投資公司檔案管理補充規(guī)定（2篇范文）

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：25

投資公司檔案管理補充規(guī)定

第1篇投資公司檔案管理補充規(guī)定

投資開發(fā)公司檔案管理補充規(guī)定

為進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和及時歸檔,結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補充規(guī)定:

一、檔案移交

1.公司檔案實行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進(jìn)行歸檔。有關(guān)公司的重大事件重要資料應(yīng)隨時向辦公室移交。

2.所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。

3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應(yīng)以復(fù)印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財務(wù)合同)完成簽訂后,應(yīng)及時移交辦公室歸檔;財務(wù)合同由計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。

4.建設(shè)項目的檔案工作,應(yīng)做到與項目建設(shè)進(jìn)程同步。在項目申請立項后,項目主管要按照檔案清單內(nèi)容開始進(jìn)行資料的積累、整理工作:

(1)施工許可證申領(lǐng)完成后1個月內(nèi),應(yīng)將項目前期資料移交至公司檔案室;

(2)項目竣工驗收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告后,應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;

(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項目主管驗收后移交至公司檔案室。

5.項目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個月內(nèi),項目主管需完成資料的補齊完善工作。

6.會計檔案由計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。

7.檔案移交工作需堅持誰項目誰負(fù)責(zé)原則,并將此項工作納入個人年度績效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。

各類檔案歸檔移交期限表

檔案類型歸檔內(nèi)容移交時限責(zé)任部門/責(zé)任人

文書檔案各類合同、協(xié)議等(除財務(wù)合同) 簽訂后一周內(nèi) 各部門

其他資料次年三月底前各部門

財務(wù)檔案財務(wù)合同每季度末25日前計劃財務(wù)部

所有會計檔案每年三月計劃財務(wù)部

工程檔案公司歸檔前期業(yè)主

檔案資料待施工許可證申領(lǐng)完成后1個月內(nèi) 項目主管公司歸檔后期業(yè)主

檔案資料竣工驗收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告后15天內(nèi) 項目主管

移交城建檔案館資料上交城建檔案館起三個月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作項目主管

二、檔案利用

(一)公司內(nèi)部借閱、查閱

公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。

1.借閱、查閱檔案時,需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負(fù)責(zé)人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審批簽字;重要檔案及機密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

2.借閱檔案需限時歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計入個人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續(xù)。

3.借閱人必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,并報辦公室備案,嚴(yán)重者追究責(zé)任。

4.必須愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。

(二)外部人員借閱、查閱

公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關(guān)程序辦理。

1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。

2.外部人員查閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.外部人員借閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),限期歸還,并由檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤催討。

附件:檔案借閱查閱申請表

附件: 檔案借閱查閱申請表

□借閱□查閱

申請人:

檔案名稱:

事由:

時間:

借閱檔案:□原件□復(fù)印件

借閱期限:

歸還日期:

部門領(lǐng)導(dǎo)審批:

年月日

辦公室審批:

年月日

分管副總審批:

年月日

總經(jīng)理審批:

年月日

第2篇投資公司檔案管理規(guī)定辦法

投資公司檔案管理規(guī)定

外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定

(生效日期:1995.12.29--失效日期:)

第一條為加強外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。

第二條外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。

第三條外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護(hù)。企業(yè)承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對其檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案工作。

負(fù)責(zé)管理檔案的人員應(yīng)有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。

各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權(quán)對本級行政區(qū)域內(nèi)或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查,承擔(dān)有關(guān)服務(wù)工作。

第六條外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:

1.外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2.董事會或聯(lián)合管理機構(gòu)形成的文件材料;

3.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料;

4.勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;

5.經(jīng)營管理方面的文件材料;

6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;

7.產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料;

8.儀器、設(shè)備方面的文件材料;

9.基本建設(shè)方面的文件材料;

10.科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料;

11.教育培訓(xùn)方面的文件材料;

12.情報信息方面的文件材料;

13.*黨組織和工會組織的文件材料;

14.其它具有利用和保存價值的文件材料。

第七條外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據(jù)為已有。

第八條外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和國際先進(jìn)方法,進(jìn)行科學(xué)分類和整理。

第九條外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)有庫房和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務(wù)工作。

第十條外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的實際價值和國家有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠(yuǎn)查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內(nèi)有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。

第十一條外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé),直接對檔案進(jìn)行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經(jīng)董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國會計法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十二條外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權(quán)利,應(yīng)當(dāng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。

中國政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱企業(yè)檔案時,企業(yè)應(yīng)予提供。

第十三條外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當(dāng)?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:

1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。

2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產(chǎn)的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。

3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責(zé)令關(guān)閉的,按照有關(guān)機關(guān)的決定處理。

4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關(guān)檔案的復(fù)制件。

第十四條有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價值和數(shù)量,責(zé)令賠償;構(gòu)成犯罪的,應(yīng)當(dāng)依法追究當(dāng)事人的責(zé)任:

1.損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料和檔案的;

2.涂改、偽造檔案的;

3.私自出賣、倒賣檔案的;

4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;