物管師物業(yè)管理實務(wù)輔導(dǎo)之物業(yè)管理方案制訂

物管師《物業(yè)管理實務(wù)》輔導(dǎo)之物業(yè)管理方案的制訂

一、制訂物業(yè)管理方案的一般程序

物業(yè)管理企業(yè)在確定參與招標(biāo)活動后,應(yīng)組織相關(guān)人員在對招標(biāo)物業(yè)項目基本情況進行分析和對物業(yè)管理模式進行確定的基礎(chǔ)上,制訂切實可行的物業(yè)管理方案。制訂物業(yè)管理方案的一般程序為:

(1)組織經(jīng)營、管理、技術(shù)、財務(wù)人員參與物業(yè)管理方案的制訂。

(2)對招標(biāo)物業(yè)項目的基本情況進行分析,收集相關(guān)信息及資料。

(3)根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的需求內(nèi)容進行分工、協(xié)作。

(4)確定組織架構(gòu)和人員配置。

(5)根據(jù)物業(yè)資料及設(shè)施設(shè)備技術(shù)參數(shù)、組織架構(gòu)及人員配置、市場信息、管理經(jīng)驗等情況詳細測算物業(yè)管理成本。

(6)根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的物業(yè)管理需求內(nèi)容制訂詳細的操作方案。

(7)測算物業(yè)管理服務(wù)費用(合同總價和單價)。

(8)對擬訂的物業(yè)管理方案進行審核、校對、調(diào)整。

(9)排版、印制、裝幀。

二、制訂物業(yè)管理方案的要求

(1)物業(yè)管理方案的內(nèi)容、格式、投標(biāo)報價必須響應(yīng)并符合招標(biāo)文件(包括答疑文件)中對物業(yè)管理服務(wù)需求的規(guī)定,不能有缺項或漏項。

(2)方案的各項具體實施內(nèi)容必須是根據(jù)招標(biāo)物業(yè)的基本情況和特點制訂;整體方案必須是在調(diào)研、評估的基礎(chǔ)上制訂;方案的內(nèi)容必須符合國家及地方法律、法規(guī)的規(guī)定。

(3)方案中對招標(biāo)文件要求作出的實質(zhì)性響應(yīng)內(nèi)容必須是投標(biāo)企業(yè)能夠履行的,包括各項服務(wù)承諾、工作目標(biāo)及計劃、具體項目的實施方案等。

(4)制訂物業(yè)管理服務(wù)費用價格必須合理,具體實施內(nèi)容應(yīng)該在滿足招標(biāo)方(或業(yè)主)需求的基礎(chǔ)上制訂設(shè)計科學(xué)、運行經(jīng)濟的方案。如對于實行酬金制的物業(yè)管理項目,投標(biāo)方不能為了取得穩(wěn)定的利潤而制訂加大成本投入的方案;實行包干制的物業(yè)管理企業(yè)不能為了控制經(jīng)營風(fēng)險而制訂影響服務(wù)質(zhì)量的方案。

三、制訂物業(yè)管理方案的要點及方法

(一)物業(yè)管理方案的基本內(nèi)容

物業(yè)管理方案的基本內(nèi)容主要包括招標(biāo)物業(yè)項目的整體設(shè)想與構(gòu)思、管理方式與運作程序、組織架構(gòu)與人員配置、管理制度的制訂、檔案的建立與管理、早期介入及前期物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容、常規(guī)物業(yè)管理服務(wù)綜述、費用測算與成本控制、管理指標(biāo)與管理措施、物資裝備與工作計劃等。

上述各項內(nèi)容按其在物業(yè)管理投標(biāo)活動中所起的作用可分為以下幾個方面。

1.關(guān)鍵性內(nèi)容

(1)項目的整體設(shè)想與構(gòu)思(包括項目總體模式與物業(yè)管理服務(wù)工作重點的確定);

(2)組織架構(gòu)與人員的配置;

(3)費用測算與成本控制;

(4)管理方式、運作程序及管理措施。

以上是體現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)管理理念、管理優(yōu)勢和企業(yè)綜合競爭實力的關(guān)鍵內(nèi)容,因此,在物業(yè)管理方案的制訂過程中,需要認(rèn)真研究招標(biāo)文件、深入調(diào)查分析招標(biāo)項目的基本情況和業(yè)主的服務(wù)需求,運用科學(xué)、合理的方法編制切實可行的實施方案。

