海龍供電公司印信工作管理標準

1 范圍

本標準規(guī)定了龍海市供電公司印信管理工作的職責、保管內(nèi)容與使用,使用權(quán)限與手續(xù)。

本規(guī)定適用于龍海市供電公司和公司各部門印信的管理。

2 引用標準

山東省電力工業(yè)局機關(guān)印章使用管理規(guī)定(魯電辦[1995]236號)。

3 職責

3.1 職能分工

3.1.1 龍海市供電公司辦公室是印信工作的歸口管理部門,負責全公司的印信使用和保管工作。

3.1.2 公司印章由上級行政主管部門制發(fā),根據(jù)經(jīng)理的安排,由公司辦公室負責管理,并指定黨委秘書(黨委印章)、文書員(行政印章)做好日常的使用和保管。經(jīng)濟合同專用章由企劃部負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制發(fā),由各單位行政主管人負責管理,并指定車間管理員或其他兼職人員做好日常的使用和保管,并報公司辦公室備案。

4 管理內(nèi)容與要求

4.1 印章管理

4.1.1 公司各單位業(yè)務(wù)用專用印章,凡刻有本公司名稱者,均應(yīng)由使用單位主管負責人提出申請、分管副經(jīng)理或總工程師審核,經(jīng)經(jīng)理批準后方可刻制,由各單位行政主管人負責管理,并指定專人負責日常使用和保管。

4.1.2 班組級的單位,一般不制發(fā)印章。屬于直接對外有業(yè)務(wù)聯(lián)系的班組級單位,包括托兒所、衛(wèi)生室等,可按4.1.1條規(guī)定辦理,其他班組級單位如因工作需要,也可按第.4.1.1條規(guī)定刻制業(yè)務(wù)專用章。

4.1.3 公司主管負責人名章、根據(jù)上級規(guī)定,由公司辦公室負責刻制和管理。支票專用的公司主管負責人名章,應(yīng)區(qū)別于行政用章,并報有關(guān)部門備案,由專責業(yè)務(wù)部門的主管人負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。

4.1.4 如印章長久使用磨損或因故損壞不能繼續(xù)使用者,保管單位的主管負責人應(yīng)查明原因,寫出報告申請重新刻制,新印章制發(fā)后,原印章應(yīng)交制發(fā)部門、并削角作廢存查。

4.1.5 各類印章應(yīng)由專人管理,如委托他人暫時代管,需經(jīng)部門領(lǐng)導批準。各級印章保管人,應(yīng)認真負責,切實加強管理。單位印章和負責對外的部門主管人名章,不得任意送交別人或集體使用,不得違反保密規(guī)定,攜帶到公共場所;保管人員更換時,應(yīng)在單位主管負責人的主持下辦理交接手續(xù)。因管理不善而造成的一切損失,由保管人員和單位負責人負完全責任。

4.1.6 會議紀要、調(diào)查提綱等類文件一般不加蓋公章。除發(fā)文、開具介紹信用印外,各類印章使用,均應(yīng)實行用印審批單制度,經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的用印審批單,均應(yīng)留存,并按年度歸檔。

4.2 各級印信的使用范圍

4.2.1 公司印章的使用范圍

4.2.1.1 公司正式行政公文;

4.2.1.2 上報的總結(jié)、專題報告、工作簡報、各項專業(yè)定期報表;

4.2.1.3 對外簽訂的合同或協(xié)議書;

4.2.1.4 開據(jù)公事介紹信或證明信;

4.2.1.5 根據(jù)有關(guān)主管機關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)定需出具公司證明的。

4.2.2 公司辦公室印章的使用范圍

4.2.2.1 開據(jù)內(nèi)部業(yè)務(wù)介紹信;

4.2.2.2 以公司辦公室名義印發(fā)的內(nèi)部通知;

4.2.2.3 以公司辦公室名義對外業(yè)務(wù)性行文;

