第1篇 學(xué)校檔案管理暫行規(guī)定-5
學(xué)校檔案管理暫行規(guī)定5
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理,有效地保護(hù)和利用檔案,為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,并參照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,結(jié)合我校的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條檔案工作是學(xué)校工作的組成部分,為加強(qiáng)學(xué)校工作管理,提高工作質(zhì)量和工作效率,本校特設(shè)立綜合檔案室,文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案、職改檔案等實(shí)行集中統(tǒng)一管理。各科、室都應(yīng)自覺地遵守《檔案法》。支持綜合檔案室的工作,以達(dá)到檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。
第三條本單位在各個(gè)時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、報(bào)表、圖紙、照片、錄音、錄像等不同形式的材料,各部門、科室、個(gè)人不得以任何理由拒絕向綜合檔案室移交。
第二章文件材料的形成和歸檔
第四條各職能部門形成的文件材料,按年度于次年9月前將材料收集齊全,系統(tǒng)整理后移交檔案室歸檔保存。
第五條基建工程項(xiàng)目,在竣工驗(yàn)收后,必須將所形成的文件材料(含工程圖紙、預(yù)、決算及有關(guān)審批手續(xù)),由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理,并經(jīng)審查后,及時(shí)移交檔案室。
第六條凡構(gòu)成固定資產(chǎn)或貴重設(shè)備、儀表的隨機(jī)技術(shù)文件材料,應(yīng)由檔案室登記保管,任何人不得占為已有。
第七條本校工作人員因公外出考察、參觀、學(xué)習(xí)、參加各種會(huì)議獲得的文件材料、參考資料,應(yīng)按歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向檔案移交歸檔。
第八條本學(xué)校的歸檔范圍,詳見有關(guān)制度。
第九條歸檔材料,字跡要工整,圖樣要清晰,禁止用鉛筆、圓珠筆、紅墨水筆書寫,以利用歸檔材料的長期保存。
第三章檔案的管理
第十條檔案室對(duì)接收來的各種檔案,應(yīng)及時(shí)登記、分類編目、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。
第十一條檔案庫房必須保持清潔衛(wèi)生,定期定時(shí)做好溫濕度的測量記錄工作,做到防火、防潮、防曬、防塵、防蛀、防盜,以利用檔案的長期保存。
第十二條綜合檔案室第季對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次檢查,保證檔案的安全和完整,并對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),按規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。
第十三條檔案的鑒定工作要在分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,由文書處理人員、有關(guān)業(yè)務(wù)部門、檔案人員組成鑒定小組,根據(jù)本單位的保管期限表進(jìn)行鑒定。
第十四條檔案的銷毀工作。檔案銷毀時(shí)需經(jīng)鑒定后,由兩人現(xiàn)場負(fù)責(zé)監(jiān)毀,并在銷毀清冊上簽字,以防檔案的遺失和泄密。
第四章附則
第十五條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第十六條本規(guī)定如與上級(jí)有關(guān)規(guī)定不符,則按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。
第2篇 學(xué)校檔案室管理規(guī)定辦法
檔案室是各機(jī)關(guān)(包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu),是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分,關(guān)于學(xué)校檔案室管理規(guī)定應(yīng)該怎么制定,來看小編為大家提供的范本:
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應(yīng)建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。
配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能
力強(qiáng)、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對(duì)穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級(jí)工作納入學(xué)校工作的議事日程;納入分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員工作職責(zé);納入教職工范圍和考核獎(jiǎng)懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務(wù):
1、負(fù)責(zé)單位文書、教學(xué)、教育、會(huì)計(jì)、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學(xué)校黨、政、工、團(tuán)(隊(duì))在實(shí)際工作中形成的文件材料。
教學(xué)檔案:是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。
教育檔案:是指學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育管理中形成的文件材料。
會(huì)計(jì)檔案:是指學(xué)校的財(cái)務(wù)工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。
任何部門和個(gè)人不得擅自處理。
3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間:文書、會(huì)計(jì)檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。
后勤檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學(xué)校檔案分為永久、長期、短期三個(gè)保管期限。
5、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。
收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來往文書應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結(jié)果。
6、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)求在后。
各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。
卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。
歸檔的文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。
不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。
標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡明確切。
封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號(hào)。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負(fù)責(zé),切實(shí)做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴(yán)守檔案材料機(jī)密,不準(zhǔn)隨便轉(zhuǎn)借檔案。
未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。
3、愛護(hù)檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點(diǎn)、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查。
證明性材料,必須校對(duì)無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。
借出時(shí)間,一般不得超過七天,超過時(shí)間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動(dòng)地做好檔案的提供利用工作。
檔案室應(yīng)根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學(xué)校檔案的鑒定與銷毀。
學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門和檔案管理部門有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定。
認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。
對(duì)超過保管期限,失去保存價(jià)值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門審批后方可銷毀。
銷毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
