第1篇 物業(yè)入伙管理工作程序

物業(yè)入伙管理程序

1.目的

本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責(zé)、方法和安排,以確保業(yè)主(客戶)準(zhǔn)確而有秩序的入伙。

2.適用范圍

適用于公司所承接管理的新物業(yè)項目入伙手續(xù)。

3.相關(guān)文件

3.1質(zhì)量手冊之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.3物業(yè)的驗收程序

3.4業(yè)主(客戶)維修安裝服務(wù)

3.5物業(yè)提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制

4.職責(zé)

4.1物管部負(fù)責(zé)入伙管理中的主要事務(wù)。

4.2財務(wù)室負(fù)責(zé)向業(yè)主收取各種規(guī)定的費(fèi)用。

4.3工程部負(fù)責(zé)入伙管理中必要的維修服務(wù)。

4.4保安部負(fù)責(zé)入伙管理中監(jiān)督檢查安全事務(wù)。

5.實施程序

5.1入伙準(zhǔn)備工作

5.1.1物管部在入伙前一個月應(yīng)制定入伙工作計劃,該計劃中應(yīng)明確:

a.入伙時間

b.入伙手續(xù)

c.入伙過程中使用的文件和表格

5.1.2入伙工作計劃程序應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.1.3物管部應(yīng)提前一個月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書》。

詳細(xì)說明:

a.需業(yè)主(客戶)準(zhǔn)備的證明材料;

b.需業(yè)主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續(xù)的程序。

5.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入伙公告和明確的指示示標(biāo)識,并指定專人負(fù)責(zé)業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導(dǎo),便于業(yè)主(客戶)辦理各項手續(xù)。

5.2 入伙審查登記

5.2.1物管部應(yīng)建立入伙登記表。物管部對業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書》進(jìn)行查驗,確認(rèn)無誤后收取《入伙通知書》。在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發(fā)放資料。應(yīng)包括:

a.《用戶手冊》

b.《裝修須知》

c.《裝修審批表》

d.《驗收交接表》

e.《住戶公約》

5.2.2上述發(fā)放的資料應(yīng)在《入伙登記冊》中的業(yè)主簽收,或由物管部人員注明。

5.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住登記冊》中應(yīng)明確由業(yè)主(客戶)填寫并提交的資料。一般包括:

a.身份證或工作證復(fù)印件;

b.購/租房合同的正本及復(fù)印件;

d.已簽署的《住戶公約》。

5.2.4物管部對業(yè)主(客戶)提交的資料進(jìn)行審核驗證。驗證內(nèi)容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.住戶公約是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。

5.2.5審查通過后,物管部人員收取購/租房合同復(fù)印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份,在《入伙通知中》注明簽收。

5.3預(yù)交費(fèi)用

5.3.1物管部應(yīng)按《深圳經(jīng)濟(jì)物區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理條例》或市工商行政部審核價,通知業(yè)主(客戶)去財務(wù)室交納相關(guān)的預(yù)交費(fèi)用。

5.3.2財務(wù)室根據(jù)《預(yù)交費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》向業(yè)主(客戶)收取各項費(fèi) 用,并開立相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主(客戶)。費(fèi)用項目包括:裝修管理費(fèi)、裝修保證金等。

5.3.3財務(wù)室應(yīng)通知物管部已交納預(yù)交費(fèi)用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由物管部在入伙登記冊中注明。

5.4 發(fā)放鑰匙及房屋驗收

5.4.1上述手續(xù)完成后,物管部人員查驗入伙登記表及各項收費(fèi)票據(jù)后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記,同時應(yīng)和業(yè)主(客戶)驗收房屋內(nèi)設(shè)施。

5.4.2物管部人員與業(yè)主(客戶)一起驗收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數(shù),雙方在《物業(yè)入伙交接記錄》上簽字確認(rèn)。

