第1篇 x酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序

酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序

接待來訪及電話工作程序

(1)酒店內(nèi)部來人接待:認真聽取來訪者訴說求見解決的事由,根據(jù)事情類別及具體內(nèi)容重要性,分別安排來訪者見部門經(jīng)理或其他主管。在有關主管接見來訪者后,由人資員負責有關工作落實安排。

(2)酒店外部人員來訪接待:當酒店外部人員來訪時,人資員應熱情接待,請座沏茶并問清來訪者單位、姓名及要求等情況根據(jù)來訪者要求安排有關主管接見。如遇來訪者要求會見的部門主管外出時,應讓來訪者填寫留言或記錄來訪者要求備用。當部門主管接見后,人資員送客并簽會客單,如需跟辦有關工作,人資員應及時請示部門主管。

(3)電話記錄:人資員應按酒店規(guī)定的電話應答禮儀接酒店內(nèi)外的電話。當來電者所訪主管不在并要留言時,人資員應認真做好電話記錄:寫明來電日期、時間、來電者姓名、單位,留言內(nèi)容。記錄要簡單明了,字跡清楚,聽寫完畢應向來電者復述內(nèi)容獲取認可。若要求回電,應記清回電號碼及分機。

部門向上行文工作程序

(2)行政文員記錄部門主管的要求,擬寫請示的要點;

(3)按規(guī)范行文:寫明編文號、標題(作者、事由、文種)、臺頭(行文單位名稱)、內(nèi)容(請示事項)、落款(行文單位名稱和發(fā)文時間);

(4)部門經(jīng)理簽字(或有關部門主管會簽);

(5)行政文員打印、校對;

(6)部門主管審閱后簽字;

(7)行政文員按酒店行文路線上報或郵寄外發(fā);

(8)將原件的復印件一份存入部門檔案。

部門檔案立卷工作程序及借閱檔案保密規(guī)定

(1)部門檔案立卷:按歸檔類范圍(目錄)積累與收集材料,加以整理與鑒別并確立保存期(短期、長期或永久)。將整理后的資料分類、編目、登記,按規(guī)范要求裝訂成冊,最后立卷上架存檔保管。

(2)借閱檔案保密規(guī)定:由于人資質(zhì)檢部的各類檔案涉及面廣,尤其是人事方面內(nèi)容必須注意保密。凡向人資質(zhì)檢部借閱檔案,必須經(jīng)由部門經(jīng)理親自批準,就地查閱,凡需借出檔案或復印有關內(nèi)部資料的,應先由借閱單位或部門主管出具有效證明件,由人資質(zhì)檢部經(jīng)理簽字批準后辦理登記手續(xù),借出檔案在規(guī)定歸還日期內(nèi),由人資員負責催還。

(3)對于人資質(zhì)檢部有關質(zhì)檢報告、處罰決定等相關材料,未經(jīng)部門主管同意不得外傳。

部門內(nèi)部文件資料傳閱流程

(1)凡由酒店行政領導下發(fā)的文件,行政文員按文件上規(guī)定的傳閱對象,一式多份復印后分發(fā)各主管閱讀保存;

(2)凡酒店內(nèi)部文件傳閱后需歸還的,由行政文員按文件下發(fā)對象輪流分送部門內(nèi)各有關人員閱讀后簽字備案。

(3)部門內(nèi)部文件及參考資料的傳閱,由行政文員專門打印部門內(nèi)部文件傳閱單,印上部門所有人員姓名,及傳閱文件資料名稱傳閱日期,將文件及資料上傳閱單,按傳閱單姓名順序,下發(fā)各人員輪流傳閱后簽名。

部門內(nèi)部溝通、計劃與匯報程序

(1)人資質(zhì)檢部內(nèi)部情況溝通:一般以每日晨會、每周例會上口頭報告形式進行溝通,如有條件可由人資員編印書面信息簡報,報道部門工作進展情況,也可分發(fā)其他部門或行政辦公室傳閱。

(2)部門工作計劃以月度、季度和年度為界限,由人資質(zhì)檢部主管撰寫成文,經(jīng)由行政文員匯總打印成部門工作計劃。部門工作計劃打印后分發(fā)各主管備案使用。(3)部門工作匯報也按月度、季度、年度分期進行,各分部門主管月末、季末前分別上交工作報告,由行政文員收集其他相關資料,匯總撰寫部門工作匯報,請示部門經(jīng)理批準后,打印分發(fā)各有關部門。部門年度工作匯報經(jīng)會議討論通過,行政文員記錄整理后,經(jīng)由部門經(jīng)理審批后打印成文。