2.實質(zhì)性內(nèi)容

(1)管理制度的制訂;

(2)檔案的建立與管理;

(3)人員培訓(xùn)及管理;

(4)早期介入及前期物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容;

(5)常規(guī)物業(yè)管理服務(wù)綜述;

(6)管理指標(biāo);

(7)物資裝備;

(8)工作計劃。

以上內(nèi)容一般是對招標(biāo)文件中物業(yè)管理服務(wù)需求的具體響應(yīng),也是具體實施物業(yè)管理各項服務(wù)的實質(zhì)性方案。在制訂方案時要結(jié)合物業(yè)的實際情況,在滿足招標(biāo)文件的規(guī)定和招標(biāo)人需求的基礎(chǔ)上,綜合反映企業(yè)的管理服務(wù)水平和管理特色,并注意不能缺失或遺漏,包括細節(jié)或單個項目的闡述。

(二)制訂物業(yè)管理方案的要點及方法

1.招標(biāo)物業(yè)項目的整體設(shè)想與構(gòu)思

對招標(biāo)物業(yè)項目的整體設(shè)想與構(gòu)思必須在對項目進行分析研究的基礎(chǔ)上實施,只有對招標(biāo)物業(yè)項目的基本情況和業(yè)主的需求進行詳盡深入的調(diào)查、分析,才能制訂出科學(xué)、合理、可行的方案,因此,項目分析是編制物業(yè)管理方案的前提條件。

物業(yè)管理企業(yè)除了通過現(xiàn)場踏勘、招標(biāo)方答疑會等渠道獲取資料外,主要是要對物業(yè)所在區(qū)域進行詳細、深入的市場調(diào)查,并借助公共媒介、網(wǎng)絡(luò)等手段獲取相關(guān)信息。在當(dāng)?shù)卦O(shè)置分支機構(gòu)的物業(yè)管理企業(yè),可以形成周期性的物業(yè)管理市場調(diào)查報告,為物業(yè)管理方案的制訂提供便利條件。

(1)項目簡介

項目簡介即指運用簡明扼要的語言介紹招標(biāo)物業(yè)的基本概況,如物業(yè)占地面積、建筑面積,物業(yè)的性質(zhì)、類型與使用功能等,篇幅不宜過長。

(2)客戶服務(wù)需求分析

客戶服務(wù)需求分析即指簡明介紹包括客戶群體的定位及服務(wù)需求特征等內(nèi)容。

(3)項目的可行性研究與定位

項目的可行性研究與定位也力求用簡練的語言概括招標(biāo)物業(yè)的市場定位、投標(biāo)企業(yè)承擔(dān)該項目的管理服務(wù)優(yōu)勢。

如在b市某國際大廈(建筑面積79000m2)的物業(yè)管理方案中,中標(biāo)企業(yè)根據(jù)該項目是以高檔寫字樓為主,集商業(yè)零售、金融服務(wù)、酒店、會議中心于一體的項目特征,確定了該項目“現(xiàn)代、高效、環(huán)保、繁榮”的整體形象定位,完整地詮釋了項目展示現(xiàn)代化、國際化的商務(wù)辦公形象,塑造進取、創(chuàng)新和富有效率的商務(wù)氛圍,樹立綠色環(huán)保的社會形象的總體服務(wù)要求。

(4)物業(yè)管理服務(wù)的重點及難點

招標(biāo)物業(yè)項目物業(yè)管理服務(wù)的重點及難點,也是業(yè)主最關(guān)心的焦點,若分析準(zhǔn)確,對策得當(dāng),就能成為彰顯投標(biāo)人能力與水平的投標(biāo)方案。投標(biāo)人要根據(jù)物業(yè)性質(zhì)、類型以及業(yè)主的構(gòu)成、服務(wù)需求確定物業(yè)管理服務(wù)的重點及難點,其目的是有針對性地提出相應(yīng)的措施。

