物業(yè)管理處人力行政管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

述職報(bào)告―12

附件6第6部份

項(xiàng)目管理處人力行政管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

一、行政管理工作的任務(wù)

1.檔案管理。

2.辦公用品發(fā)放和管理。

3.員工宿舍、員工食堂的管理。

4.物業(yè)日常用品的采購(gòu)和庫(kù)房管理。

5.人事招聘和人事檔案的管理。

6.員工手冊(cè)的編輯、修改、培訓(xùn)和解釋。

7.物業(yè)工作的質(zhì)量檢查。

8.總經(jīng)理辦公室的日常事務(wù)處理。

9.與村委會(huì)、工商、小區(qū)辦等政府有關(guān)部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系。

10.處理與與業(yè)主之間的法律糾紛。

10.組織員工的各項(xiàng)文體活動(dòng)。

11.與客服部門合作組織社區(qū)的文體活動(dòng)。

12.審查管理各部門向業(yè)主發(fā)通知的程序。

二、檔案管理

1.管理目標(biāo):建立建全檔案管理體系,結(jié)合iso9000質(zhì)量體系認(rèn)證,為申報(bào)區(qū)級(jí)、市級(jí)優(yōu)秀物業(yè)管理住宅小區(qū)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);向業(yè)主委員會(huì)轉(zhuǎn)交完整的物業(yè)資料,為物業(yè)管理合同的竟標(biāo)續(xù)定創(chuàng)造良好的企業(yè)形象。

2.檔案管理的類別:

工程類:

竣工圖紙、規(guī)劃許可證、施工許可證、房屋銷售許可證、工程竣工驗(yàn)收合格證明、消防驗(yàn)收合格證明、工程沉降觀測(cè)報(bào)告、占地面積的測(cè)繪報(bào)告、綠化規(guī)劃說(shuō)明,綠化施工批準(zhǔn)證明、水電施工批準(zhǔn)證明、水電能源供應(yīng)的協(xié)議書、環(huán)境評(píng)價(jià)書、房屋使用說(shuō)明書、房屋質(zhì)量保證書、房屋實(shí)測(cè)面積的測(cè)繪報(bào)告、全部的設(shè)計(jì)變更洽商記錄、鋼材、水泥等主要材料和構(gòu)架的質(zhì)量合格證明、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、水、暖、氣等管道的打壓試驗(yàn)報(bào)告、雨、污水排水立管閉水試驗(yàn)和通球試驗(yàn)的報(bào)告、所有設(shè)備和材料的訂貨合同,產(chǎn)品合格證、使用說(shuō)明和維保協(xié)議、電纜鋪設(shè)記錄。電纜試驗(yàn)記錄,所有電氣設(shè)備試驗(yàn)調(diào)整,絕緣遙測(cè)、送電驗(yàn)收的記錄、發(fā)電機(jī)、電動(dòng)機(jī)試運(yùn)行的記錄、生活水箱衛(wèi)生許可證、環(huán)保局對(duì)環(huán)境檢測(cè)合格的證明、四方驗(yàn)收的全部技術(shù)資料、物業(yè)對(duì)設(shè)備設(shè)施接管驗(yàn)收的全部驗(yàn)收記錄、物業(yè)在設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中對(duì)設(shè)備設(shè)施實(shí)施維護(hù)保養(yǎng)和技術(shù)改造的記錄和相關(guān)技術(shù)資料等。

業(yè)主信息類:

房屋的銷售合同、房屋銷售過(guò)程中對(duì)業(yè)主有特殊承諾的書面材料、收房流程確認(rèn)單、業(yè)主對(duì)房屋驗(yàn)收的驗(yàn)收單、物業(yè)管理服務(wù)合同、業(yè)主登記表、親屬登記表、車輛登記表、龐物登記表、向業(yè)主發(fā)放物品的記錄、在物業(yè)服務(wù)過(guò)程中業(yè)主的報(bào)修記錄、為業(yè)主提供特需服務(wù)的記錄、與物業(yè)洽商各種事項(xiàng)的記錄、業(yè)主投訴的記錄、房屋出租情況的登記、業(yè)主戶內(nèi)發(fā)生各種行事案件的記錄、向業(yè)主發(fā)出各種通知的記錄、業(yè)主戶內(nèi)發(fā)生各種突發(fā)事件的記錄、其它與物業(yè)管理有關(guān)的記錄、業(yè)主對(duì)房屋進(jìn)行裝修的全部檔案資料,房屋裝修的檔案資料前期由工程部保管,裝修驗(yàn)收完畢后轉(zhuǎn)交客服部入業(yè)主檔案。

文件類:

