檢疫局檔案工作管理辦法

檢驗(yàn)檢疫局檔案工作管理辦法

第一章 總則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)*檢驗(yàn)檢疫局(以下簡(jiǎn)稱'*局')檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在檢驗(yàn)檢疫工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像等各類檔案)。它是檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的重要查考依據(jù)。

第三條 *局的檔案工作,是維護(hù)本局歷史真實(shí)面貌的重要工作,是機(jī)關(guān)工作的組成部分,對(duì)提高工作效率和質(zhì)量有重要作用。

第四條 *局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則。在工作活動(dòng)中形成的檔案均由局檔案室統(tǒng)一管理。*局檔案工作受國(guó)家質(zhì)檢總局和*省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條 檔案室必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,提高工作質(zhì)量,保證檔案工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性和延續(xù)性。

第六條 對(duì)在檔案工作中成績(jī)顯著的單位和個(gè)人,應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)工作失職,造成損失的,要追究責(zé)任,給予一定行政處罰,構(gòu)成犯罪的,按《檔案法》有關(guān)法律責(zé)任的規(guī)定進(jìn)行處理。

第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第七條 *局檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查局機(jī)關(guān)及下屬各分支機(jī)構(gòu)檔案管理工作,各分支局、企事業(yè)單位應(yīng)配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。

第八條 檔案工作的基本任務(wù)是:

(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,提高干部職工的檔案意識(shí)及檔案工作管理水平。

(二)負(fù)責(zé)管理*局的全部檔案,建立科學(xué)的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗(yàn)檢疫各項(xiàng)工作服務(wù)。

(三)指導(dǎo)文書或業(yè)務(wù)部門文件材料的立卷歸檔工作,并按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。

(四)對(duì)分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負(fù)責(zé)對(duì)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。

(五)加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè),負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、完善和維護(hù)。

(六)進(jìn)行檔案的鑒定工作,對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案提出存毀意見。

(七)收集、整理、保管與本局工作活動(dòng)有關(guān)的參考材料。

(八)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度,確保檔案安全。

(九)定期向檔案館移交檔案。

第九條 各級(jí)檔案人員要堅(jiān)持黨的路線,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),努力提高政治思想覺悟和業(yè)務(wù)水平,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。

第三章 文件資料的立卷、歸檔

第十條 *局在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均由文書人員收集齊全,分類整理、立卷,按規(guī)定時(shí)間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統(tǒng)一保管,任何單位或個(gè)人都不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有。移交檔案資料時(shí)應(yīng)填寫*檢驗(yàn)檢疫局檔案移交清單(見附件1)。

第十一條 文書人員應(yīng)在次年五月底前將上一年度應(yīng)歸檔的文書檔案移交檔案室;其他門類和載體的檔案接收,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到:

(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。

(三)歸檔文件應(yīng)按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。

(四)分類。歸檔文件采用年度--機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)方法分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

(五)排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)目錄內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

(六)編號(hào)。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

(七)編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。

(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規(guī)則》(da/t22-2000)執(zhí)行。其他門類和載體的檔案格式,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三條 應(yīng)根據(jù)檔案的來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容和形式的不同進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列。文書檔案按年度--組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類;科技檔案按項(xiàng)目進(jìn)行分類;聲像檔案、實(shí)物檔案按年度--載體形式分類;會(huì)計(jì)檔案按年度--名稱進(jìn)行分類,設(shè)備檔案按儀器設(shè)備項(xiàng)目進(jìn)行分類。

第十四條 *局文書檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年?？萍紮n案保管期限,分為永久、長(zhǎng)期、定期三類。會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實(shí)物檔案的保管期限分為永久、定期二類。

第四章 檔案的管理、鑒定、銷毀和移交

第十五條 *局在工作活動(dòng)中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室按照有關(guān)規(guī)定,科學(xué)合理地分類、整理和保管。

第十六條 檔案部門應(yīng)建立健全檔案規(guī)章制度,做好檔案的保管工作。

第十七條 采用科學(xué)的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

第十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必需的檔案庫(kù)房和柜架,做到檔案庫(kù)房、辦公用房、閱檔室三分開。庫(kù)房要堅(jiān)固,并配有通風(fēng)、防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等設(shè)施。檔案庫(kù)房溫度要保持在18-24℃,相對(duì)濕度保持在40-60%?？筛鶕?jù)檔案工作需要,增配復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、碎紙機(jī)、溫濕度計(jì)、加濕器、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備;還應(yīng)逐步增置照相機(jī)、碎紙機(jī)和掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備。

第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理,并建立定期檢查和清點(diǎn)制度。

第二十條 應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息化建

設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案一體化,以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。

第二十一條 檔案室應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作,應(yīng)在辦公室負(fù)責(zé)人的主持下,由檔案室和有關(guān)處室組成鑒定小組共同進(jìn)行。凡經(jīng)過(guò)變動(dòng)的案卷,都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時(shí)間、經(jīng)辦人姓名等)在案卷備考表上注明。

第二十二條 鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出檔案鑒定工作報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以銷毀。

第二十三條 銷毀檔案時(shí),必須嚴(yán)守保密制度,指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在完成任務(wù)后,要在銷毀清冊(cè)上簽字,并注明'已銷毀'字樣和銷毀日期。

第二十四條 單位撤銷、合并或有重大變動(dòng)時(shí),其檔案材料應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好,向上級(jí)檔案部門指定的單位移交。

第二十五條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案,在工作結(jié)束后,必須進(jìn)行系統(tǒng)整理,向檔案室移交。

第二十六條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須在離職前將所整理的檔案數(shù)量和狀況交代清楚,履行簽字手續(xù),辦好交接工作。

第五章 檔案的利用

第二十七條 檔案工作人員應(yīng)積極開展檔案的編研、開發(fā)和綜合利用工作,為本局各項(xiàng)工作服務(wù)。

第二十八條 檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行,根據(jù)檔案密級(jí)程度,確定不同的利用范圍及審批手續(xù)。查閱檔案需填寫*檢驗(yàn)檢疫局檔案查閱申請(qǐng)單(見附件2),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。查閱黨組會(huì)議記錄須經(jīng)黨組書記批準(zhǔn),查閱文書、聲像、基建檔案須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),查閱科技檔案須經(jīng)科技處處長(zhǎng)、辦公室主任批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案只有財(cái)務(wù)工作人員經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)方可查閱。

第六章 附則

第二十九條 各分支局及*局所屬企業(yè)可根據(jù)本辦法,結(jié)合具體實(shí)際,制定本單位的檔案管理辦法,同時(shí)報(bào)*局備案。

第三十條 本辦法由*局辦公室負(fù)責(zé)解釋。