一般而言,商用類型的寫字樓物業(yè)、綜合性商業(yè)物業(yè)管理服務(wù)的重點及難點主要體現(xiàn)在經(jīng)營和設(shè)施設(shè)備管理等方面;工業(yè)區(qū)物業(yè)在消防、污染控制及貨物、人員的出入管理有特殊的服務(wù)需求;政府物業(yè)管理的特殊性主要體現(xiàn)在維護政府形象、內(nèi)部特約服務(wù)、會議接待及慶典服務(wù)、安全及保密管理等方面;居住類型的物業(yè)的重點主要集中在基礎(chǔ)性的物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容層面;公用事業(yè)類型的物業(yè)管理服務(wù)的重點及難點主要在于確保公用設(shè)施無故障的正常運行,對緊急事件的預(yù)防與處理(包括惡性犯罪事件、重大事故、自然災(zāi)害等)。

(5)物業(yè)管理服務(wù)模式

確定招標(biāo)物業(yè)項目的管理服務(wù)模式,是在對項目基本情況進行深入調(diào)查分析的前提下,結(jié)合招標(biāo)文件的具體要求,確定最符合物業(yè)實際情況和業(yè)主需求的管理服務(wù)重點和主要措施,包括物業(yè)的功能定位、客戶定位和服務(wù)需求定位三方

面的內(nèi)容。

如在s市某國有商業(yè)銀行項目的物業(yè)管理方案中,中標(biāo)企業(yè)根據(jù)物業(yè)的定位、服務(wù)需求、客戶情況的分析以及項目全方位經(jīng)營、整體形象的包裝和維護、樓宇設(shè)施設(shè)備管理的工作重點等因素,確定“經(jīng)營型物業(yè)管理模式”作為該項目的管理服務(wù)模式,較好地適應(yīng)了業(yè)主的服務(wù)需求,取得了業(yè)主的認(rèn)同。再如s市某住宅區(qū)(由美式別墅群、高級公寓組成)的物業(yè)管理方案中,中標(biāo)企業(yè)根據(jù)物業(yè)項目的客戶定位、地理位置、居住環(huán)境條件、市場影響力、業(yè)主的需求層次等因素確定“五星級酒店物業(yè)管理”為該項目的物業(yè)管理模式,通過吸收和借鑒五星級酒店的高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)理念和科學(xué)、嚴(yán)格、規(guī)范的管理手段和操作,借以全面提升物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量,滿足業(yè)主不斷變化的服務(wù)需求。

2.管理方式與運作程序

管理方式與運作程序一般由組織架構(gòu)的設(shè)置、流程與支持系統(tǒng)的設(shè)計和管理機制的確定等內(nèi)容組成。

(1)組織架構(gòu)的設(shè)置

組織架構(gòu)的設(shè)置需要綜合考慮物業(yè)的規(guī)模和服務(wù)內(nèi)容,在確保最大限度滿足業(yè)主服務(wù)需求的前提下,設(shè)計高效運作的組織架構(gòu)。

如在北京某國際大廈項目中,中標(biāo)企業(yè)設(shè)置了以客戶服務(wù)中心為中樞(負(fù)責(zé)承擔(dān)客戶服務(wù)、信息管理、協(xié)調(diào)調(diào)度、物業(yè)經(jīng)營等職能),綜合部(負(fù)責(zé)承擔(dān)行政事務(wù)、人力資源、財務(wù)管理、后勤采購等職能)、機電工程部(負(fù)責(zé)承擔(dān)設(shè)備運行、工程維護、節(jié)能降耗、消防管理等職能)、管理部(負(fù)責(zé)質(zhì)量控制、安防管理、停車場管理、精神文明建設(shè)、環(huán)境工程維護等職能)等相關(guān)部門密切協(xié)同運作的組織架構(gòu)。

(2)運作程序與支持系統(tǒng)的設(shè)計

運作程序包括項目整體運作流程、內(nèi)部運作流程與客戶服務(wù)及需求信息反饋流程,一般采用流程圖的方法進行展示,流程設(shè)計要遵循全面、高效、合理的原則,準(zhǔn)確、真實地反映組織架構(gòu)的功能和運作方式。