所有已經(jīng)審核批準(zhǔn)的各部門的管理體系文件、所有與開發(fā)、施工單位等協(xié)商事項(xiàng)的文件、所有與物業(yè)管理有關(guān)的法規(guī)文件、所有公安、工商、消防、衛(wèi)生、建委、稅務(wù)、各級(jí)政府等執(zhí)法部門向物業(yè)下發(fā)的文件、所有對(duì)員工獎(jiǎng)勵(lì)和處分的文件、所有公司經(jīng)理會(huì)議決定事項(xiàng)的文件、各部門年終的工作總結(jié)材料等。

工作記錄類:各部門的全部工作記錄、所有業(yè)主報(bào)修的派工單、各種會(huì)議的會(huì)議記錄、與業(yè)主洽談的各種洽談?dòng)涗?、各種大型活動(dòng)的記錄等。

人事類:

所有物業(yè)人員的入職登記表、所有人員的上崗證件(復(fù)印件)、勞動(dòng)合同、所有人員的考勤記錄、所有上級(jí)對(duì)下級(jí)、平級(jí)對(duì)平級(jí)、下級(jí)對(duì)上級(jí)的評(píng)語(yǔ)材料、所有業(yè)主物業(yè)人員的評(píng)語(yǔ)材料、特殊工作業(yè)績(jī)的相關(guān)記錄。年終個(gè)人工作總結(jié)材料等。

培訓(xùn)類:

各種公司的培訓(xùn)資料、各部門的培訓(xùn)資料、所有外請(qǐng)單位對(duì)物業(yè)人員的培訓(xùn)資料、各種專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)資料等。

資料類:

所有設(shè)備設(shè)施的使用說(shuō)明、維修保養(yǎng)的技術(shù)資料、各種宣傳資料、綠化資料等。

重大事件類:

園區(qū)內(nèi)發(fā)生各種刑事案件的紀(jì)錄資料、因物業(yè)工作人員失誤給公司或業(yè)主造成重大損失的記錄資料、業(yè)主大會(huì)的重大決定事件的記錄資料等。

其它類:

不在以上類別范圍中但需要保存的與物業(yè)管理有關(guān)的資料。

3.檔案管理的相關(guān)規(guī)定:

1)物業(yè)所有的檔案均由行政管理部門進(jìn)行管理。

2)能做電子版的檔案必須做成電子版由行政部和相關(guān)部門共同保存電子版。

3)業(yè)主檔案在客服部門保管、業(yè)主裝修檔案前期在工程部保管,其它檔案裝訂后一律交行政部入檔案室存檔。

4)臨時(shí)不能存檔的檔案資料,又各部門保管,必須接受行政部的指導(dǎo)、檢查,行政部對(duì)檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任。

5)檔案資料中所有記錄表格只能用黑色簽字筆進(jìn)行記錄,不能使用圓銖筆和其它顏色的筆做記錄。

6)所有記錄必須認(rèn)真填寫,不能隨意涂改,特殊情況需要進(jìn)行涂改的涂改處必須有涂改人的簽字。

7)所有記錄表格應(yīng)按公司統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行文件編號(hào)。

8)各種記錄表格公司有范本的要同一使用公司的范本。

9)所有記錄的事件應(yīng)編寫順序號(hào)。

10)各種記錄表格應(yīng)切合實(shí)用性進(jìn)行編制,原則上各種記錄表上不應(yīng)有空格,對(duì)必須有的列項(xiàng)出現(xiàn)空格時(shí)可用斜畫線填寫。

11)對(duì)于記錄表中下一項(xiàng)內(nèi)容與上一項(xiàng)相同時(shí)必須用文字進(jìn)行填寫,不許用點(diǎn)點(diǎn)或符號(hào)填寫表示與上項(xiàng)相同。

12)各種記錄按月收集存檔,存檔的記錄必須編輯成冊(cè)做封皮。一般性工作記錄存檔期為一年,重要事件的記錄存檔期5-10年(帶※號(hào)的為重要記錄)。

13)所有存檔的文件資料必須按系統(tǒng)編撰成文件體系存入檔案盒中,檔案盒內(nèi)第一頁(yè)必須編撰文件目錄,目錄中必須標(biāo)注文件頁(yè)碼。

14)檔案盒側(cè)面必須按規(guī)定標(biāo)注文件體系的名稱,便于文件的查找。

15)檔案盒必須整齊碼放在文件柜中,文件的標(biāo)注一側(cè)必須對(duì)外,便于查看。

16)文件查閱后必須按頁(yè)碼放回文件盒中,不許將頁(yè)碼放亂。

17)所有檔案資料的借閱必須經(jīng)行政主管同意,借閱人員必須填寫資料借閱登記表。

三、其它工作

1.每月向總經(jīng)理申報(bào)各種辦公用品的采買計(jì)劃,批準(zhǔn)后進(jìn)行采買,貨比5家,廣泛征集各部門意見后,指定供應(yīng)商長(zhǎng)期合作。但在合作過(guò)程中嚴(yán)格控制商品的質(zhì)量。

