后勤集團記錄管理規(guī)定

后勤集團記錄管理規(guī)定

為能真實地反映本單位工作滿足顧客需求的程度,為采取糾正、預(yù)防和改進措施提供信息,并為集團和本單位工作運行的有效性和有追溯性要求的場合提供客觀證據(jù),集團在工作運行中所發(fā)生的各種記錄,均應(yīng)有效地進行管理,特制訂本規(guī)定。

一、定義

記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于集團所有發(fā)生記錄的單位、部門和員工。

三、職責(zé)

1.集團質(zhì)量檢驗部負責(zé)設(shè)計《控制程序文件》中需要的記錄表格,并由集團管理者代表審批。

2.各單位負責(zé)設(shè)計本單位《工作指導(dǎo)書》中需要的記錄表格,并由本單位負責(zé)人審批,并報集團質(zhì)量檢驗部備案。

3.各單位負責(zé)設(shè)計本單位運行中所需要的各種記錄,并由單位負責(zé)人審批。

4.修改記錄時,應(yīng)向?qū)徟颂岢錾暾?經(jīng)審批人審核批準(zhǔn)后方可修改。

5.修改后的記錄,必須經(jīng)單位負責(zé)人審批后方可使用。

6.各單位應(yīng)每半年統(tǒng)計一次記錄的發(fā)生情況,并認(rèn)真填寫《記錄清單》。

四、記錄的分類

1.質(zhì)量管理體系運行的記錄:

集團《控制程序文件》中記錄樣冊里的全部記錄;

各單位《工作指導(dǎo)書》中記錄樣冊里的全部記錄。

2.各單位工作運行中確認(rèn)的各種記錄。

五、記錄的標(biāo)識

1.與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄,其標(biāo)識方式按照集團《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執(zhí)行。

2.工作運行中的記錄,各單位應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的編號方法。

3.非表格化且不便于編號標(biāo)識的記錄,可用記錄名稱形式標(biāo)識。

六、記錄的使用要求

1.經(jīng)審批確認(rèn)的各種記錄,要發(fā)至相應(yīng)崗位。各單位要保證在工作場所使用的記錄表格為有效格式。

2.工作場所使用的各種記錄,應(yīng)由崗位工作人員填寫,別人不得代填。

3.填寫記錄時應(yīng)認(rèn)真、及時,不得發(fā)生補填、提前填寫等現(xiàn)象。記錄填寫要完整,填寫內(nèi)容要真實,不得缺項,不得作假,字跡應(yīng)清晰,簽署要齊全(姓名、日期)。

七、記錄的保存

1.各單位應(yīng)由專人負責(zé)本單位質(zhì)量管理體系運行和有關(guān)工作運行的記錄的檢查、收集。

2.對收集的記錄應(yīng)進行整理、分類歸檔。

3.記錄要存放在適宜的地點,防止記錄的損壞或丟失。

4.借閱記錄時要有登記,并及時歸還。

5.按照規(guī)定的記錄保存期限,定期清理到期的記錄。

6.需要銷毀的記錄,經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理回收、銷毀手續(xù)。

八、附則

1.本規(guī)定的擬訂、修改和解釋由集團質(zhì)量檢驗部負責(zé)。

2.本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。集團辦字〔2004〕6號《關(guān)于下發(fā)z后勤集團生產(chǎn)運行記錄管理暫行規(guī)定的通知》及《z后勤集團生產(chǎn)運行記錄管理暫行規(guī)定》同時廢止。