第1篇 大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據(jù),加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。

為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

一工程檔案目錄管理1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

2. 工程檔案設置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。

3. 工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。

二工程檔案管理程序1.工程檔案管理責任

(1)工程部經(jīng)理責任:設置文秘檔案員;

確定檔案目錄;

設置檔案保密等級;

檢查檔案情況。

(2)工程部責任:配合工程部經(jīng)理進行工作。

(3)文秘檔案員責任:檔案建立;

檔案修改;

檔案整理;

銷毀更新;

檔案資料分析報告;

接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;

檢查工程部各級人員檔案工作情況。

(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;

接受各級領(lǐng)導和檔案員的工作檢查。

2. 工程檔案管理程序

(1) 工程檔案的建立文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。

檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。

(2) 工程檔案的存檔工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。

(3) 工程檔案的查閱和借閱一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;

若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。

保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱,不可以借閱。

(4) 工程檔案的更改清理和銷毀原始檔案一般不可修改;

工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。

工程部檔案應定期進行清理,過程性工作檔案到期后應及時銷毀,但應做好銷毀記錄。

(5) 上級檔案存檔工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

(6) 保密等級設置和更改涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

(7) 計算機檔案管理工程部檔案應積極推行計算機管理,由文秘檔案員設置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

(8) 圖書檔案管理辦法工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴格按管理辦法借閱。

第2篇 x大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據(jù),加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

一.工程檔案目錄管理

1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

2.工程檔案設置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。

3.工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。

二.工程檔案管理程序

1.工程檔案管理責任

(1)工程部經(jīng)理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。

(2)工程部責任:配合工程部經(jīng)理進行工作。

(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。

(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領(lǐng)導和檔案員的工作檢查。

2.工程檔案管理程序

(1) 工程檔案的建立

文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。

(2) 工程檔案的存檔

工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。

(3) 工程檔案的查閱和借閱

一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱,不可以借閱。

(4) 工程檔案的更改清理和銷毀

原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理,過程性工作檔案到期后應及時銷毀,但應做好銷毀記錄。

(5) 上級檔案存檔

工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

(6) 保密等級設置和更改

涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

(7) 計算機檔案管理

工程部檔案應積極推行計算機管理,由文秘檔案員設置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

(8) 圖書檔案管理辦法

工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴格按管理辦法借閱。