業(yè)戶入伙管理工作程序

1.0程序目的

通過(guò)對(duì)業(yè)主入伙時(shí)各項(xiàng)工作進(jìn)行明確分工,確保業(yè)主入伙時(shí)各項(xiàng)手續(xù)能順利辦理,使業(yè)主滿意。

2.0適用范圍

適用于管理處所管物業(yè)內(nèi)業(yè)主入伙工作的管理。

3.0主要職責(zé)和權(quán)限

3.1管理處經(jīng)理全面負(fù)責(zé)業(yè)主入伙的各項(xiàng)組織工作。

3.2客服中心負(fù)責(zé)接待、引導(dǎo)業(yè)主辦理入伙手續(xù),落實(shí)各項(xiàng)工作。

4.0程序內(nèi)容

4.1業(yè)主入伙前的準(zhǔn)備工作

4.1.1客服中心應(yīng)準(zhǔn)備好業(yè)主入伙所需的各種資料文件,包括:《管理公約》、《住戶手冊(cè)》《治安、消防責(zé)任書》等及相關(guān)表格。

4.1.2維修部應(yīng)查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬開發(fā)建設(shè)單位遺留問(wèn)題的,應(yīng)知會(huì)客服中心與相關(guān)單位落實(shí)解決。

4.1.3保潔部應(yīng)做好入伙樓層及單元的清潔衛(wèi)生工作。

4.2業(yè)主入伙手續(xù)的辦理

4.2.1客服中心負(fù)責(zé)審核業(yè)主入伙條件和留存有關(guān)資料,主要審核以下內(nèi)容:

1) 入伙通知書(留存原件);

2) 房地產(chǎn)買賣合同(附所購(gòu)物業(yè)平面圖)并留存復(fù)印件;

3) 如屬個(gè)人業(yè)主,應(yīng)提供業(yè)主身份證或護(hù)照,并將以上資料復(fù)印件留存;

4) 如屬企業(yè)法人,應(yīng)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照(留存復(fù)印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應(yīng)提供法人代表身份證或護(hù)照。

5) 屬業(yè)主或企業(yè)法人的代理人,應(yīng)驗(yàn)證其身份證或護(hù)照(留存復(fù)印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。

4.2.2客服中心應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)接待、指導(dǎo)業(yè)主辦理如下入伙手續(xù):

1) 協(xié)助業(yè)主在財(cái)務(wù)室繳納各項(xiàng)費(fèi)用;如業(yè)主未繳或未全繳納入伙費(fèi)用,則不予辦理入伙手續(xù)。

2) 填寫《業(yè)主檔案登記表》;

3)簽署《管理公約》及《治安、消防責(zé)任書》;

4)發(fā)放《住戶手冊(cè)》、裝修規(guī)則》;

5)帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)收物業(yè),并請(qǐng)業(yè)主在《收樓驗(yàn)收表》中簽字;

6)如業(yè)主同意接收,則簽署《收樓書》并發(fā)放鑰匙;

4.2.3如業(yè)主轉(zhuǎn)租,除辦理上述手續(xù)外,租戶需填寫《住戶基本情況表》,同時(shí)要求業(yè)主提交租賃合同(留存復(fù)印件),不愿提交租賃合同的業(yè)主,需由業(yè)主簽署委托租戶全權(quán)租用及交納一切相關(guān)費(fèi)用的授權(quán)書。

4.3租戶(公司直接租賃)入伙手續(xù)的辦理

4.3.1客服中心應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)審核租戶入伙資料,內(nèi)容包括:

租賃入伙通知書;

房屋租賃合同(附物業(yè)平面圖)并留存復(fù)印件;

如屬個(gè)人租戶,應(yīng)提供業(yè)主身份證或護(hù)照,并留存復(fù)印件;

如屬企業(yè)法人,應(yīng)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照(留存復(fù)印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應(yīng)提供法人代表身份證或護(hù)照(留存復(fù)印件);

如屬非個(gè)人或企業(yè)法人的代理人,應(yīng)驗(yàn)證其身份證或護(hù)照(留存復(fù)印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。

4.3.2客服中心應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)接待、指導(dǎo)租戶辦理如下入伙手續(xù):

協(xié)助租戶在財(cái)務(wù)部繳納各項(xiàng)費(fèi)用;如租戶未繳或未全繳納入伙費(fèi)用,則不予辦理入伙手續(xù)。

填寫《租戶基本情況表》;

簽署《管理公約》及《治安、消防責(zé)任書》;

4)發(fā)放《住戶手冊(cè)》、《裝修規(guī)則》;

5)帶領(lǐng)租戶驗(yàn)收物業(yè),并請(qǐng)租戶在《收樓驗(yàn)收表》中簽字;

6)如租戶同意接收,則簽署《收樓書》并發(fā)放鑰匙;

4.4業(yè)主/租戶特約代辦服務(wù)

如業(yè)主/租戶需要管理處提供已開設(shè)的特約、代辦服務(wù)項(xiàng)目,則客服中心應(yīng)為其填寫《特約代辦服務(wù)單》,并安排提供服務(wù)。客服中心收費(fèi)文員負(fù)責(zé)按表中相關(guān)項(xiàng)目,參照《費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)》收取相應(yīng)費(fèi)用。

4.5業(yè)主/租戶檔案管理

客服中心負(fù)責(zé)為每個(gè)入伙的業(yè)主/租戶建立檔案并妥善保管,檔案內(nèi)容應(yīng)包括:《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》、《房地產(chǎn)買賣合同》(復(fù)印件)或《房屋租賃合同》、《平面圖》、身份證復(fù)印件、《收樓驗(yàn)收表》、《收樓書》、《治安消防責(zé)任書》、《業(yè)主檔案登記表》、《管理公約》。若業(yè)主為法人單位,還需提供:企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書、經(jīng)辦人身份證復(fù)印件。

5.0支持性文件

5.1《管理公約》

5.2《治安、消防責(zé)任書》

5.3《費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)》

5.4《住戶手冊(cè)》

5.5《裝修規(guī)則》

6.0操作記錄

6.1《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》

6.2《業(yè)主基本情況表》

6.3《收樓驗(yàn)收表》

6.4《收樓書》

6.5《特約代辦服務(wù)單》