支持系統(tǒng)一般也設(shè)計為表格或流程圖的形式,綜合反映物業(yè)管理企業(yè)集中資源優(yōu)勢構(gòu)建對項目的支持體系。

(3)管理機制的確定

管理機制是反映物業(yè)管理企業(yè)實現(xiàn)項目物業(yè)管理服務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ),一般由目標(biāo)管理責(zé)任制、激勵機制、監(jiān)督機制組成。其中目標(biāo)管理機制就是將項目的管理目標(biāo)、經(jīng)營目標(biāo)、競爭目標(biāo)以量化的形式作為重要職責(zé)交給項目的管理團隊,并賦予相應(yīng)的權(quán)利,同時將目標(biāo)的實現(xiàn)與管理團隊的切身利益掛鉤;激勵機制是在目標(biāo)管理機制的基礎(chǔ)上設(shè)計相應(yīng)的激勵辦法;監(jiān)督機制是通過政府、業(yè)主、社會輿論和企業(yè)內(nèi)部管理等渠道來實現(xiàn)對項目運作的監(jiān)督。

3.人員的配備、培訓(xùn)與管理

(1)人員配備

人員配備包括擬為項目配置的各類人員,各部門、各崗位的人員編制與專業(yè)素質(zhì)要求等。人員配備一般依據(jù)物業(yè)類型、規(guī)模、服務(wù)內(nèi)容及需求標(biāo)準(zhǔn)、工作重點來確定,并可參照物業(yè)所在地區(qū)政府制訂的物業(yè)管理服務(wù)收費指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)和同類物業(yè)的管理經(jīng)驗。

(2)人員培訓(xùn)

人員培訓(xùn)方案要對各類管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)計劃、方式、目標(biāo)進行詳盡的描述,可以采取綜合性闡述與相關(guān)表格、流程圖相結(jié)合的方式。

(3)人員管理

人員管理包括錄用與考核、競爭機制、協(xié)調(diào)關(guān)系、服務(wù)意識、量化管理及標(biāo)準(zhǔn)化運作等,一般根據(jù)招標(biāo)文件的要求進行描述。

4.管理指標(biāo)與措施

(1)管理指標(biāo)

管理指標(biāo)通常由物業(yè)管理質(zhì)量指標(biāo)和經(jīng)濟效益指標(biāo)兩部分組成,在招標(biāo)文件中一般都有具體的要求,在物業(yè)管理方案中要對招標(biāo)人提出的各項管理指標(biāo)進行明確的響應(yīng)。

(2)管理措施

管理措施是物業(yè)管理企業(yè)為完成招標(biāo)文件規(guī)定的各項管理指標(biāo)和承諾擬采取的措施,可以采用表格的形式將管理指標(biāo)與主要的管理措施相對應(yīng),進行詳細的闡述。

如某高層商業(yè)寫字樓項目的物業(yè)管理方案中關(guān)于項目機構(gòu)增收節(jié)支的有關(guān)措施為:

1)強化內(nèi)部管理,堅持量入為出,在保障服務(wù)質(zhì)量基礎(chǔ)上降低成本。

2)對項目機構(gòu)發(fā)生的各項費用按明細制訂預(yù)算,實行對項目機構(gòu)各部門的目標(biāo)成本考核管理。

3)從采購、運輸、倉儲、使用等環(huán)節(jié)入手,控制各類物資的質(zhì)量、數(shù)量以及采購價格。對節(jié)約代用、修舊利廢、量材使用等方面取得效果的集體和個人給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵。

4)對房屋附屬設(shè)備、公共設(shè)施中相關(guān)設(shè)備以及項目機構(gòu)自有設(shè)備的運行、維護嚴(yán)格按照內(nèi)部作業(yè)指導(dǎo)書的要求進行作業(yè),從設(shè)備的選型、能耗及完好率、利用率等方面分析臺班定額工效和臺班費用成本,提高設(shè)備效率、延長使用壽命及降低能耗。

5)對人員實行量化管理,制訂出一套適合小區(qū)管理的內(nèi)部定額標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格內(nèi)部考核制度,做到各工種之間任務(wù)均衡,技術(shù)等級與工作要求匹配,杜絕人力資源的浪費。