5.4.3驗收過程中雙方確認(rèn)需維修的事項由物管部人員通知相關(guān)部門整改。整改合格后,由業(yè)主(客戶)驗收認(rèn)可后,再發(fā)放鑰匙。

5.5 入伙后的裝修管理

5.5.1物管部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應(yīng)明確裝修管理的要求。具體內(nèi)容參考程序文件qp-4.5《裝修管理》。

6.相關(guān)記錄

6.1物業(yè)入伙交接記錄

6.2入伙登記冊

6.3業(yè)主入伙費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

第2篇 住宅物業(yè)入伙管理控制工作程序

物業(yè)程序文件

--住宅物業(yè)入伙管理控制程序

1.0目的

2.0適用范圍

適用于物業(yè)服務(wù)中心所轄住宅類物業(yè)的入伙管理。

3.0職責(zé)

3.1

3.2

4.0工作程序

4.1

4.2入伙管理控制程序

4.2入伙辦理程序

4.2.1新業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行,包含的幾個步驟4.2.1.1-4.2.1.4,根據(jù)實際情況需求,由物業(yè)服務(wù)中心總監(jiān)/經(jīng)理做出適當(dāng)步驟調(diào)整,內(nèi)容不變。

4.2.1.1核對業(yè)主身份、資料

a、客服部前臺接待人員核收由發(fā)展商蓋章、簽名的《交樓通知書》或《提前交樓通知書》;

b、核對業(yè)主身份證及復(fù)印件,確定業(yè)主身份,若屬委托代辦收樓手續(xù)的須核實業(yè)主委托證明、委托人身份證明及受委托人身份證明并將復(fù)印件保留存檔;

c、核對業(yè)主與發(fā)展商簽訂的《商品房買賣合同》復(fù)印件、《物業(yè)維修基金》回執(zhí)原件,及發(fā)展商出具的《繳款通知書》等辦理相關(guān)手續(xù)。

4.2.1.2入伙費(fèi)用繳交

a、接待人員指引業(yè)主到收費(fèi)處繳交收樓的一切費(fèi)用,財務(wù)人員按收費(fèi)項目及標(biāo)準(zhǔn),詳見相關(guān)項目《業(yè)主收樓費(fèi)用一覽表》,收取并開具收費(fèi)票據(jù)交給業(yè)主,并在《收樓手續(xù)單》相關(guān)欄簽名;

b、業(yè)主交齊一切費(fèi)用后,財務(wù)部工作人員協(xié)助/引導(dǎo)業(yè)主簽署《委托銀行繳費(fèi)協(xié)議書》,并將代開設(shè)的銀行繳費(fèi)存折發(fā)放給業(yè)主;

4.2.1.3文件簽署、物品發(fā)放

a、簽約人員引導(dǎo)業(yè)主與交樓人員簽署相關(guān)文件,填寫《收樓手續(xù)單》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務(wù)合同》《業(yè)主規(guī)約》《消防安全承諾書》《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》,并發(fā)放《前期物業(yè)服務(wù)合同》《業(yè)主規(guī)約》《前期物業(yè)服務(wù)合同》《房屋質(zhì)量保證書》《房屋質(zhì)量說明書》《消防安全承諾書》及單元鑰匙、禮品;

b、引導(dǎo)業(yè)主填寫《證件辦理申請表》辦理相關(guān)證件。

4.2.1.4現(xiàn)場驗樓

a、通知現(xiàn)場驗樓人員帶領(lǐng)業(yè)主到現(xiàn)場進(jìn)行單元驗收,驗收項目包括:天花、地面、電氣系統(tǒng)、智能化系統(tǒng)、給水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、門、窗、五金配件、電器、花園護(hù)欄、綠化等項目,并抄該單元的水、電讀數(shù),雙方確認(rèn)后簽署《樓宇情況驗收檢查表》;

b、如需留匙,現(xiàn)場驗樓人員指引業(yè)主到鑰匙發(fā)放處辦理手續(xù),并簽署《鑰匙托管聲明》。

4.2.1.5遺留工程跟進(jìn)處理:按《遺留工程處理流程圖》執(zhí)行。

4.2.1.6業(yè)主檔案整理、歸檔:按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。

4.2.1.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。

4.2.2二手業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《二手業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行

