地產公司工程資料管理規(guī)定
地產公司工程資料管理規(guī)定
為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下:
第一條 總則
為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術檔案資料的歸檔要求及標準,遵照國家相關技術檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術檔案歸檔管理細則》(以下簡稱細則)。
第二條 工程技術檔案的范圍
工程技術檔案是指我公司在項目建設過程中形成的、按規(guī)定應當歸檔保存的各種載體形式的技術文件材料及相關圖紙。
第三條 工程技術檔案管理責任人
1、工程技術檔案管理工作由總經理辦公室負責組織開展并管理保存。
2、各相關部門(指工程部和設計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求,切實履行各自職責,對工程技術檔案進行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內容移交給總經理辦公室。此項工作應納入各相關部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內容和依據(jù)。
第四條 歸檔范圍
1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結構、水電、暖通等個相關專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣工圖(如:裝修、幕墻等),由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔;第三類為室外管網竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條 歸檔方法和內容
1、公司工程技術檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的檔案內容包括三部分:
a、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術文件資料及相關圖紙,主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原件,掃描備份后統(tǒng)一交總經理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。
第六條 歸檔要求
1、歸檔的工程文件應為原件。若為復印件應指名原件存放處,并加蓋部門紅圖章。
2、工程文件的內容必須真實、準確,與工程實際相符合。
3、歸檔的工程文件應采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:
竣工圖
施工單位
編制人
審核人
技術負責人
編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān)
現(xiàn)場監(jiān)理
6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并標明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應當重新繪制竣工圖。
第七條 單體工程檔案移交
各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應統(tǒng)一交給項目部檔案管理員登記,由項目部負責組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù)應包括移交內容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時將移交手續(xù)的登記備份交由總經理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條 立卷要求
1、組卷
(1)各相關部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合而成。例如:設計部為s,工程部為g,以此類推。
(2)各相關部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式),可據(jù)實際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細化。卷內要有卷內文件目錄及備考表。卷內所有文件需要裝訂成冊。
(3)待工程階段性竣工完成后,或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本部門的卷內目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經理辦公室檔案管理人員。各部門檔案管理人員應對立卷歸檔工作全面負責。
(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫。
(5)總經理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統(tǒng)完整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編制,并通知部門資料員校核。
2、編目
(1)編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定:
卷內文件均按有書寫內容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開始;
頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;
成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁號。
(2)卷內目錄的編制應符合下列規(guī)定:
卷內目錄式樣宜符合本細則附錄d的要求。
序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。
文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。
文件題名:填寫文件主體全稱。
日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
頁數(shù):每份文件有幾頁(背面有文字的也算一頁)。
頁號:卷內每份文件第1頁所在之頁的編號。
卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。
(3)卷內備考表的編制應符合下列規(guī)定:
卷內備考表的式樣宜符合本細則附錄e的要求。
本卷情況說明:填寫卷內文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題,由有關的檔案管理人員填寫并簽名,標注時間。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。
另需標明卷內文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))。
卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。
(4)案卷總目錄中的編制應符合下列規(guī)定:
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷
號:以一本案卷為單位,內容包括部門、項目、時間、序列號4個要素,如“g-翠竹園-2006 -1”。
案卷名稱:包括案卷主要內容,分卷序號等,如“工程聯(lián)系單*建筑*第一分冊”。
責任人:提供檔案的部門資料員。
編制人:總經理辦公室檔案管理人員。
(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)
第九條 歸檔時間和手續(xù)
1、歸檔時間
(1)每一工程項目的立卷歸檔,應在該階段性項目全部竣工結束(移交物業(yè))后兩個月內完成。
(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。
附錄10-1: 工程技術文件歸檔范圍及移交時間
附錄10-2: 工程技術文件歸檔范圍及移交時間
附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料