6)通過多種形式的經(jīng)濟活動分析以及提倡員工和業(yè)主開展合理化建議活動,挖掘管理潛力,降低管理的內(nèi)外部成本。

5.管理制度的制訂

管理制度主要由公眾制度和內(nèi)部管理制度兩大部分組成,其中公眾制度主要包括精神文明建設(shè)、業(yè)主公約、裝修管理、消防管理、入住管理、電梯使用管理、物業(yè)接管驗收管理、公用設(shè)施維護管理、臨時用水電管理、清潔衛(wèi)生及垃圾處理等內(nèi)容;內(nèi)部管理制度包括崗位職責(zé)、員工考核、行政管理、財務(wù)管理、客戶服務(wù)、工程技術(shù)管理、安防管理等內(nèi)容。一般在方案中以表格的形式列出各項制度的目錄即可,招標(biāo)文件有具體要求的除外。

6.檔案資料的建立與管理

檔案資料應(yīng)采取系統(tǒng)、科學(xué)的方法進行收集、分類、儲存和利用。分類應(yīng)嚴(yán)格按照建設(shè)部《關(guān)于修訂全國物業(yè)管理示范大廈及有關(guān)考評驗收工作的通知》的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。檔案資料的體系內(nèi)容可以用表格的形式進行闡述,具體的管理可以采用流程圖與文字表述相結(jié)合的方式。對于政府類型的物業(yè),在檔案資料的管理方案中應(yīng)重點突出保密性的管理措施。

7.早期介入及前期物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容

早期介入及前期物業(yè)管理服務(wù)的具體內(nèi)容可參照相關(guān)章節(jié)。在制訂此部分內(nèi)容的方案時,需要依據(jù)物業(yè)的實際情況和工程進度、存在的隱患或問題進行編制,并對工作計劃進行合理安排,使方案能夠全面真實地反映物業(yè)管理在早期介入和前期物業(yè)管理中起到的重要作用。

如在物業(yè)項目的管理方案中,早期介入及前期管理方案的內(nèi)容主要包括物業(yè)管理前期介人工作流程、施工期物業(yè)管理工作、設(shè)施設(shè)備調(diào)試期物業(yè)管理、項目竣工驗收及接管驗收期物業(yè)管理、其他前期準(zhǔn)備工作、入駐準(zhǔn)備預(yù)案、二次裝修管理、物業(yè)接管工作進度計劃、后續(xù)工程的前期介入管理等。

8.常規(guī)物業(yè)管理服務(wù)綜述

在編制常規(guī)物業(yè)管理服務(wù)綜述中需要把握的重點是將各項管理服務(wù)內(nèi)容的工作要求、重點、運行管理及應(yīng)急方案、計劃等進行詳細闡述,對于招標(biāo)人或招標(biāo)物業(yè)有特殊性服務(wù)需求的要進行突出的描述。

如某物業(yè)項

目,招標(biāo)人在招標(biāo)文件中要求投標(biāo)企業(yè)將常規(guī)物業(yè)管理服務(wù)需求內(nèi)容中房屋及共用設(shè)施管理、機電設(shè)施設(shè)備管理、安全管理、綠化管理、清潔管理進行分項闡述,并對重大活動等項目列出詳細的實施方案。在此項目的物業(yè)管理方案中,房屋及公用設(shè)施的管理包括管理重點和維護養(yǎng)護范圍、標(biāo)準(zhǔn)、計劃、實施細則等內(nèi)容;機電設(shè)施設(shè)備管理包括前期介入管理、日常運行維護管理措施及運作程序、緊急故障的處理等內(nèi)容;安全管理包括交通及車輛的管理、消防管理、保密管理、安全維護管理、緊急事件的處理等內(nèi)容;重大活動的實施方案等內(nèi)容。

9.工作計劃

在物業(yè)管理方案中,整體工作計劃的制訂應(yīng)該緊扣物業(yè)管理項目總體策劃中的指導(dǎo)思想、工作重點,并結(jié)合招標(biāo)文件的具體要求綜合考慮。工作計劃的制訂大體可以分成三個階段,即籌備期、交接期和正常運作期。制訂計劃過程中,要考慮物業(yè)管理方案實施不同階段的工作重點、項目、內(nèi)容、時間要求等因素,可采用表格法、圖表法等表現(xiàn)方式。

籌備期的工作計劃內(nèi)容,主要包括擬訂物業(yè)管理方案、擬訂財務(wù)預(yù)算、簽訂前期物業(yè)管理協(xié)議、籌建項目機構(gòu)、招聘培訓(xùn)員工、完善辦公住宿條件、前期介入?yún)⑴c設(shè)備安裝調(diào)試及建筑質(zhì)量把關(guān),提供專業(yè)意見、制訂交接驗收計劃及作好相關(guān)準(zhǔn)備、物業(yè)管理供應(yīng)商的評審和確定等。

