國電電力新能源公司檔案管理規(guī)定

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：67

一總則

1、為加強公司文書檔案的科學(xué)、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質(zhì)量,保證和維護(hù)檔案的安全、完整,進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價值為公司經(jīng)營管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法,結(jié)合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。

2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。

3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。

4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。

二檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)

1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。

2、公司檔案工作實行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。

3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。

4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應(yīng)保持相對的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報行政部備案,如有變動須及時通知行政部。

5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職,應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。

6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。

三檔案的收集

1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時收集、管理本部門的資料,即把好文件“質(zhì)量關(guān)”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。

2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。

3、一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。

4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。

5、召開的各種重大會議,由會議主管部門將會議紀(jì)要、會議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。

6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。

四、歸檔范圍

1、公司應(yīng)歸檔的資料包括:公司在日常工作和經(jīng)營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。

2、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。

3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來往的文書。

4、公司對內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。

5、重要的會議材料,參加上級部門會議帶回的會議材料,公司內(nèi)部會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議紀(jì)要和會議記錄等。

6、公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。

7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關(guān)法律文書等文件材料。

8、公司的財務(wù)報表、賬本、憑證等。

9、公司關(guān)于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。

10、公司工程項目資料及有關(guān)報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。

11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。

12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。

五檔案的立卷

1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。

2、各部門對處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。

3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。

4、公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。

5、專(兼)職檔案管理員應(yīng)及時將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質(zhì)量,各相關(guān)部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。

五、文件歸檔與移交

1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交;

2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內(nèi)容:文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。

3、文件移交清單三方簽字為有效。

4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為:先大類(行政管理、經(jīng)營、科研、后勤),后部門(董事會、行政、人事、財務(wù)部、項目部等),再小類(文件在前、資料在后)。

5、保管期限分為永久、長期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長期(30年、10年)兩種。

6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:

(1)從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。

(2)凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的,在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價值和文化價值,對公司有長遠(yuǎn)利用價值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管;

(3)凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動,在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值,在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價值的文件材料,應(yīng)定為長期保管。

7、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點,保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨立卷。

9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年;工程資料放在項目驗收年度;其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號。

永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

六、檔案的保管、統(tǒng)計

1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。

2、公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號次序進(jìn)行保管,并編制好案卷目錄等工作。

3、檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。

4、公司檔案實行計算機(jī)監(jiān)控管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。

5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強檔案的管理和利用,定期對檔案的價值進(jìn)行鑒定。

6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查,防止檔案的變質(zhì)、退磁。對重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。

文書檔案的統(tǒng)計

7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度,對檔案的收進(jìn)、移出、庫存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計,統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。

編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。

七、檔案的查閱、借閱

1、公司員工查閱、借閱檔案資料時,應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負(fù)責(zé)人對查(借)閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時間和歸還時間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。

2、查(借)閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行查閱,對檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案,一律不得查閱。

3、檔案查(借)閱的批準(zhǔn)人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。

4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn),秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對常用的檔案資料,檔案室可提供復(fù)印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應(yīng)及時交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。

查(借)閱檔案人員須愛護(hù)檔案,不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時吸煙,以免造成檔案的損壞。

5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對外宣傳。

八、檔案的銷毀

1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案,檔案工作人員應(yīng)定期整理,進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。

2、檔案需要銷毀時,由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴(yán)格審查,并編制檔案銷毀清冊,經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。

3、其他檔案銷毀前,應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明,報行政部經(jīng)理審核,經(jīng)總裁或主管副總裁審批后,方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。

4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨進(jìn)行檔案的銷毀。

九、罰則

有下列行為之一的,由公司行政部責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,報請總裁或主管副總裁對負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。

1、將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。

2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。

3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的。