住宅區(qū)回訪工作管理規(guī)定

住宅園區(qū)回訪工作管理規(guī)定

第一條 回訪形式

1.上門回訪。

2.電話回訪。

3.信函回訪(公開信)。

第二條辦公室應對下列三類工作進行回訪

1.業(yè)主意見征詢的回訪:按《業(yè)主意見征詢控制程序》的規(guī)定進行發(fā)放、回收和回訪工作。

2.對投訴的回訪:日常工作中接待的投訴、上級單位轉呈的投訴等。

3.對意見、建議的回訪:房管員在日巡視中收集的住戶意見和建議;辦公室接待過的業(yè)主(住戶)的意見和建議等。

4.向業(yè)主(住戶)提供維修服務的回訪:維修質量的回訪,執(zhí)行《維修工作手冊》的“維修過程的檢驗”中規(guī)定每月抽查派工單的5%(當月抽查總量≤總戶數的5%),由維修主管和房管員進行電話回訪,將回訪情況記錄在《回訪記錄》中。

第三條回訪工作的要求

1.責任人:辦公室事務助理、維修主管和房管員。

2.上門回訪必須有業(yè)主(住戶)的簽名,電話回訪不做此項要求,但應在《回訪記錄表》中寫明“電話回訪”。

3.辦公室事務助理對房管員的回訪工作進行檢查并簽署意見。

4.對回訪中,業(yè)主(住戶)又重新提出的意見、建議或投訴等,不能當即解釋清楚或暫時無法做出明確答復的,應告知預約時間回復;對需要進行第二次回訪的必須進行第二次、第三次甚至更多次的回訪,在第二次以后不屬于第三類投訴的回訪可采用電話回訪形式。

5.當需要對同一問題進行回訪時,可以用公開信的形式答復住戶,公開信應存入回訪檔案。

6.對業(yè)主(住戶)反映的問題做到“件件有著落,事事有回音”,回訪處理率達100%。

7.對同一問題多次投訴(指投訴人向不同部門投訴),應做一次記錄。

8.對投訴人沒留下姓名或上級部門只要求復函的投訴,可不進行回訪,但應將復函情況附在投訴表后。

第四條回訪頻率

1.“業(yè)主意見征詢”和投訴的回訪處理率應該達到100%,有業(yè)主(住戶)簽名的上門回訪記錄不少于40%。

2.意見、建議的回訪率,管理處可根據需要進行調整。

3.電話回訪率和信函回訪率不超過年回訪總數的70%。

第五條相關記錄

相關記錄有《回訪記錄》和《投訴處理表》。