交接期的工作計劃內(nèi)容,主要包括簽訂《前期物業(yè)管理協(xié)議》或《物業(yè)管理委托合同》、制訂《業(yè)主臨時公約》、完善物業(yè)管理方案、建筑物本體和設(shè)備資料的接收建檔、樓宇設(shè)施設(shè)備的交接驗收試運行、用戶入住搬遷服務(wù),檔案建立分類管理等。

正常運作期的工作計劃內(nèi)容,主要包括員工常規(guī)培訓(xùn)、物業(yè)管理方案的實施、設(shè)施設(shè)備管理的全面實施、社區(qū)文化活動的實施、便民服務(wù)的開展、用戶意見調(diào)查評估、財務(wù)收支情況分析報告、質(zhì)量管理體系的導(dǎo)入、配套服務(wù)項目啟動、國家省市物業(yè)管理優(yōu)秀小區(qū)、大廈等的創(chuàng)建基礎(chǔ)工作等。

10.物資裝備

物資裝備必須以滿足項目管理需要為目的,在制訂物資裝備計劃時,應(yīng)該圍繞物業(yè)管理的開展為核心,從作業(yè)工具、項目機構(gòu)的交通工具、員工辦公生活用品等方面進行合理配置、綜合考慮,同時還應(yīng)根據(jù)工作進度和需要分輕重緩急,根據(jù)不同階段的需求合理安排物資裝備的到位。工作計劃的內(nèi)容一般采用表格的方式進行表述。

11.費用測算

(1)費用測算的依據(jù)

在測算費用的過程中,物業(yè)管理企業(yè)要依據(jù)所接管的物業(yè)類型、性質(zhì)、市場定位、配套設(shè)施設(shè)備的具體情況及管理要求和服務(wù)項目,并參考招標(biāo)物業(yè)所在區(qū)域物業(yè)管理市場同類同質(zhì)物業(yè)的收費標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)現(xiàn)有日常綜合管理的經(jīng)驗數(shù)據(jù)進行全面、具體的測算。

(2)費用測算的內(nèi)容

測算的主要內(nèi)容包括項目所需的人力資源成本和日常管理成本的預(yù)測;物業(yè)收入項目的預(yù)測;管理風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險和未來通貨膨脹率的評估、預(yù)測。

1)物業(yè)管理成本,主要包括人工費用、行政辦公費用、公共設(shè)施日常運行維護費用、機電設(shè)備日常運行維護費用,環(huán)境物業(yè)服務(wù)費用、安防系統(tǒng)運行維護費用、公用水電費用、固定資產(chǎn)折舊費、不可預(yù)見費、保險費、法定稅費、管理傭金(合理利潤)等。

2)物業(yè)管理收入,主要包括主營物業(yè)服務(wù)費收入、停車場收入、物業(yè)租賃及經(jīng)營收入、有償特約服務(wù)收入等。

(3)費用測算的方法

1)根據(jù)管理成本推算物業(yè)管理服務(wù)費單價。首先依據(jù)招標(biāo)物業(yè)的基本資料、招標(biāo)方的物業(yè)管理服務(wù)需求、組織架構(gòu)和人員配置方案估算項目的各項管理成本,然后測算房屋保險、設(shè)備保險、公眾責(zé)任險等費用,并對管理期間可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險進行預(yù)測,估算不可預(yù)見費用(一般按其他各項管理成本之和的2%~5%的比例進行估算),最后根據(jù)上述各項推算出項目的盈虧平衡點,估算出在盈虧平衡點區(qū)間的物業(yè)管理服務(wù)費標(biāo)準(zhǔn),在此標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上根據(jù)投標(biāo)策略進行相應(yīng)調(diào)整,測算出最接近標(biāo)底的投標(biāo)報價。

