s集團(tuán)公司人事檔案管理規(guī)定

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：52

集團(tuán)公司人事檔案管理是全面了解一個(gè)人的依據(jù)一般的人事檔案涉及的當(dāng)事人絕大多數(shù)還在崗位上工作,根據(jù)人事檔案的內(nèi)容及其特點(diǎn)可以看出,它是全面了解一個(gè)人的依據(jù),來(lái)看下面小編為大家提供的關(guān)于集團(tuán)公司人事檔案管理規(guī)定:

企業(yè)(公司)人事檔案管理制度

一、總則

第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。

第二條集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級(jí)管理

由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一管理。

(一)原始檔案:員工入司時(shí)隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。

(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。

(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號(hào)、家庭住址、戶(hù)籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過(guò)電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。

經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進(jìn)的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條人事檔案由各公司、部門(mén)總經(jīng)理分管或指導(dǎo),該公司、部門(mén)人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理,并對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)各公司、部門(mén)人事檔案的監(jiān)督考核。

二、人事檔案的建立

第四條新建人事檔案收集范圍

由人力資源部門(mén)直接形成的材料:

(一)各種履歷表、登記表、面試評(píng)價(jià)表、個(gè)人經(jīng)歷材料及求職原始材料。

求職原始材料包括:報(bào)名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對(duì)半和胸透檢驗(yàn)單(要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫(yī)院進(jìn)行體檢,且出具的體檢證明須真實(shí)有效)等材料。

(二)職務(wù)任免申請(qǐng)表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(chēng)(學(xué)位等)審批材料。

(三)工資調(diào)整審批表。

(四)鑒定書(shū)、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

(五)考核、考勤或其它類(lèi)材料。

(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績(jī)、學(xué)歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報(bào)批評(píng)等材料。

(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個(gè)人申請(qǐng)、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險(xiǎn)等材料。

(十)各種崗位責(zé)任書(shū)、競(jìng)聘、施政方案等。

通過(guò)其它渠道形成的材料:

(一)各類(lèi)組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎(jiǎng)勵(lì)材料。

(二)參加各級(jí)人大或各類(lèi)協(xié)會(huì)代表大會(huì)材料。

(三)業(yè)務(wù)考績(jī)材料、技術(shù)方面的貢獻(xiàn)材料及各項(xiàng)論文著作篇目等。

(四)出國(guó)審批表及在外期間鑒定材料。

(五)參加公司組織的各類(lèi)體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。

(七)在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。

(八)重要的社會(huì)關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。

(九)對(duì)違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等。

第五條人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應(yīng)具備的條件:

(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒(méi)有最后審定和處理意見(jiàn)的文件。

(二)材料必須以個(gè)人為對(duì)象。

對(duì)反映多人有關(guān)情況的材料,應(yīng)當(dāng)分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個(gè)人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記,如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等;對(duì)屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊,并在辦理完備后再行歸檔。

(四)檔案內(nèi)容必須實(shí)事求是,不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫(xiě)人物事跡的報(bào)告文學(xué)、個(gè)人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整,對(duì)頭尾不清、來(lái)源時(shí)間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個(gè)人重大問(wèn)題的材料,如需查清,應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)處理后,方能歸檔。

確定材料能否歸檔時(shí),應(yīng)針對(duì)具體問(wèn)題具體分析,不能一概而論;同時(shí),還應(yīng)對(duì)檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記,并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充。

應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料:

(一)經(jīng)過(guò)鑒別,凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料,應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點(diǎn)核對(duì)后,應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應(yīng)開(kāi)列詳細(xì)清單,證明材料(物品)名稱(chēng)及份(件)數(shù),經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個(gè)人印章。

(四)對(duì)不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷(xiāo)毀,并應(yīng)對(duì)其本人說(shuō)明。

(五)銷(xiāo)毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個(gè)人都不得擅自銷(xiāo)毀。

第六條人事檔案的整理要求:

(一)應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。

(二)應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。

(四)材料增減時(shí)應(yīng)進(jìn)行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本,對(duì)于機(jī)密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條人事檔案的建立

(一)集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對(duì)于員工在崗位工作期間形成的各類(lèi)檔案資料須及時(shí)予以補(bǔ)充完善。

(二)集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。

分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊(cè)上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。

(三)員工所在部門(mén)人事助理建立本部門(mén)員工基礎(chǔ)檔案,并對(duì)員工在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料(身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶(hù)籍地、學(xué)歷、職稱(chēng)、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。

第八條人事檔案的編號(hào)

(一)人事檔案編號(hào)構(gòu)成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號(hào)。

(二)各分(子)公司、部門(mén)人事檔案代碼取正式名稱(chēng)前三個(gè)字的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母(大寫(xiě)),如采購(gòu)管理中心,其人事檔案編號(hào)為cgg。

(三)員工辭職后的檔案編號(hào)繼續(xù)保留,不重復(fù)使用。

(四)同一部門(mén)員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個(gè)檔案袋內(nèi),調(diào)動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。

抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。

第九條人事檔案建立的具體程序

(一)集團(tuán)人力資源中心以及各分(子)公司人事部門(mén)對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱(chēng)及其相關(guān)的內(nèi)容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(jí)(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門(mén)每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門(mén)每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團(tuán)公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門(mén)按季度定期收集、整理,并要求歸檔。

三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第十一條人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序

(一)人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號(hào)及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因(調(diào)動(dòng)、辭職辭退和開(kāi)除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。

(三)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門(mén)。

(五)收檔公司、部門(mén)在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門(mén)。

第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條員工晉升科級(jí)(含)以上級(jí)別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門(mén)按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心;科級(jí)管理干部被免職后,其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門(mén)。

第十四條員工離職后由其所在公司、部門(mén)一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊(cè)存檔,并妥善保管二年。

銷(xiāo)毀時(shí)須填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》,經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。

四、人事檔案的查詢(xún)、借閱

第十五條檔案查詢(xún)和借閱應(yīng)按程序辦理

(一)檔案的查詢(xún)應(yīng)先申請(qǐng),說(shuō)明查詢(xún)的對(duì)象、理由和范圍,所在公司、部門(mén)人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可登記查閱。

不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借檔登記。

最長(zhǎng)借閱期限為一星期。

若需延長(zhǎng),需辦理續(xù)借手續(xù)。

(三)各公司、部門(mén)、個(gè)人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門(mén)開(kāi)具介紹信,說(shuō)明理由,再由集團(tuán)公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門(mén)內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行。

五、人事檔案的保管