第2篇 酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序

酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序接待來訪及電話工作程序

(1) 酒店內(nèi)部來人接待:認真聽取來訪者訴說求見解決的事由,根據(jù)事情類別及具體內(nèi)容重要性,分別安排來訪者見部門經(jīng)理或其他主管。在有關主管接見來訪者后,由人資員負責有關工作落實安排。

(2) 酒店外部人員來訪接待:當酒店外部人員來訪時,人資員應熱情接待,請座沏茶并問清來訪者單位、姓名及要求等情況根據(jù)來訪者要求安排有關主管接見。如遇來訪者要求會見的部門主管外出時,應讓來訪者填寫留言或記錄來訪者要求備用。當部門主管接見后,人資員送客并簽會客單,如需跟辦有關工作,人資員應及時請示部門主管。

⑶ 電話記錄:人資員應按酒店規(guī)定的電話應答禮儀接酒店內(nèi)外的電話。當來電者所訪主管不在并要留言時,人資員應認真做好電話記錄:寫明來電日期、時間、來電者姓名、單位,留言內(nèi)容。記錄要簡單明了,字跡清楚,聽寫完畢應向來電者復述內(nèi)容獲取認可。若要求回電,應記清回電號碼及分機。部門向上行文工作程序

(2) 行政文員記錄部門主管的要求,擬寫請示的要點;

⑶ 按規(guī)范行文:寫明編文號、標題(作者、事由、文種)、臺頭(行文單位名稱)、內(nèi)容(請示事項)、落款(行文單位名稱和發(fā)文時間);

(4) 部門經(jīng)理簽字(或有關部門主管會簽);

(5) 行政文員打印、校對;

(6) 部門主管審閱后簽字;

(7) 行政文員按酒店行文路線上報或郵寄外發(fā);

(8) 將原件的復印件一份存入部門檔案。部門檔案立卷工作程序及借閱檔案保密規(guī)定

(1) 部門檔案立卷:按歸檔類范圍(目錄)積累與收集材料,加以整理與鑒別并確立保存期(短期、長期或永久)。將整理后的資料分類、編目、登記,按規(guī)范要求裝訂成冊,最后立卷上架存檔保管。

(2) 借閱檔案保密規(guī)定:由于人資質(zhì)檢部的各類檔案涉及面廣,尤其是人事方面內(nèi)容必須注意保密。凡向人資質(zhì)檢部借閱檔案,必須經(jīng)由部門經(jīng)理親自批準,就地查閱,凡需借出檔案或復印有關內(nèi)部資料的,應先由借閱單位或部門主管出具有效證明件,由人資質(zhì)檢部經(jīng)理簽字批準后辦理登記手續(xù),借出檔案在規(guī)定歸還日期內(nèi),由人資員負責催還。

⑶ 對于人資質(zhì)檢部有關質(zhì)檢報告、處罰決定等相關材料,未經(jīng)部門主管同意不得外傳。部門內(nèi)部文件資料傳閱流程

(1) 凡由酒店行政領導下發(fā)的文件,行政文員按文件上規(guī)定的傳閱對象,一式多份復印后分發(fā)各主管閱讀保存;

(2) 凡酒店內(nèi)部文件傳閱后需歸還的,由行政文員按文件下發(fā)對象輪流分送部門內(nèi)各有關人員閱讀后簽字備案。

⑶ 部門內(nèi)部文件及參考資料的傳閱,由行政文員專門打印部門內(nèi)部文件傳閱單,印上部門所有人員姓名,及傳閱文件資料名稱傳閱日期,將文件及資料上傳閱單,按傳閱單姓名順序,下發(fā)各人員輪流傳閱后簽名。部門內(nèi)部溝通、計劃與匯報程序

(1) 人資質(zhì)檢部內(nèi)部情況溝通:一般以每日晨會、每周例會上口頭報告形式進行溝通,如有條件可由人資員編印書面信息簡報,報道部門工作進展情況,也可分發(fā)其他部門或行政辦公室傳閱。

(2) 部門工作計劃以月度、季度和年度為界限,由人資質(zhì)檢部主管撰寫成文,經(jīng)由行政文員匯總打印成部門工作計劃。部門工作計劃打印后分發(fā)各主管備案使用。

⑶ 部門工作匯報也按月度、季度、年度分期進行,各分部門主管月末、季末前分別上交工作報告,由行政文員收集其他相關資料,匯總撰寫部門工作匯報,請示部門經(jīng)理批準后,打印分發(fā)各有關部門。部門年度工作匯報經(jīng)會議討論通過,行政文員記錄整理后,經(jīng)由部門經(jīng)理審批后打印成文。