4.2.2.1核對業(yè)主身份、資料

a、客服部前臺接待人員核收二手業(yè)主入伙所需資料:二手業(yè)主與原業(yè)主簽訂的《商品房買賣合同》或房產(chǎn)證、有效身份證原件、指定銀行存折;

b、客服助理對二手業(yè)主的以上文件進(jìn)行查驗、復(fù)印,將上述原件退還二手業(yè)主,并將復(fù)印件留底建檔;

4.2.2.2費(fèi)用結(jié)算

a、客戶助理通知工程組工作人員確認(rèn)舊業(yè)主的水、電表計數(shù);

b、由財務(wù)人員核算原業(yè)主所欠的應(yīng)繳費(fèi)用,并與原業(yè)主結(jié)清之前所欠一切費(fèi)用;

c、客戶助理告知二手業(yè)主小區(qū)的各項收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)時間及托收方法。

4.2.2.3文件簽署:指引業(yè)主簽署《業(yè)主規(guī)約》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務(wù)合同》(如有需要)《委托收款協(xié)議》《前期物業(yè)服務(wù)合同》等,并要求業(yè)主在《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》簽字。

4.2.2.4文件發(fā)放:向二手業(yè)主發(fā)放《業(yè)主規(guī)約》《服務(wù)手冊》《前期物業(yè)服務(wù)合同》等資料。

4.2.2.5證件辦理

a、回收原業(yè)主之前在客服組前臺所辦理的各類證件;

b、引導(dǎo)二手業(yè)主填寫《證件辦理申請表》,并辦理相關(guān)證件,做好相關(guān)解答。

4.2.2.6業(yè)主檔案資料更新

a、手續(xù)辦理完畢后,立即通知禮賓部做好相應(yīng)工作;

b、將二手業(yè)主資料歸入業(yè)主檔案中,原業(yè)主資料保存;

c、業(yè)主檔案整理、歸檔,按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。

4.2.2.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。

4.3收樓工作總結(jié):每次集中收樓后,由客服部提交書面《收樓工作總結(jié)/報告》,并對收樓過程中存在的問題提出糾正/預(yù)防措施。

5.0支持性文件

5.1《業(yè)主規(guī)約》

5.2《服務(wù)手冊》

5.3《前期物業(yè)服務(wù)合同》

5.4《商品房買賣合同》

5.5《房屋質(zhì)量保證書》

5.6《房屋質(zhì)量說明書》

5.7《物業(yè)接管驗收控制程序》

5.8《業(yè)主收樓流程圖》

5.9《二手業(yè)主收樓流程圖》

5.10《裝修管理控制程序》

5.11《裝修辦理流程圖》

5.12《遺留工程處理流程圖》

5.13《業(yè)主檔案管理控制程序》

5.14《業(yè)主收樓費(fèi)用一覽表》

5.15《業(yè)主收樓資料一覽表》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《委托銀行繳費(fèi)協(xié)議書》由銀行提供

6.2《委托收款協(xié)議》由銀行提供

6.3《交樓通知書》或《提前交樓通知書》營銷中心提供

6.4《維修基金交付證明》由業(yè)主自行辦理

6.5《收樓手續(xù)單》售后服務(wù)中心提供

6.6《繳款通知書》售后服務(wù)中心提供

6.7《業(yè)主收樓指引》

6.8《住戶資料登記表》

6.9《消防安全承諾書》

6.10《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》

6.11《樓宇情況驗收檢查表》

6.12《鑰匙托管聲明》

6.13《證件辦理申請表》

6.14《收樓工作總結(jié)/報告》無固定格定

編制: 審核: 批準(zhǔn):