物業(yè)項(xiàng)目采購(gòu)管理工作程序

bjvk城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系

文件名稱(chēng):采購(gòu)管理程序

1.目的

控制采購(gòu)過(guò)程,保證所采購(gòu)物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.

2.范圍

適用于公司內(nèi)各類(lèi)物資和服務(wù)的采購(gòu)管理.

3.職責(zé)

3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的實(shí)施,行政副主任負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的管理控制.

3.2 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對(duì)分供方進(jìn)行評(píng)定和控制.

3.3 各部門(mén)質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收.

4.程序

4.1 根據(jù)采購(gòu)物資對(duì)服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購(gòu)物資分為三類(lèi):

a類(lèi):對(duì)服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機(jī)電設(shè)備等.

b類(lèi):對(duì)服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂(lè)設(shè)施、花草樹(shù)木、清潔物品用于客戶(hù)水電設(shè)施維修使用物資等.

c類(lèi):對(duì)服務(wù)質(zhì)量無(wú)明顯影響的物資.如:辦公文具等

4.2 采購(gòu)資料

4.2.1 物資使用部門(mén)負(fù)責(zé)提供采購(gòu)資料,包括:規(guī)格、名稱(chēng)、價(jià)格、技術(shù)要求、相關(guān)國(guó)家、專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.

4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時(shí)收集采購(gòu)資料,不斷按《分供方評(píng)估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購(gòu)資料.

4.3 采購(gòu)計(jì)劃審批

4.3.1 各物資使用部門(mén)每月于25日前根據(jù)工作計(jì)劃,填寫(xiě)《物資申請(qǐng)單》由部門(mén)經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報(bào)總經(jīng)理審批.

4.3.2 《物資申請(qǐng)單》包括:物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗(yàn)方法等內(nèi)容,必要時(shí)注明分供方名稱(chēng).

4.3.3 計(jì)劃審批后后勤主管安排倉(cāng)管員根據(jù)庫(kù)存情況制作全公司采購(gòu)計(jì)劃填寫(xiě)《物資申請(qǐng)單》.

4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請(qǐng)單》,并將各部門(mén)《物資申請(qǐng)單》于26日前同時(shí)報(bào)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.

4.3.5 審批工作在每月28日前完成.

4.3.6 采購(gòu)員根據(jù)審批后的安排《物資申請(qǐng)單》及《合格分供方名單》實(shí)施采購(gòu).大批量集中采購(gòu)于月底前完成.

4.3.7 后勤主管及時(shí)將各部門(mén)《物資申請(qǐng)單》中未列入全公司采購(gòu)計(jì)劃項(xiàng)目反饋到各部門(mén).

4.3.8 應(yīng)急物資的采購(gòu)由部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn).

4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購(gòu)需加專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告.

4.3.10 各級(jí)管理采購(gòu)物資審批權(quán),按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行.

4.3.11 需要采購(gòu)服務(wù)的部門(mén)提出服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理審批.

4.3.12 按《分供方評(píng)估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.

4.3.13 按《合同審批程序》實(shí)施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.

4.3.14 嚴(yán)格履約.

4.4 采購(gòu)物資的驗(yàn)證

4.4.1 物資購(gòu)進(jìn)后,采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢員辦理入庫(kù)報(bào)檢手續(xù);庫(kù)管員根據(jù)《物資申請(qǐng)單》項(xiàng)目進(jìn)行檢驗(yàn)及入庫(kù)登記,填寫(xiě)《入庫(kù)單》,做好臺(tái)帳記錄.

4.4.2 質(zhì)檢員對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收時(shí),若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識(shí)破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開(kāi)包裝進(jìn)行檢驗(yàn)或向經(jīng)理報(bào)告,填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》.

4.4.3 如果采購(gòu)物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí),由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證,認(rèn)真填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》.

4.4.4 如果客戶(hù)提出對(duì)我公司分供方驗(yàn)證時(shí),由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見(jiàn),但客戶(hù)的驗(yàn)證結(jié)果不能代替公司對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn).

4.4.5 機(jī)電設(shè)備等技術(shù)性較強(qiáng)的物資驗(yàn)收由物資申請(qǐng)部門(mén)組織或指定專(zhuān)人驗(yàn)收其技術(shù)性能等.

4.4.6 使用部門(mén)(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收,以確保其質(zhì)量符合要求.

4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收由服務(wù)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé).

4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時(shí),由質(zhì)檢員填寫(xiě)《不合格物資處理單》,并呈請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理審批,由采購(gòu)員按審批意見(jiàn)處理執(zhí)行.

4.4.9 對(duì)小批量采購(gòu)的a、b類(lèi)物及首次承接的分供方可采取全部檢驗(yàn)的方法.

4.4.10 采購(gòu)?fù)瓿珊蟛少?gòu)的有關(guān)文件由使用部門(mén)及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?

4.4.11 對(duì)采購(gòu)服務(wù)不合格項(xiàng)由服務(wù)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.

4.5 物資的保管按《倉(cāng)庫(kù)管理程序》執(zhí)行.

5.監(jiān)督執(zhí)行

由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.

6.支持性和相關(guān)性文件

bvpqs4.6-01-01 《a、b、c類(lèi)物資合格供應(yīng)商名單》

bvpqs4.15-01 《倉(cāng)庫(kù)管理程序》

bvpqs4.6-01-02 《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》

7.質(zhì)量記錄及表格

bvpqs4.6-01-f1-01《物資申請(qǐng)單》

bvpqs4.6-01-f2-01《入庫(kù)單》

bvpqs4.6-01-f3-01《物資驗(yàn)收單》

bvpqs4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》