為,推進學校宣傳工作管理的科學化、規(guī)范化,緊緊圍繞學校的中心工作,為學校的發(fā)展營造良好的氛圍,結合我校實際,特制定本辦法。

1、新聞宣傳工作由校黨支部統(tǒng)一領導,成立宣傳工作領導小組,由分管宣傳工作的校領導任組長,學校辦公室主任任副組長,相關部門負責人為成員,負責全校新聞宣傳工作的組織、指導、協(xié)調和考核等工作。

2、各部門主任負責本部門的新聞宣傳工作,在遵守宣傳紀律的前提下,積極向延平教育信息及學校網(wǎng)站等校內外新聞媒體投稿,及時向社會宣傳本單位在各項工作中的好做法和新成果,為不斷提高學校的社會知名度和美譽度做出自己應有的貢獻。

3、為保證及時匯集全校的新聞信息,高效有序地開展工作,建立新聞報道報告制度,各部門應及時將本部門的新聞信息的文字和音像資料(電子稿)上交到校長辦公室,由辦公室統(tǒng)一登記整理。

4、校內橫幅、標語、海報等的懸掛、張貼須經各部門負責人審查同意, 在指定地點懸掛,到期自行取回,嚴禁延期懸掛、張貼。

5、通訊員在市級以上新聞媒體(指紙質媒體)上發(fā)表宣傳我校的新聞稿件,給予一定獎勵。

部門新聞報送單

報送部門

報送時間

通訊員

新聞主題

采用媒體

(請注明時間 刊期)

備注:

文字資料()照片( )錄像( )

電子屏幕信息采集單

填寫日期: 年 月 日

部門

信息發(fā)布時間

月 日—— 月日

信息發(fā)布內容