如由四棟高層建筑組成的某住宅區(qū),占地6萬m2左右,建筑面積為22萬m2,可計收物業(yè)管理服務(wù)費的面積為18.5萬m2,當(dāng)?shù)赝愅|(zhì)高層住宅的物業(yè)管理服務(wù)費用市場參考價格在3.2~3.6元/m2之間。該項目招標(biāo)方式為邀請招標(biāo),收費方式為酬金制,招標(biāo)文件明確規(guī)定低于成本價10%的報價將作為無效標(biāo)處理。投標(biāo)企業(yè)依據(jù)各項成本及費用測算出該項目的盈虧平衡點為3.10元/m2,由于招標(biāo)文件關(guān)于報價的要求和項目的高標(biāo)準(zhǔn)定位等因素,投標(biāo)企業(yè)根據(jù)投標(biāo)策略將投標(biāo)報價確定為3.30元/m2。

2)根據(jù)預(yù)定的物業(yè)管理服務(wù)費用標(biāo)準(zhǔn)測算物業(yè)管理成本。采用這種費用測算方式一般有兩種情況,一種是在實行政府指導(dǎo)價的物業(yè)管理項目進行招標(biāo)時,通常需要在預(yù)定的物業(yè)管理服務(wù)費用標(biāo)準(zhǔn)下制訂相應(yīng)的成本、費用測算方案,如城市居民經(jīng)濟適用房、政府公用基礎(chǔ)設(shè)施等;另一種是在單一業(yè)主的招標(biāo)項目或小范圍的邀請招標(biāo)與協(xié)議招標(biāo)的項目中出現(xiàn)的,由招標(biāo)方根據(jù)市場價格預(yù)定一個物業(yè)管理服務(wù)費用(或預(yù)定某一區(qū)間的價格),要求投標(biāo)方在此價格的基礎(chǔ)上制訂方案,再根據(jù)方案進行評比、篩選。這種方式要求投標(biāo)企業(yè)不僅要準(zhǔn)確合理測算出每一項的成本及費用的支出,還要根據(jù)測算結(jié)果對其他相關(guān)項目的方案內(nèi)容進行科學(xué)設(shè)計或調(diào)整,以期符合招標(biāo)方的要求。

在實行包干制收費方式的項目中,費用測算有時需要將上述兩種測算方式有機結(jié)合,以確保成本控制和風(fēng)險預(yù)測的全面和準(zhǔn)確。

如建筑面積為4.5萬m2的某政府公益設(shè)施項目,其中可進行商鋪租賃經(jīng)營的面積為600m2,計收物業(yè)管理服務(wù)費用的面積為4.2萬m2。招標(biāo)方要求投標(biāo)企業(yè)按不超過3元/m2的物業(yè)管理服務(wù)費用單價標(biāo)準(zhǔn)進行報價,租賃收入彌補物業(yè)管理服務(wù)費用的不足,收費方式為包干制,投標(biāo)方自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧。投標(biāo)企業(yè)預(yù)測物業(yè)管理服務(wù)費用為126萬元/年,物業(yè)租賃收入為18~21萬元/年,合計收入約為144~147萬元,而通過對該項目成本、費用的測算和各種經(jīng)營、管理風(fēng)險的預(yù)測,測算出該項目的盈虧平衡點為3.05元/m2,管理成本為128.1萬元/年,即投標(biāo)企業(yè)在3元/m2的標(biāo)準(zhǔn)下有一定贏利的空間,根據(jù)投標(biāo)策略確定該項目的報價為2.9元/m2。

12.成本控制

(1)成本費用控制在充分調(diào)動全體職工控制成本費用的積極性的基礎(chǔ)上,將成本費用控制貫穿于成本費用形成的全過程,而不僅僅是對于部分費用支出的控制。

(2)成本費用控制應(yīng)與提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)管理服務(wù)相結(jié)合,不能為控制而控制,即不能為降低耗費而不提供或少提供服務(wù)。

(3)在成本控制方案中,應(yīng)明確規(guī)定各部門和有關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,賦予其相應(yīng)的權(quán)限,并通過考核其責(zé)任履行情況,予以相應(yīng)的獎罰,使成本費用控制的目標(biāo)及相應(yīng)的管理措施真正落到實處。

(4)在成本全面控制的基礎(chǔ)上,對一些重要的、不正常的、不符合常規(guī)的關(guān)鍵性成本費用差異(例外情況)進行重點控制。其中,例外情況的常用判斷標(biāo)準(zhǔn)為金額的大小、持續(xù)時間的長短以及是否可控