職業(yè)學院儀器設備采購工作管理辦法

職業(yè)技術學院儀器設備采購工作管理辦法

第一章 總則

第一條:為搞好我院裝備建設,做好設備的采購管理工作,根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和有關法律、法規(guī),特制定本辦法。

第二條:各級領導要重視學院的儀器設備采購工作,各單位應明確相關工作的負責人,建立責任制度。

第三條:學院儀器設備的采購要建立良好的工作秩序,采取歸口管理的辦法。

第四條:學院的儀器設備采購項目要經(jīng)過充分論證,確保立項無誤、選型準確;采購過程應遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則。

第二章 采購管理

第五條:我院儀器設備的采購工作歸口設備管理處,由設備處統(tǒng)一組織實施。

第六條:學院成立由監(jiān)察處、審計處、財務處、設備處和項目建設單位組成的設備采購招標工作組,按照有關招投標的規(guī)定,共同研究確定中標單位,招標過程應做到公開、公平、公正。

第七條:我院儀器設備采購訂貨合同統(tǒng)一由設備處具體負責簽訂。

第八條:采購過程中的借款和報賬,需根據(jù)經(jīng)費來源渠道經(jīng)財務主管校長、項目負責人、設備處和財務處批準后執(zhí)行,借款和報賬均由建設單位經(jīng)辦人負責辦理。

第九條:對采購項目的計劃、執(zhí)行過程和結果應進行詳細的記錄,并集中保管。

第三章 采購方式

第十條:采購采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式進行。

第十一條;公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的供應商(統(tǒng)稱投標人)投標的采購方式。是政府采購的主要采購方式。

第十二條:邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請三家以上特定的供應商投標的采購方式。

單價10萬元以上或批量20萬元以上的;供貨廠商多以及設備處認為應該采取招標方式采購的設備,必須采用招標方式。

第十三條:競爭性談判。符合下列情形之一的貨物或者服務,可以依照本法采用競爭性談判方式采購:

(一)招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的;

(二)技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的;

(三)采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的;

(四)不能事先計算出價格總額的。

第十四條:單一來源采購。符合下列情形之一的貨物或者服務可以依照本法采用單一來源方式采購:

(一)只能從唯一供應商處采購的;

(二)發(fā)生了不可預先的緊急情況不能從其他供應商處采購的;

(三)必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續(xù)從原供應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。

第十五條:詢價采購是指對三家以上的供應商提供的報價進行比較,以確保價格具有競爭性的采購方式。采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目,可以依照本法采用詢價方式采購。

第十六條:采購方式的審批

由使用部門、設備處、財務處、紀檢監(jiān)察處、分管院領導組成采購形式論證組,對設備處提出的采購形式進行論證。分管院領導任組長,設備處負責人任副組長。

權限:單價10萬元以下或批量20萬元以下,采購形式由采購形式論證組提出方案,經(jīng)分管院領導審批決定

單價10萬元以上或批量20萬元以上,采購形式由采購論證組提出方案,經(jīng)院務會討論決定。

第四章 采購程序

第十七條:儀器設備采購計劃經(jīng)主管院領導或院(系)主管領導同意批準后,經(jīng)設備處領導審核簽字后交采購責任人執(zhí)行。采購過程中計劃如有變更,須經(jīng)原審批人審核同意后方可執(zhí)行。

第十八條:項目建設單位應按照統(tǒng)一格式編制采購清單,向設備處提供儀器設備詳細配置要求(包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、儀器配置與配套附件、性能指標、參考價格)和二家以上的建議廠商,以便進行招標采購工作。

第十九條:設備處根據(jù)設備采購清單,制訂具體的采購方案,經(jīng)與項目建設單位確認后執(zhí)行。

第二十條:采取招標采購的儀器設備,設備處與項目建設單位一同編制招標文件,招標文件內容和招標程序應符合國家有關法律法規(guī)的要求。不便實施招標采購的儀器設備,設備處與項目建設單位一起對設備進行調研,按照競爭性談判、詢價等方式進行采購。

第二十一條:招標采購程序

一、編制招標文件

設備處與項目建設單位共同編制招標文件,文件的具體內容包括:

1、投標邀請函;2、投標人須知;3、對投標人的資質、資信證明文件的要求;4、投標文件的正、副本數(shù)量、提交方式、投標地點和截止時間;5、開標、評標、返標日期;6、招標采購設備的名稱數(shù)量、技術參數(shù)等;7、投標價格表。

二、邀請參標單位。設備處組織有關人員考察調研,考察內容:供貨商資質、生產(chǎn)規(guī)模、管理水平、產(chǎn)品質量、業(yè)績、供貨能力、財務信譽等?？疾旃ぷ黜毝艘陨蠀⒓?并形成考察報告。召開考察調研匯報會,參加部門(使用部門、院監(jiān)察處、設備處、分管院領導等),會議將對擬入圍單位進行資格審查,最終確定入圍單位,同時對招標文件進行審核,通知入圍單位并發(fā)放招標文件。

三、落實評標工作組。評標組由分管院領導、院監(jiān)察處、審計處、財務處、設備處和項目建設單位組成,分管院領導任組長,設備處負責人任副組長。落實評委、主持人、唱標人、監(jiān)標人、書記員名單。

制訂定標方案:根據(jù)公司實力、品牌、檔次、付款方式等進行排名打分,并決定品牌、檔次之間允許的差值。根據(jù)各公司的綜合得分,以少數(shù)服從多數(shù)的評標原則決定中標單位。