4.2.2.4 一般人民來信的回復信件;

4.2.2.5 根據(jù)有關(guān)規(guī)定由行政開據(jù)的公事證明或介紹信等。

4.2.3 各部室、公司的印章使用范圍;

4.2.3.1 向公司的請示報告、計劃、總結(jié);

4.2.3.2 向上級業(yè)務(wù)主管部門的工作匯報和業(yè)務(wù)聯(lián)系信件;

4.2.3.3 公司內(nèi)各單位之間的聯(lián)系通知或證明;

4.2.3.4 分管業(yè)務(wù)范圍需直接對外辦理的證明信、介紹信。如:人事部門對外勞資方面的證明和職工的人事材料、公安部門對有關(guān)戶口管理的證明和材料等。

4.2.3.5 有關(guān)部門所持的業(yè)務(wù)專用印章,應(yīng)按專用范圍使用。

4.3 印信使用權(quán)限和手續(xù)

4.3.1 公司印章使用權(quán)限和手續(xù)

4.3.1.1 正式公文,應(yīng)按公文擬辦程序經(jīng)主管繕印后,由公司辦公室文書員在對外發(fā)文和原稿上加蓋印章。

4.3.1.2 以公司名義的對外專業(yè)性報告,填報人擬好后應(yīng)經(jīng)本部門主管審核在存檔份上簽字,呈報分管經(jīng)理簽發(fā)后由公司辦公室加印,如系有時間性的定期報表,分管經(jīng)理因故不能立即簽發(fā)者,根據(jù)經(jīng)理指示,可先交公司辦公室加印報出,存檔一份由分管經(jīng)理補閱補簽。

4.3.1.3 對外簽訂成文的經(jīng)濟合同或協(xié)議書、委托書、擔保等契約性文件,應(yīng)按公文擬辦程序,經(jīng)主管人簽發(fā)后,由企劃部加印。

4.3.1.4 對外的工程設(shè)計圖紙、資料,購貨合同、資料和向上級部門提報有關(guān)申請表等,擬辦單位

應(yīng)辦好審核和批準手續(xù),由公司辦公室加印。

4.3.1.5 公司各單位對外聯(lián)系工作,需持公司介紹信、證明信者,應(yīng)在各部室、公司兼管文書員處填寫由公司統(tǒng)一制發(fā)的介紹信箋,經(jīng)本單位主管審核,并在存根欄處簽名,由公司辦公室經(jīng)復審同意后加印,存根留各單位。對涉及各專業(yè)部門權(quán)限的,應(yīng)由各專業(yè)主管部門負責人審核簽字。

4.3.1.6 如必須使用一般信紙寫作介紹信或證明信時,經(jīng)辦人應(yīng)先擬稿,經(jīng)主管人審核簽發(fā)后,再謄印一份,一并送公司辦公室,在清稿上加印,底稿由辦公室備查。如系由專業(yè)部室部門復信統(tǒng)一存查者,底稿可留在擬辦部門。

4.3.1.7 開據(jù)私人證明,必須根據(jù)主管機關(guān)、部門的明確規(guī)定辦理,不符合規(guī)定,一律不予證明。對必須加蓋公司印章者,應(yīng)經(jīng)本單位主管同意,口頭或書面通知公司辦公室,方可辦理。

4.3.1.8 嚴禁在內(nèi)容不明確或空頭及空白介紹信、證明信上加蓋公章。

4.3.1.9 印章一律蓋在單位名稱處或文末日期上。

4.3.1.10 凡不符合以上諸項程序者,公司辦公室拒絕用印,因此而延誤工作,由經(jīng)辦單位負責。

4.3.2 各部室、公司印章使用,應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導核準同意,嚴格印信管理。

4.3.3 業(yè)務(wù)專章的使用范圍、權(quán)限和手續(xù)、由各單位按本制度精神,自行制定有關(guān)規(guī)定,并嚴格執(zhí)行。