新物業(yè)項目入伙管理工作程序

新項目入伙管理工作程序

1總則

1.1有序組織業(yè)戶入伙,提供便捷、高效的顧客服務,是地產銷售和后續(xù)物業(yè)服務的重要內容,項目所在公司和物業(yè)分公司應相互配合,嚴密策劃和組織新項目的業(yè)戶集中入伙工作。

1.2新項目集中入伙工作由項目所在公司主導,物業(yè)分公司配合。

1.3各物業(yè)分公司應配合項目所在公司履行房屋保修義務,在保修期內工程質量問題必須得到及時、有效的處理,切實維護業(yè)戶合法權益和ee地產的品牌形象。

2相關職責界定

2.1項目所在公司總經理負責組織成立交樓入伙工作小組,制定交樓入伙工作方案,組織交樓準備工作,確定入伙時間。

2.2項目所在公司營銷部、工程(配套)部、開發(fā)設計部、財務部參與入伙工作。

2.3物業(yè)分公司負責具體編制物業(yè)入伙方案,按計劃準備及組織實施入伙管理工作。

2.4管理公司物業(yè)管理部負責各項目入伙管理工作的指導和監(jiān)督。

2.5項目所在公司工程部負責協(xié)調監(jiān)理公司和施工單位參與交樓驗收工作。

3工作程序

3.1成立入伙工作小組

3.1.1組成人員:由項目所在公司總經理、營銷總監(jiān)、設計總監(jiān)、工程總監(jiān)、財務總監(jiān)和物業(yè)分公司總經理組成,項目所在公司總經理擔任組長,物業(yè)分公司總經理擔任副組長。

3.1.2人員分工:接待組(負責客戶引導、業(yè)戶身份核驗、資料接收及發(fā)放)、收費組、驗收組、發(fā)鑰匙組、咨詢及后勤保障組,入伙當天現場總指揮為物業(yè)分公司總經理。

3.2入伙策劃

3.2.1在入伙前,物業(yè)分公司將《入伙須知》及其它需提示的內容與項目所在公司的《入伙通知書》一起向業(yè)戶送發(fā),向業(yè)戶明示入伙須知信息。

3.2.2物業(yè)分公司負責配合項目所在公司做好業(yè)戶集中入伙工作,擬訂項目集中入

伙方案。項目集中入伙方案經物業(yè)分公司總經理和項目所在公司營銷(策劃)部審核、總經理批準后,報管理公司物業(yè)管理部、市場部備案。管理公司收到入伙方案的日期應與預定的入伙日期至少提前30天。

3.2.3入伙過程中涉及的所有收費項目,且在房產銷售合同中未明確約定的,收費標準必須在入伙方案審批前報管理公司批準后方可執(zhí)行。

3.2.4新項目集中入伙方案中應包含對可能的緊急的識別、評價,以及相應的處置預案。

3.2.5入伙方案的內容應包括但不限于:

a)入伙的時間及實施地點;

b)入伙工作目標及接待能力要求;

c)入伙手續(xù)辦理的流程;

d)接待現場布置要求;

e)可能緊急情況及處置預案要求;

f)負責入伙工作的人員安排及職責;

g)入伙過程中使用的文件和表格;

h)入伙準備工作的安排及要求;i)所需費用預算。

3.3交樓入伙準備工作

3.3.1人員培訓

a)按人員分工,明確各組的任務及與其它組的銜接要求;

b)對工作流程、注意事項及入伙中業(yè)戶普遍關注的收費、驗收、房屋質量保修、裝修等問題進行培訓,必要時擬寫《入伙工作統(tǒng)一說辭》。

3.3.2入伙發(fā)放資料及記錄的準備

交樓入伙工作小組在業(yè)戶入伙前15個工作日準備好用于入伙的必要的資料,并由物業(yè)分公司整理匯總備用。

1)入伙發(fā)放資料包括(不限于):

a)入伙通知書;

b)出庫單;

c)入伙須知(可制成印刷品張貼);

d)入伙流程圖(可制成印刷品張貼);

e)業(yè)主臨時公約;

f)住戶手冊;

g)房屋質量保證書;h)房屋使用說明書;i)裝修手冊;

j)物業(yè)管理費批文;

k)物業(yè)管理相關法律法規(guī)文本。

2)記錄包括(不限于):

a)業(yè)戶情況登記表;b)入伙流程簽認單;c)區(qū)域防火責任書;d)入伙收樓確認單。e)整改項目報告。

3.3.3入伙前與業(yè)主的溝通為了使入伙工作順利開展,在項目所在公司寄發(fā)《入伙通知書》時,物業(yè)分公司可將業(yè)主須知的相關資料一同寄發(fā)。

3.3.4入伙現場環(huán)境布置要求

a)總體環(huán)境應布置成喜慶、熱烈的場面,襯托出ee品牌;

b)入伙辦理的區(qū)域必須保持干凈衛(wèi)生、井然有序,必要時采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進行裝飾;

c)入伙現場辦理地址、辦理時間、入伙注意事項、入伙流程等標識,相關場地、道路應有明顯、溫馨的指路牌;

d)工作人員按分工不同應有明確的工作區(qū)域,避免出現慌亂現象、服務人員著裝整齊,精神飽滿;

e)在許可條件下,現場設置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進行辦理入伙的環(huán)境;

