別墅管理處檔案管理措施

別墅項目管理處檔案管理措施

1、檔案的建立

(1)建立檔案管理制度

(2)確定檔案的內(nèi)容

檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財務會計檔案等。根據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。

a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護、改造檔案;3)業(yè)主裝修、改造工程檔案

b.業(yè)主檔案:業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息。

1)收集業(yè)主/用戶單位資料

2)業(yè)主/用戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3)業(yè)主/用戶裝修工程文件

4)業(yè)主/用戶遷入時填具之資料

5)業(yè)主/用戶資料補充

業(yè)主/用戶聯(lián)絡資料

緊急事故聯(lián)絡人的資料

管理人員在日常職務常與業(yè)主/用戶人事變遷資料

6)業(yè)主/用戶與管理處往來文件

7)業(yè)主/用戶違規(guī)事項與欠費記錄

8)業(yè)主/用戶請修記錄

9)業(yè)主/用戶投訴記錄

10) 業(yè)主/用戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

c.社區(qū)志史活動檔案:社區(qū)志史活動檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個區(qū)域社會,在舉行或參與各項社會活動中形成并需要歸檔保存的,反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展精神文明進步的各類文件材料。

d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。

(3)檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交

1)工程技術(shù)部負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;

2)各組團協(xié)調(diào)管理處負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

3)客服部負責收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動檔案;

4)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能部門負責收集。

2、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

3、檔案管理的要求

(1)收集報刊應注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復印件供使用。

(2)對收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價值,保存期限及是否需要補充相關(guān)資料。

a、對資料進行整理,即進行基本的分類、組合、排列和編目。

b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。

c、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。