2.按照有關(guān)規(guī)定控制發(fā)放各部門的辦公用品,并指導(dǎo)各部門節(jié)約使用辦公用品,杜絕浪費(fèi)。

3.對(duì)員工宿舍要有制度、有培訓(xùn)、有

檢查,杜絕臟亂差的現(xiàn)象,象軍隊(duì)一樣嚴(yán)格管理,象家庭一樣和諧溫馨。

4.與廚師人員不斷溝通,搞好員工伙食,確保員工要吃飽吃好。

5.嚴(yán)格管理庫(kù)房,所有庫(kù)存商品必須整齊碼放在貨架上,使用統(tǒng)一標(biāo)簽標(biāo)注,方便各種物品的查找,嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)登記的制度,每三個(gè)月盤點(diǎn)一次,確保賬目清楚無(wú)差錯(cuò)。

6.按招聘程序招聘物業(yè)人員,對(duì)已上崗的人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)、考勤監(jiān)督等人事管理。

7.日常指導(dǎo)和督導(dǎo)各部門的質(zhì)量體系工作,每月進(jìn)行質(zhì)量檢查一次,有評(píng)比、有判分,及時(shí)糾正物業(yè)工作的不足,促進(jìn)物業(yè)整體工作的質(zhì)量不斷提升。

8.在總經(jīng)理授權(quán)的情況下代表總經(jīng)理與各系統(tǒng)的政府部門進(jìn)行溝通,參加政府部門的各項(xiàng)會(huì)議,向總經(jīng)理匯報(bào)向物業(yè)員工傳達(dá)政府部門的有關(guān)精神和決定。

9.處理與業(yè)主之間的法律糾紛,明確各方責(zé)任,對(duì)于少數(shù)無(wú)正當(dāng)理由長(zhǎng)期拒絕繳納物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)的,協(xié)助律師起草律師函和起訴材料。

10定期組織豐富多彩的員工文體活動(dòng),(每月為員工過(guò)生日一次、業(yè)余事件要組織員工的羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織員工的旅游一次等)征求員工意見,不斷象總經(jīng)理建議改進(jìn)和增加員工文體活動(dòng)的內(nèi)容。

11.定期組織豐富多彩的業(yè)主宣傳和文體活動(dòng),(每月在大門崗組織一次物業(yè)法規(guī)宣傳日活動(dòng)、收集物業(yè)與業(yè)主的糾紛案例組織業(yè)主進(jìn)行案例分析溝通會(huì)、組織業(yè)主進(jìn)行羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織業(yè)主的旅游一次等)征求業(yè)主意見,不斷象總經(jīng)理建議改進(jìn)和增加業(yè)主宣傳活動(dòng)和文體活動(dòng)的內(nèi)容。

12.所有對(duì)業(yè)主發(fā)出的通知、協(xié)商函等文件由行政部負(fù)責(zé)審查,必須確保格式正確、語(yǔ)句通順,無(wú)錯(cuò)別字、恭敬用語(yǔ),充分體現(xiàn)公司水準(zhǔn)。

四、行政管理部必要的管理制度

1.崗位職責(zé)?！?/p>

2.檔案管理制度。

3.辦公環(huán)境的管理規(guī)定。※

4.員工儀容儀表的管理規(guī)定?！?/p>

5.考勤的管理制度。

6.辦公用品發(fā)放和使用的管理規(guī)定。

7.庫(kù)房管理規(guī)定?！?/p>

8.物品進(jìn)出庫(kù)的管理規(guī)定?！?/p>

9.員工宿舍的管理規(guī)定?！?/p>

10.物業(yè)工作質(zhì)量檢查的管理規(guī)定?！?/p>

11.員工定期考核的管理規(guī)定。

12.員工浴室使用的管理規(guī)定?！?/p>

13.年終評(píng)選優(yōu)秀員工的管理規(guī)定。

14.越級(jí)上告的管理規(guī)定。

15.各部門向業(yè)主發(fā)通知的工作程序的管理規(guī)定。

帶※號(hào)的為必須上墻的管理制度。

五、員工手冊(cè)的編輯和培訓(xùn)

1.員工手冊(cè)的內(nèi)容應(yīng)包括企業(yè)簡(jiǎn)介、總經(jīng)理致詞、企業(yè)文化的的介紹、企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)用人的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)招聘的程序、企業(yè)管理的核心思想、企業(yè)員工的休假制度、員工的其它福利待遇、企業(yè)工服的管理制度、企業(yè)食堂的用餐標(biāo)準(zhǔn)和管理制度、員工的功過(guò)獎(jiǎng)懲制度、企業(yè)員工考核的管理制度等。由行政部負(fù)責(zé)編輯、修改、培訓(xùn)和解釋工作。