四、由設備處通知參標單位和各有關單位人員開標的時間、地點。

五、做好開標前的準備工作。設備處組織好參標單位的投標資料,布置開標場地。

六、開標:開標前由監(jiān)察處和投標方共同檢查投標資料是否密封良好,然后由唱標人唱標、書記員寫標。

七、評標:根據(jù)各參標單位資信、技術實力、所投價格、售后服務的保證等各項綜合指標進行評議。

八、定標:根據(jù)不同的招投標方案,由評委按方案定標,并形成招標記錄。

九、宣布中標結果。

十、選定供貨方后,設備處和項目建設單位與供貨方共同確定合同條款,并簽訂合同。

十一、合同一經(jīng)簽訂,雙方應按照合同約定履行各自義務,任何一方不得自行變更或者解除合同。

在合同履約過程中,需要變更有關條款時,合同雙方應當協(xié)商解決。

十二、付款應按合同規(guī)定的付款方式及學院財務有關規(guī)定辦理。

第二十二條:競爭性談判采購程序:

(一)成立談判小組。談判小組由設備處、采購人的代表和有關專家共三人以上的單數(shù)組成。

(二)制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。

(三)確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判,并向其提供談判文件。

(四)談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判。再談判中,談判的任何一方不得透露與參與有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變化的,談判小組當以書面形式通知所有參加談判的供應商。

(五)確定成交供應商。談判結束后,談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內進行最后報價,采購人從談判小組提出的成交侯選人中根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商,并將結果通知所有參加談判的未成交供應商。

第二十三條:單一來源方式采購,采購小組與供應商應當遵循本法規(guī)定的原則,在保證采購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行采購。采購小組由設備處、使用部門、監(jiān)察處組成。

第二十四條:詢價采購程序:

(一)成立詢價小組。詢價小組由設備處、采購人代表和有關專家共三人以上的單數(shù)組成。

(二)確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據(jù)采購需求,從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商,并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。

(三)詢價。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。

(四)確定成交供應商。詢價小組根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商,并將結果通知所有被詢價的供應商。

第五章 采購監(jiān)督與紀律

第二十五條:我院儀器設備的采購工作接受院紀委、監(jiān)察處、審計處、財務處、項目建設單位及群眾的監(jiān)督。

其監(jiān)督的內容為:

(1)采購執(zhí)行單位的活動是否符合有關法律、法規(guī)和規(guī)章制度的規(guī)定;

(2)采購執(zhí)行單位是否嚴格按計劃進行,有無超計劃或無計劃采購行為;

(3)采購執(zhí)行單位采購方式和程序是否符合規(guī)定;

(4)采購執(zhí)行單位合同履行情況和采購資金撥付是否符合規(guī)定;

(5)采購人員的職業(yè)素質、專業(yè)技能和服務意識。

第二十六條:在采購過程中,要維護國家和學校的利益,堅持原則,不得損公肥私,對采購責任人紀律要求如下:

(1)采購責任人在采購過程中應嚴格按照學校采購管理辦法執(zhí)行;

(2)開標前,不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、人數(shù)以及與招標、投標有關的其他情況。

(3)招標過程不得私自拆看標書,不得向供貨商泄露評委、標底、評標過程及與招標有關的其他情況,不得與供應商違規(guī)串通;

(4)采取非招標采購的項目,采購責任人不得單方面進行采購;

(5)采購責任人不得收受供應商的財物,對于無法拒收的,要如實上交入賬;

第二十七條:采購責任人在采購過程中有違紀違規(guī)行為,已構成違紀的,學校依據(jù)有關黨紀、政紀給予紀律處分。情節(jié)嚴重構成犯罪的,移送司法機關依法追究刑事責任。

第六章 驗收

第二十八條:合同簽訂后,項目建設單位必須及時做好驗收準備工作,明確使用管理人員,落實安裝地點,準備好所需環(huán)境設施,做到貨到及時開箱驗收、清點、安裝、調試和試運轉,并認真做好記錄。進口設備的開箱事先要通知采購責任人,不得自行開箱。

第二十九條:項目單位必須做好接收設備的外包裝檢查與數(shù)量檢查,并作好登記,交接時雙方簽字。發(fā)現(xiàn)問題須作好詳細記錄,以備處理。

第三十條:單價或系統(tǒng)成套設備10萬元以上者,需成立驗收小組,驗收小組由設備處、項目建設單位、技術檔案管理部門和供應商組成,四方共同驗收、簽字。

第三十一條:凡在驗收中發(fā)現(xiàn)設備有問題的,項目建設單位必須在規(guī)定的驗收期限內向設備處提出,以便及時進行索賠及善后處理工作。

第三十二條:對設備進行安裝、調試,必須首先閱讀安裝使用說明書,嚴格按照說明書進行安裝調試,不得盲目安裝、操作和使用。必要時,操作人員應事先參加有關培訓。

第三十三條:設備安裝調試驗收后,項目建設單位要及時到設備處辦理固定資產(chǎn)驗收入賬手續(xù)(單價或系統(tǒng)成套設備10萬元以上者須攜帶驗收報告),單位財產(chǎn)管理員及設備處簽字后,方可辦理財務報賬手續(xù)。

第三十四條:本管理辦法自發(fā)布之日起生效。