公司企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

企業(yè)(公司)職工檔案管理工作規(guī)定

第一章總則

第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定。

第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國(guó)家檔案的組成部分。

第三條企業(yè)職工檔案工作,在國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實(shí)行分級(jí)管理,同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

第六條職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門代為保管。

第七條職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé):

(一)保管職工檔案;

(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

(四)登記職工工作變動(dòng)情況;

(五)為有關(guān)部門提供職工情況;

(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。

(八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

第三章檔案的內(nèi)容

第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類:

(一)履歷材料;

(二)自傳材料;

(三)鑒定、考核、考察材料;

(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料);

(五)政審材料;

(六)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;

(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料;

(八)處分材料;

(九)招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;

(十)其他可供組織參考的材料。

第四章檔案的收集、保管和銷毀

第十條職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。

第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。

第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的,要依法處理。

第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

第五章檔案的提供利用

第十七條因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:

(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)事先提交報(bào)告,說(shuō)明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。

(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。

(六)因工作需要從檔案中取證的,須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

第十八條企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等,應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的,其檔案由原所在單位保管。

第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:

(一)通過機(jī)要交通或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項(xiàng)目登記,并密封包裝。

(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問,以防丟失。

第七章附則

第二十條本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國(guó)務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。