f)辦公現場資料擺放整齊有序。

3.4入伙手續(xù)的辦理

3.4.1入伙手續(xù)辦理流程圖

入伙手續(xù)辦理流程圖

業(yè)主

………攜帶資料,按規(guī)定時間到達入伙現場

營銷部

………核對確認業(yè)戶身份,向業(yè)戶發(fā)放《出庫單》

接待組

………業(yè)戶情況登記,補簽相關合同

收費組

………收取相關費用,開具發(fā)票

驗收組

………與業(yè)戶共同驗收房屋,出現問題記錄并跟蹤返修,水電開通,水電表初始讀數抄錄

鑰匙發(fā)放

………發(fā)放鑰匙,發(fā)放資料

資料歸檔

3.4.2項目所在公司營銷(策劃)部負責核對業(yè)戶《入伙通知書》,查驗以下業(yè)戶證

件:

a)購房合同原件;

b)業(yè)戶身份證或護照原件;

c)單位購房的查驗須出示單位營業(yè)執(zhí)照副本;

d)委托他人辦理的須出示業(yè)戶委托書,并留存。

3.4.3確認業(yè)戶身份無誤后,營銷部向業(yè)戶簽發(fā)《出庫單》。

3.4.4接待組

a)核對、回收《出庫單》存根聯(lián);

b)留存業(yè)戶證件復印件,填寫《業(yè)戶情況登記表》,簽署《區(qū)域防火責任書》;

c)與未簽約業(yè)戶補簽《前期物業(yè)管理協(xié)議》和《業(yè)戶臨

時公約》;

d)經辦人在《入伙資料交收登記表》上的'業(yè)戶資料提交欄'簽字確認;

e)請業(yè)戶在《入伙流程簽認單》文件欄上簽字確認。

3.4.5收費組依照法規(guī)、政府批文和公司要求,收取物業(yè)管理費等有關費用,并與業(yè)戶共同在《入伙流程簽認單》收費欄簽字確認。

3.4.6驗收組

a)在業(yè)戶交納完入伙費用后,驗收組通知水電工開通該業(yè)戶物業(yè)的水電,攜同施工單位、監(jiān)理公司,與業(yè)戶對房屋進行驗收;

b)將水電表初始讀數及驗收情況登記在《入伙收樓確認單》中;

c)房屋驗收合格的,驗收組與業(yè)戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中簽字確認;

d)驗收中發(fā)現問題,按3.6進行。驗收完成后驗收組與業(yè)戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中注明并簽字確認。

3.4.7鑰匙發(fā)放組

a)房屋驗收無問題或業(yè)戶要求在搬入后再行維修的,鑰匙發(fā)放組將業(yè)戶房屋鑰匙全部交給業(yè)戶;

b)房屋驗收有問題的,鑰匙發(fā)放按3.6進行。組在將業(yè)戶房屋鑰匙交給業(yè)戶時,經業(yè)戶同意留下一套鑰匙(在《收樓問題整改報告》中記錄),供維修使用;

c)業(yè)戶領取鑰匙后,在《鑰匙領取登記表》及《入伙流程簽認單》上簽字確認;鑰匙托管的,在表單備注欄注明;

d)鑰匙發(fā)放組將《住戶手冊》、《裝修手冊》、《房屋質量保證書》、《房屋使用說明書》發(fā)給業(yè)戶保存,并請業(yè)戶在《入伙資料交收登記表》上的'入伙資料收取欄'簽字確認,入伙手續(xù)辦理完畢。

3.5所有資料和業(yè)戶檔案由物業(yè)分公司負責收集、整理和保存。

3.6房屋交收問題的整改

3.6.1驗收發(fā)現問題時,業(yè)戶在《整改項目報告》中記錄交給驗收人員,將鑰匙交給驗收人員便于維修,并在《入伙收樓確認單》的'回執(zhí)欄'中填寫相關記錄并保留回執(zhí)欄;

3.6.2物業(yè)分公司根據《整改項目報告》內容向綜合維修隊下達《工程維修作業(yè)單》,項目所在公司須督促盡快維修,以免影響業(yè)戶裝修;

3.6.3維修完成并通過物業(yè)分公司檢驗后,物業(yè)分公司聯(lián)系業(yè)戶前來復驗,向業(yè)戶交回所保留的鑰匙并請其在《整改項目報告》的乙條款中簽字確認。

3.7集中入伙辦理過程中,項目所在公司、物業(yè)分公司必須確保:任何存在疑慮或不滿意見的業(yè)戶均能及時地與公司高層管理人員溝通,避免現場服務人員的拖延造成矛盾激化或不滿情緒的擴散。

3.8集中入伙期間,物業(yè)分公司必須每對入伙辦理情況進行匯總統(tǒng)計,在當天報告項目所在公司。

3.9物業(yè)集中入伙結束后一周內,物業(yè)分公司總經理應組織本公司對入伙工作進行總結,對入伙過程中反映出來的房屋質量、銷售服務、物業(yè)服務等方面問題進行匯總統(tǒng)計,報送項目所在公司及管理公司物業(yè)管理部備案。

4零星入伙(入住)

在物業(yè)集中入伙之后,針對物業(yè)正常運營期間個別業(yè)戶(租戶)入伙手續(xù)辦理,除不必制訂準備工作計劃和交付方案外,相關入伙手續(xù)仍必須按上述規(guī)定辦理。

5相關文件與記錄

5.1wdwy-wi-mm7501入伙通知書(范本)

5.2wdwy-wi-mm7502入伙須知(范本)

5.3wdwy-fr-mm7501出庫單

5.4wdwy-fr-mm7502入伙流程簽認單

5.5wdwy-fr-mm7503業(yè)戶情況登記表

5.6wdwy-fr-mm7504區(qū)預防火責任書

5.7wdwy-fr-mm7505入伙收樓確認單

5.8wdwy-fr-mm7506整改項目報告